Czym w ogóle jest tajemnica przedsiębiorstwa?
Zanim pomyślimy o pozwie, trzeba ustalić, czy to, co zabrał ex-pracownik, w ogóle podlega ochronie prawnej. Nie każda informacja, którą pracownik zna, jest automatycznie tajemnicą firmy. Definicję znajdziemy w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zgodnie z jej art. 11 ust. 2 przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.
W praktyce oznacza to trzy warunki, które muszą być spełnione łącznie:
- Informacja ma wartość gospodarczą (np. cennik, baza klientów, receptura, algorytm rozliczeń).
- Nie jest ogólnie dostępna osobom z branży.
- Przedsiębiorca faktycznie podjął działania, by ją chronić. Nie wystarczy przy tym samo przekonanie, że dana informacja jest "poufna sama z siebie".
To ostatnie kryterium bywa najczęściej powodem problemów. Warto zwrócić uwagę na wyrok WSA w Gdańsku, w którym wskazano, że "tajemnica przedsiębiorcy musi być oceniana w sposób obiektywny, oderwany od woli danego przedsiębiorcy". Innymi słowy, nie wystarczy nazwać czegoś tajemnicą w umowie. Trzeba realnie działać: oznaczać dokumenty, ograniczać dostęp, wprowadzać regulacje wewnętrzne. Co istotne, sądy rozróżniają tajemnicę przedsiębiorstwa od zwykłego doświadczenia zawodowego pracownika. Sąd Apelacyjny w Poznaniu w jednej ze spraw uznał, że przejęcie klientów przez handlowców, którzy zmienili pracodawcę, nie musi automatycznie oznaczać naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa. Znajomość rynku i realizowanych zamówień bywa po prostu efektem zdobytego doświadczenia [3]. Jeśli firma nie zabezpieczyła swojej bazy klientów jako informacji poufnej i nie ograniczyła do niej dostępu, sąd może uznać, że pracownik jedynie skorzystał ze swojej wiedzy zawodowej, a nie dopuścił się nieuczciwej konkurencji.
Trzy scenariusze z praktyki. Różne branże, podobne problemy.
Spedytor, który wyjechał z bazą klientów.
Firma logistyczna zatrudniała spedytora odpowiedzialnego za relacje z kilkunastoma stałymi klientami. Dysponował on szczegółową wiedzą o stawkach, harmonogramach dostaw i preferencjach zleceniodawców. Po odejściu do konkurencyjnej firmy okazało się, że w ciągu miesiąca większość tych klientów podpisała nowe umowy właśnie z nowym pracodawcą byłego spedytora. Kluczowe pytanie w takiej sprawie: czy firma miała podpisaną z pracownikiem umowę o zachowaniu poufności i zakazie konkurencji oraz czy dane klientów były realnie chronione (np. dostęp tylko dla wybranych osób, system logowania, oznaczenie dokumentów jako poufne).
Makijażystka, która otworzyła własny salon.
Pracownica salonu kosmetycznego, mająca dostęp do bazy klientek oraz znała dobrze ich preferencje zabiegowe, a także miała wgląd do listy zaufanych dostawców kosmetyków i sprzętu, po dwóch latach pracy otworzyła własny salon w tym samym mieście. W ciągu pierwszych tygodni znaczna część stałych klientek dotychczasowego salonu przeniosła się do niej, a nowy salon zaczął korzystać z tych samych dostawców na warunkach wynegocjowanych wcześniej przez poprzedniego pracodawcę.
Trener personalny, który namówił podopiecznych do zmiany klubu.
Trener zatrudniony w klubie fitness, jeszcze przed formalnym zakończeniem współpracy, zaczął informować swoich podopiecznych o planowanym otwarciu własnego studia i sugerować klientom wypowiedzenie umów w obecnym klubie, obiecując kontynuację treningów na korzystniejszych warunkach. To przykład szczególnie niebezpieczny dla klubu, bo naruszenie zaczęło się jeszcze w trakcie trwania stosunku pracy.
Jak odpowiada osoba, która naruszyła poufność?
Odpowiedzialność ex-pracownika wynoszącego dane klientów zależy od tego, jaka relacja łączyła nas z tą osobą. Pracownik na umowie o pracę może ponosić odpowiedzialność dyscyplinarną. Zgodnie z art. 100 § 2 Kodeksu Pracy do podstawowych obowiązków pracownika należy m.in. dbanie o dobro zakładu pracy oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Ciężkie naruszenie tego obowiązku, zgodnie z art. 52 § 1 pkt 1 k.p., może stanowić podstawę rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Możliwe jest też dochodzenie odszkodowania, choć odpowiedzialność pracownika jest zwykle ograniczona do trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia, chyba że pracodawca wykaże, że czyn był umyślny. Gorzej rzecz się ma w przypadku zleceniobiorcy i współpracownika na B2B. Tutaj podstawą odpowiedzialności będzie przede wszystkim treść zawartej umowy. Dobrze skonstruowana klauzula NDA może przewidywać konkretną karę umowną na podstawie art. 483 Kodeksu cywilnego. Bez takiej klauzuli trzeba dochodzić roszczeń na zasadach ogólnych, co wymaga wykazania wysokości szkody i związku przyczynowego między działaniem danej osoby a jej powstaniem, co bywa trudniejsze i bardziej czasochłonne.
Trzeba jednak pamiętać o dodatkowej odpowiedzialności takich osób na gruncie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Niezależnie od charakteru umowy, ujawnienie lub wykorzystanie tajemnicy przedsiębiorstwa stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu tej ustawy. W razie takiego naruszenia przedsiębiorca może żądać zaniechania niedozwolonych działań, złożenia odpowiedniego oświadczenia, naprawienia szkody na zasadach ogólnych, wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyści, a jeżeli czyn był zawiniony, także zasądzenia odpowiedniej sumy na cel społeczny. Co ważne, ta odpowiedzialność może objąć również podmiot trzeci, np. nowego pracodawcę, który wiedział lub przy zachowaniu należytej staranności mógł wiedzieć, że dane zostały pozyskane w sposób nieuprawniony.
Poza odpowiedzialnością porządkową (dyscyplinarną) lub umowną oraz cywilną, trzeba pamiętać o najdotkliwszej, tj. o odpowiedzialności karnej. Zgodnie z art. 23 ustawy, kto wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi ujawnia innej osobie lub wykorzystuje we własnej działalności gospodarczej informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa, jeżeli wyrządza to poważną szkodę przedsiębiorcy, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Tej samej karze podlega osoba, która uzyskawszy bezprawnie taką informację, ujawnia ją innej osobie lub wykorzystuje we własnej działalności. Przesłanką jest tu istnienie realnego obowiązku ochrony tajemnicy (np. z umowy) oraz powstanie szkody. Ten przepis nie zadziała automatycznie w każdej sprawie. Konieczne jest tu co najmniej posiadanie wcześniej odpowiednich regulacji (umowy, regulamin, oznaczenie danych).
Co zrobić od razu, gdy podejrzewasz naruszenie?
Reagowanie po fakcie jest znacznie mniej efektywne niż zapobieganie, ale gdy do naruszenia już doszło, liczy się szybkość działania. W pierwszej kolejności zbierz dowody. Będą to na pewno dane logowań do systemu (ważne w pracy zdalnej), historię eksportu bazy klientów, korespondencję, świadków rozmów z klientami. Przeprowadź audyt umów. Sprawdź, czy była klauzula NDA, zakaz konkurencji, kara umowna. To determinuje dalszą drogę dochodzenia roszczeń.
Niezwłocznie wyślij wezwanie zarówno do byłego pracownika, jak i do jego nowego pracodawcy, jeśli podejrzewamy jego wiedzę o pochodzeniu danych. Możesz też zawiadomić klientów, których dane wykradziono o naruszeniu poufności ich danych. Ta ostatnia kwestia wymaga jednak dodatkowej analizy prawnej i biznesowej. Już na wstępie rozważ wniosek o zabezpieczenie roszczenia. Jeśli sprawa może trafić do sądu, szybkie działanie pozwoli zapobiec dalszemu wykorzystywaniu Twoich informacji w trakcie trwania procesu.
Jak się zabezpieczyć?
Najważniejsza jest profilaktyka wdrożona zanim pracownik zdąży zabrać cokolwiek ze sobą. Stwórz politykę ochrony informacji poufnych, która jasno określa, co w firmie jest tajemnicą przedsiębiorstwa i jak takie informacje są oznaczane. Wprowadź klauzule NDA w umowach z pracownikami, ze zleceniobiorcami oraz podwykonawcami B2B. Takie klauzule warto też zawierać w umowach z dostawcami usług. W przypadku kluczowych pracowników, rozważ zawarcie dodatkowej umowy o zakazie konkurencji po ustaniu współpracy. Pamiętaj jednak, że taka umowa wiąże się z koniecznością wypłaty odszkodowania za czas trwania. Zadbaj także o ograniczenie dostępu pracowników do danych oraz prowadź regularne szkolenia przypominające pracownikom, jakie informacje są chronione i jakie konsekwencje grożą za ich naruszanie.
Decydując się na budowę systemu ochrony informacji, warto zrobić to razem z radcą prawnym, który przeprowadzi audyt obecnych umów i regulaminów, a w razie naruszenia będzie w stanie szybko i skutecznie poprowadzić sprawę, zarówno na etapie negocjacji, jak i w sporze sądowym.
Podsumowanie.
Odejście pracownika wraz z klientami czy know-how firmy nie musi oznaczać, że przedsiębiorca jest bezradny. Prawo daje konkretne narzędzia do walki o swoje, od kar umownych, przez roszczenia z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, aż po odpowiedzialność karną. Warunkiem ich skutecznego wykorzystania jest jednak wcześniejsze przygotowanie: odpowiednie klauzule w umowach, realna ochrona danych i szybka reakcja w momencie, gdy coś zaczyna wzbudzać podejrzenia. Nie czekaj, aż sprawa "rozejdzie się po kościach". Im szybciej zareagujesz, tym większa szansa na odzyskanie kontroli nad sytuacją i realne zabezpieczenie interesów Twojej firmy.
Autorem artykułu jest r. pr. Wojciech Országh, z kancelarii Claris Legal.