Co dokładnie zmienia nowelizacja ustawy zasiłkowej?
Aby w pełni docenić wagę zmian, musimy najpierw spojrzeć na szerszy kontekst administracyjny, w jakim funkcjonują polskie firmy. Od momentu wprowadzenia elektronicznych zwolnień lekarskich, przedsiębiorcy i pracownicy przyzwyczaili się do wygody, jaką daje automatyczny przepływ informacji między gabinetem lekarskim, pracodawcą a instytucją ubezpieczeniową. Niestety, o ile sama informacja o niezdolności do pracy trafiała do systemów błyskawicznie, o tyle proces wnioskowania o wypłatę konkretnych świadczeń, w szczególności zasiłku opiekuńczego, zatrzymał się w epoce papieru i długopisu.
Zasiłek opiekuńczy to bardzo specyficzne świadczenie, które przysługuje osobom podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu. Jest ono wypłacane w sytuacjach losowych, gdy pracownik musi nagle przerwać pracę, by zająć się chorym dzieckiem (do czternastego roku życia), zdrowym dzieckiem do lat ośmiu (na przykład w przypadku niespodziewanego zamknięcia żłobka lub przedszkola) lub innym chorym członkiem rodziny. Ze względu na nagły i stresujący charakter takich zdarzeń, wymóg składania fizycznych formularzy, drukowania wniosków i opatrywania ich własnoręcznym podpisem był postrzegany przez środowiska biznesowe i pracownicze jako dalece nieżyciowy. Utrzymywanie dwóch równoległych światów - w pełni cyfrowego dla zwolnień lekarskich oraz całkowicie analogowego dla wniosków o zasiłki - generowało potężne koszty administracyjne i tworzyło niepotrzebne bariery.
Zasadniczym trzonem omawianej nowelizacji ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa jest pełna i ostateczna elektronizacja wniosków o przyznanie i wypłatę zasiłków. Przepisy wreszcie dogoniły technologię. Do tej pory tryb postępowania był zróżnicowany i mocno skomplikowany, a kluczowym czynnikiem decydującym o ścieżce procedowania była wielkość przedsiębiorstwa. Zgodnie z systematyką ubezpieczeń, firmy dzielimy na małych płatników składek (zgłaszających do ubezpieczenia nie więcej niż dwudziestu pracowników według stanu na koniec listopada poprzedniego roku) oraz dużych płatników (zgłaszających powyżej dwudziestu osób). W przypadku małych firm, wypłatę zasiłków przejmuje na siebie bezpośrednio organ rentowy. Tutaj pracodawca musiał skompletować papierową dokumentację od pracownika i przekazać ją dalej. W przypadku dużych firm, to pracodawca we własnym zakresie wypłaca zasiłek, a następnie rozlicza się z urzędem.
Największy absurd dotychczasowych przepisów polegał na tym, że ubezpieczeni pracownicy u dużych pracodawców mieli prawny zakaz przekazywania wniosków o zasiłek opiekuńczy w formie elektronicznej lub za pośrednictwem skanów. Wymagany był fizyczny, papierowy wniosek z odręcznym podpisem. Od lipca ten archaiczny obowiązek zostaje całkowicie zniesiony. Nowelizacja wprowadza zasady uproszczonego przekazywania dokumentów. Obok tradycyjnej, papierowej formy, która oczywiście pozostaje dostępna dla osób wykluczonych cyfrowo, pojawia się pełnoprawna i powszechna możliwość obsługi elektronicznej.
Dla właściciela firmy lub dyrektora działu kadr oznacza to fundamentalne ułatwienie. Dokumentem stanowiącym dowód i podstawę do wypłaty świadczenia od lipca może być dokument elektroniczny wygenerowany w odpowiednim systemie, a nawet zwykły cyfrowy skan lub wyraźne zdjęcie papierowego wniosku, przesłane na przykład za pośrednictwem firmowej poczty elektronicznej lub wewnętrznego portalu pracowniczego. Przesyłając wniosek pracownika jako załącznik do systemu elektronicznego udostępnianego przez urząd, firma nie ma już absolutnie żadnego obowiązku dostarczania drogą pocztową czy kurierską papierowego oryginału. Zniknie obowiązek drukowania dokumentów, które spłynęły w formie cyfrowej, tylko po to, by wpiąć je do fizycznej teczki na wypadek ewentualnej kontroli. Cyfrowe archiwum staje się w pełni wystarczające i legalne.
Lipcowa rewolucja przynosi jeszcze jedno ogromne ułatwienie, które ucieszy w szczególności młodych rodziców. W sytuacjach, w których wypłatą zasiłku zajmuje się bezpośrednio instytucja ubezpieczeniowa, urzędnicy zostali zobowiązani do samodzielnego pozyskiwania niezbędnych informacji z państwowych rejestrów. Dotychczas, ubiegając się o niektóre świadczenia, rodzic musiał dostarczyć na przykład odpis skrócony aktu urodzenia dziecka. Proces ten wymagał nierzadko osobistej wizyty w Urzędzie Stanu Cywilnego, opłacenia ewentualnych opłat skarbowych i tracenia cennego czasu w kolejkach. Od lipca instytucja ubezpieczeniowa samodzielnie pobierze te dane z Rejestru Stanu Cywilnego za pośrednictwem wewnętrznych, urzędowych dostępów teleinformatycznych. Pracownik zostanie z tego obowiązku całkowicie zwolniony.
Nowy standard w relacjach z ZUS i pracownikami
Postępująca cyfryzacja procesów administracyjnych w relacjach na linii państwo-biznes-obywatel jest zjawiskiem, którego nie da się już zatrzymać. Opisywana nowelizacja to potężny, bardzo potrzebny i jednoznacznie pozytywny krok w kierunku budowania nowoczesnej, sprawnej i przyjaznej gospodarki. Eliminacja papierowego obiegu w przypadku tak delikatnych spraw, jak nagła choroba dziecka czy opieka nad niepełnosprawnym członkiem rodziny, świadczy o rosnącej dojrzałości systemu i empatii ze strony ustawodawcy. Zrównanie statusu cyfrowego skanu z odręcznie podpisanym, papierowym oryginałem rozwiązuje gigantyczny problem logistyczny, który przez dekady dławił wydajność wielu polskich przedsiębiorstw.
Dla pracodawców prezentowane zmiany to nie tylko ulga administracyjna, ale również doskonała okazja do zrewidowania i unowocześnienia wewnętrznych procedur. Przedsiębiorstwa, które najszybciej i najsprawniej zaadaptują się do nowych, uproszczonych realiów, zyskają nie tylko realne oszczędności finansowe, ale także wdzięczność i lojalność swoich pracowników, dla których proces ubiegania się o wsparcie w trudnych chwilach przestanie kojarzyć się z urzędniczą drogą przez mękę. Warto potraktować te lipcowe zmiany nie jako kolejny przykry obowiązek dostosowawczy, ale jako naturalny impuls do dalszego usprawniania własnego biznesu. Nowoczesna firma to w końcu organizacja, która potrafi elastycznie reagować na zmiany i maksymalnie ułatwiać życie tym, którzy budują jej codzienny sukces.