Dane na etapie rekrutacji
Już na samym początku, kiedy wysyłasz CV i bierzesz udział w procesie rekrutacyjnym, zakres danych, których może od Ciebie żądać pracodawca, jest wyraźnie ograniczony. Zgodnie z art. 221 § 1 i 2 Kodeksu pracy, kandydat ma obowiązek podać tylko podstawowe informacje: imię i nazwisko, datę urodzenia oraz dane kontaktowe. Dodatkowo, jeśli charakter stanowiska tego wymaga, pracodawca może poprosić o informacje dotyczące wykształcenia, posiadanych kwalifikacji czy dotychczasowego doświadczenia zawodowego.
W praktyce oznacza to, że w CV nie ma potrzeby zamieszczania wielu danych, które do dziś często pojawiają się w dokumentach aplikacyjnych. Stan cywilny, liczba dzieci czy szczegóły życia prywatnego nie mają znaczenia dla oceny Twojej przydatności do pracy, a pracodawca nie ma podstaw, aby ich wymagać. Podobnie wygląda kwestia fotografii, jeśli zdecydujesz się ją dołączyć, robisz to całkowicie dobrowolnie, ponieważ żaden przepis nie nakłada takiego obowiązku.
Przykład: jeżeli aplikujesz na stanowisko nauczyciela języka angielskiego, pracodawca może zażądać informacji o Twoich studiach, posiadanych certyfikatach czy wcześniejszym doświadczeniu w pracy dydaktycznej. Ale jeżeli starasz się o zatrudnienie w magazynie, pytania o dyplom uczelni wyższej mogą nie mieć żadnej podstawy prawnej.
Ciekawym zagadnieniem jest również kwestia karalności. Co do zasady, pracodawca nie ma prawa pytać pracownika ani kandydata o wyroki czy żądać zaświadczenia o niekaralności, ponieważ takie dane nie znajdują się w katalogu z art. 221 Kodeksu pracy. Wyjątek stanowią tylko te sytuacje, w których obowiązek przedstawienia zaświadczenia wynika wprost z odrębnych przepisów, na przykład w przypadku nauczycieli, funkcjonariuszy służb mundurowych, pracowników ochrony czy osób zatrudnianych na stanowiskach związanych z odpowiedzialnością finansową. W takich sytuacjach pracodawca nie opiera się na własnej ciekawości, ale na wyraźnym przepisie ustawy, który nakłada obowiązek sprawdzenia karalności przed zatrudnieniem. Jeśli nie istnieje taki przepis, pracodawca nie ma prawa pytać o wyroki ani żądać stosownego dokumentu już na etapie aplikowania na dane stanowisko pracy.
Więcej danych po podpisaniu umowy
Po podpisaniu umowy o pracę katalog informacji, których może wymagać pracodawca, staje się szerszy. Wynika to z obowiązków związanych z rozliczeniami podatkowymi, ubezpieczeniami społecznymi czy przyznawaniem pracowniczych uprawnień. Zgodnie z art. 221 § 3 Kodeksu pracy, pracownik musi podać m.in. adres zamieszkania, numer PESEL (lub inny dokument potwierdzający tożsamość) oraz numer rachunku bankowego, o ile pracownik nie zadeklaruje chęci pobierania wynagrodzenia w formie gotówkowej.
Ponadto pracodawca może żądać dodatkowych informacji, jeśli są one konieczne do korzystania z określonych świadczeń. Przykładowo dane o dzieciach będą potrzebne, gdy pracownik planuje skorzystać z urlopu rodzicielskiego czy wychowawczego. Wszystkie te informacje są więc związane bezpośrednio z realizacją obowiązków wynikających ze stosunku pracy i nie mogą wykraczać poza ramy wyznaczone przepisami.
Zgoda na dodatkowe informacje
W wielu ogłoszeniach o pracę można spotkać się z prośbą o dołączenie zdjęcia albo krótkiej wzmianki o zainteresowaniach. Warto jednak pamiętać, że takie informacje nie należą do katalogu danych obowiązkowych ,pracodawca może je gromadzić wyłącznie wtedy, gdy sam na to wyrazisz zgodę. Zgodnie z art. 221a Kodeksu pracy, zgoda musi być dobrowolna i świadoma. Co istotne, jej brak nie może działać na Twoją niekorzyść – nie wolno odmówić Ci zatrudnienia ani zwolnić z pracy tylko dlatego, że nie chcesz ujawniać dodatkowych szczegółów ze swojego życia.
Dane biometryczne pod szczególną ochroną
Szczególną kategorię stanowią dane biometryczne, odciski palców, skan siatkówki oka czy rozpoznawanie twarzy. W przeciwieństwie do podstawowych danych osobowych, ich wykorzystanie w miejscu pracy jest ściśle ograniczone i dopuszczalne tylko w wyjątkowych sytuacjach. Zgodnie z art. 221b Kodeksu pracy, takie dane mogą być przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy pracownik sam wyrazi na to zgodę albo gdy jest to absolutnie konieczne dla ochrony dostępu do szczególnie ważnych pomieszczeń czy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na poważne straty.
W praktyce oznacza to, że w zwykłym biurze pracodawca nie może wprowadzić czytników linii papilarnych tylko po to, by „ułatwić” kontrolę czasu pracy. Natomiast w instytucjach finansowych, w laboratoriach czy firmach przetwarzających poufne dane takie zabezpieczenia mogą być uzasadnione i to właśnie w takich przypadkach prawo dopuszcza stosowanie biometrii.
RODO i Twoje prawa
Oprócz przepisów Kodeksu pracy, nad Twoimi danymi osobowymi czuwa również RODO - unijne rozporządzenie o ochronie danych. To właśnie ono daje pracownikowi szereg konkretnych uprawnień. Masz prawo wiedzieć, jakie informacje gromadzi o Tobie pracodawca i w jakim celu je wykorzystuje. Możesz także zażądać ich sprostowania, jeśli są nieaktualne lub błędne, a nawet domagać się usunięcia, gdy przestają być potrzebne.
Na pracodawcy ciąży natomiast obowiązek przestrzegania zasady minimalizacji powinien zbierać tylko te dane, które są niezbędne do celów związanych z zatrudnieniem. Oznacza to, że nie ma podstaw do gromadzenia informacji „na zapas”, które nie mają związku z Twoją pracą.
Podsumowanie
Pracodawca ma prawo znać tylko te informacje, które są niezbędne, aby przeprowadzić rekrutację, podpisać umowę i prawidłowo rozliczać stosunek pracy. Chodzi przede wszystkim o dane identyfikacyjne, adres, numer PESEL czy informacje potrzebne do celów podatkowych i ubezpieczeniowych. Poza tym katalogiem zakres ciekawości pracodawcy jest mocno ograniczony nie ma on prawa pytać o Twoje zainteresowania, poglądy, stan cywilny czy inne elementy dotyczące życia prywatnego. Takie informacje mogą pojawić się wyłącznie wtedy, gdy dobrowolnie zdecydujesz się je ujawnić.