Po zakończeniu zatrudnienia pracownik otrzymuje świadectwo pracy. Dokument potwierdza najważniejsze informacje dotyczące zakończonego stosunku pracy, m.in. okres zatrudnienia, wymiar czasu pracy, rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska oraz sposób i podstawę prawną rozwiązania umowy. Zawiera także inne dane potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych i z ubezpieczenia społecznego.
To oznacza, że świadectwo pracy nie jest jedynie formalnością. Nieprawidłowa informacja może w określonej sytuacji utrudnić wykazanie stażu, urlopu czy innych uprawnień.
Dlatego po otrzymaniu dokumentu warto go przeczytać, a nie tylko sprawdzić, czy nazwisko i daty na pierwszy rzut oka wyglądają prawidłowo.
Kiedy można żądać sprostowania świadectwa pracy?
Podstawą jest art. 97 Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 97 § 2¹ pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy, jeżeli zawiera ono nieprawidłowe informacje. Na złożenie takiego wniosku pracownik ma 14 dni od otrzymania świadectwa pracy.
Ważne: chodzi o sprostowanie informacji zawartych w świadectwie, a nie o dowolną zmianę jego treści. Świadectwo powinno odzwierciedlać rzeczywisty przebieg zatrudnienia i informacje wymagane przez przepisy.
Przykład? Pracownik był zatrudniony na pełny etat, a w świadectwie wskazano część etatu. Albo w dokumencie podano niewłaściwy okres zatrudnienia. Jeżeli informacja jest niezgodna ze stanem faktycznym, pracownik może domagać się jej poprawienia.
Podobnie może być z informacją dotyczącą sposobu rozwiązania umowy, wykorzystanego urlopu czy innych danych, które zgodnie z przepisami powinny znaleźć się w świadectwie pracy. Szczegółowy zakres informacji określa rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy.
14 dni na reakcję. Od kiedy liczyć termin?
To jedna z najważniejszych informacji dla pracownika
Na złożenie wniosku o sprostowanie świadectwa pracy są 14 dni od jego otrzymania. Nie należy więc zwlekać z analizą dokumentu. Jeżeli pracownik zauważy błąd, najlepiej jak najszybciej przygotować wniosek do pracodawcy, wskazując konkretnie, która informacja jest nieprawidłowa i jak powinna brzmieć.
Przykład: Anna otrzymała świadectwo pracy 3 sierpnia. Po sprawdzeniu dokumentu zauważyła, że wpisano nieprawidłowy wymiar czasu pracy. Nie powinna czekać do ostatniej chwili. Powinna w ciągu 14 dni od otrzymania dokumentu złożyć do pracodawcy wniosek o sprostowanie.
Dobrze jest zachować dowód złożenia wniosku, na przykład potwierdzenie wysłania lub doręczenia. Może mieć znaczenie, jeśli sprawa będzie musiała trafić do sądu.
Co powinien zrobić pracodawca?
Pracodawca powinien rozpatrzyć wniosek pracownika. Jeżeli go uwzględni, wydaje pracownikowi nowe, sprostowane świadectwo pracy w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku. Jeżeli odmówi, również w ciągu 7 dni zawiadamia o tym pracownika. Zasady te wynikają z rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy.
To ważne rozróżnienie: pracodawca nie powinien po prostu „dopisać czegoś” na starym dokumencie. W razie uwzględnienia wniosku wydaje nowe świadectwo pracy.
Przykład: Piotr otrzymał świadectwo, w którym błędnie wskazano sposób rozwiązania umowy. Złożył wniosek o sprostowanie. Pracodawca uznał, że rzeczywiście doszło do pomyłki. W takiej sytuacji powinien wydać Piotrowi nowe świadectwo pracy w terminie 7 dni.
A jeśli pracodawca odmówi?
Odmowa pracodawcy nie musi kończyć sprawy. Art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy przewiduje możliwość wystąpienia do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa pracy. Jeżeli pracodawca odmówi sprostowania, pracownik ma na to co do zasady 14 dni od zawiadomienia o odmowie.
Jest jednak istotny wyjątek. Jeżeli pracodawca nie zawiadomi pracownika o odmowie sprostowania, pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa.
To oznacza, że brak odpowiedzi pracodawcy nie powinien być traktowany jako zgoda na pozostawienie błędnego świadectwa.
Co napisać we wniosku o sprostowanie?
Przepisy nie wymagają skomplikowanego języka prawniczego. Najważniejsze jest jasne wskazanie, czego dotyczy błąd.
* dane pracownika i pracodawcy,
* datę otrzymania świadectwa pracy,
* informację, który zapis jest nieprawidłowy,
* wskazanie, jaką treść należy poprawić,
* ewentualne dokumenty potwierdzające stanowisko pracownika,
datę i podpis.
Na przykład: „Wnoszę o sprostowanie świadectwa pracy poprzez zmianę informacji dotyczącej wymiaru czasu pracy z 1/2 etatu na pełny etat, zgodnie z warunkami zatrudnienia obowiązującymi w okresie od... do...”.
Nie trzeba pisać kilkunastu stron uzasadnienia. Wniosek powinien być przede wszystkim konkretny i pozwalać pracodawcy jednoznacznie ustalić, czego dotyczy żądanie.
Nie każdy błąd wygląda tak samo
Nieprawidłowość w świadectwie pracy może dotyczyć zarówno oczywistej pomyłki, jak i informacji, której znaczenie pracownik zauważa dopiero po czasie.
Przykład pierwszy: w świadectwie wpisano błędną datę rozpoczęcia zatrudnienia.
Przykład drugi: pracownik przez cały okres zatrudnienia pracował na pełny etat, ale w dokumencie wskazano niższy wymiar czasu pracy.
Przykład trzeci: świadectwo zawiera nieprawidłową informację dotyczącą sposobu rozwiązania umowy.
Przykład czwarty: w dokumencie błędnie wskazano dane dotyczące wykorzystanego urlopu lub inne informacje, które powinny zostać uwzględnione w świadectwie.
W każdym przypadku trzeba jednak ocenić konkretną treść dokumentu oraz stan faktyczny. Nie każda informacja, której pracownik nie lubi lub z którą się nie zgadza, automatycznie podlega sprostowaniu.
Co dzieje się po wyroku sądu?
Jeżeli sąd pracy uwzględni żądanie pracownika, pracodawca powinien wydać nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia.
Kodeks pracy przewiduje także szczególne zasady dotyczące sytuacji, gdy sąd prawomocnie przywróci pracownika do pracy albo przyzna mu odszkodowanie z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. W określonych przypadkach świadectwo pracy może zostać uzupełnione o informację o takim orzeczeniu.
Warto też pamiętać o art. 97¹ § 4 Kodeksu pracy. Przepisy dotyczące sądowego żądania wydania świadectwa pracy stosuje się odpowiednio do żądania jego sprostowania.
Błędne świadectwo może oznaczać realną szkodę
Sprawa nie kończy się wyłącznie na poprawieniu dokumentu. Kodeks pracy przewiduje również możliwość dochodzenia naprawienia szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Tak stanowi art. 99 Kodeksu pracy.
Dlatego świadectwa pracy nie warto traktować jak dokumentu czysto archiwalnego. Po zakończeniu zatrudnienia dobrze jest sprawdzić je punkt po punkcie.
Najważniejsze zasady w skrócie
Sprostowanie świadectwa pracy nie wymaga od pracownika od razu kierowania sprawy do sądu. Pierwszym krokiem jest wniosek do pracodawcy. Na jego złożenie pracownik ma 14 dni od otrzymania świadectwa. Jeżeli pracodawca uwzględni wniosek, powinien wydać nowe świadectwo w ciągu 7 dni. Jeżeli odmówi, pracownik może skierować sprawę do sądu pracy, co do zasady w ciągu 14 dni od otrzymania zawiadomienia o odmowie.
Najlepsza zasada jest prosta: nie odkładać świadectwa pracy na później. Warto sprawdzić dokument od razu po jego otrzymaniu, a w razie błędu szybko zareagować. Czternaście dni może minąć znacznie szybciej, niż się wydaje.
Świadectwo pracy ma potwierdzać fakty związane z zatrudnieniem. Jeśli zawiera błąd, pracownik nie musi godzić się na nieprawidłowy dokument. Art. 97 Kodeksu pracy daje mu narzędzia, by domagać się jego sprostowania: najpierw od pracodawcy, a w razie potrzeby także przed sądem pracy.
UWAGA: Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi on porady prawnej. W celu uzyskania wiążącej interpretacji i oceny Twojej indywidualnej sytuacji, skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem lub radcą prawnym.