Nie oznacza to jednak, że każdy pracodawca zatrudniający pracowników na co najmniej 25 etatach automatycznie musi płacić na PFRON. Art. 21 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych przewiduje zarówno sytuacje, w których obowiązek wpłaty jest niższy albo całkowicie zanika, jak i szczególne zwolnienia dotyczące określonych grup pracodawców.
Podstawowa zasada: 25 etatów i wskaźnik 6 proc.
Art. 21 ust. 1 ustanawia podstawowy mechanizm naliczania wpłat. Pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy jest obowiązany do miesięcznej wpłaty, jeżeli rzeczywiste zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami jest niższe od poziomu zapewniającego osiągnięcie 6-procentowego wskaźnika. Wysokość wpłaty jest uzależniona od liczby brakujących etatów oraz przeciętnego wynagrodzenia. Obecnie ustawa wskazuje w tym wzorze 40,65 proc. przeciętnego wynagrodzenia.
W praktyce oznacza to, że samo przekroczenie progu 25 pracowników nie przesądza jeszcze o wysokości należności. Kluczowe znaczenie ma to, ilu pracowników z niepełnosprawnościami jest zatrudnionych w stosunku do całkowitego stanu zatrudnienia uwzględnianego przy obliczaniu wskaźnika.
Jeżeli pracodawca osiąga co najmniej 6-procentowy udział osób z niepełnosprawnościami, korzysta ze zwolnienia z wpłat. Wynika to wprost z art. 21 ust. 2. Innymi słowy, wpłata na PFRON ma być konsekwencją nieosiągnięcia określonego poziomu zatrudnienia, a nie dodatkową daniną należną od każdego większego pracodawcy.
Są też pracodawcy zwolnieni z wpłat
Art. 21 przewiduje również zwolnienia niezależne od osiągnięcia podstawowego 6-procentowego wskaźnika. Dotyczą one między innymi określonych pracodawców niedziałających w celu osiągnięcia zysku.
Z wpłat zwolnione są niedziałające w celu osiągnięcia zysku domy pomocy społecznej w rozumieniu przepisów o pomocy społecznej, hospicja w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej oraz zakłady opiekuńczo-lecznicze. Zwolnienie obejmuje również publiczne i niepubliczne jednostki organizacyjne, których wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza osób niepełnosprawnych, edukacja osób niepełnosprawnych albo opieka nad osobami niepełnosprawnymi.
W tym przypadku szczególnie istotne jest sformułowanie „wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności”. Oznacza ono, że samo prowadzenie działalności na rzecz osób z niepełnosprawnościami nie musi wystarczyć do zastosowania zwolnienia. Trzeba zweryfikować czy działalność konkretnej jednostki rzeczywiście odpowiada warunkom wskazanym w art. 21 ust. 2e. PFRON wskazuje również, że przy korzystaniu z tego zwolnienia znaczenie ma odpowiednia kwalifikacja rodzaju prowadzonej działalności.
Zwolnienie obejmuje zatem określone podmioty działające w sferze pomocy, opieki, edukacji i rehabilitacji, ale nie można automatycznie rozciągać go na każdą organizację pozarządową, fundację czy stowarzyszenie. Decydujące są warunki określone w ustawie i rzeczywisty przedmiot działalności danego pracodawcy.
Szczególne zasady dotyczą także niektórych jednostek
Art. 21 przewiduje ponadto szczególne wskaźniki zatrudnienia dla określonych grup pracodawców. Na przykład dla wskazanych państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, instytucji kultury oraz niektórych jednostek zajmujących się ochroną dóbr kultury stosuje się wskaźnik 2 proc. Z kolei dla publicznych i niepublicznych uczelni, szkół, przedszkoli, niektórych placówek opiekuńczo-wychowawczych, żłobków i klubów dziecięcych ustawa przewiduje szczególne zasady, w tym co do zasady wskaźnik 2 proc.
W odniesieniu do części jednostek edukacyjnych sposób ustalania wskaźnika jest dodatkowo powiązany z udziałem osób z niepełnosprawnościami wśród uczniów, wychowanków lub studentów. Dlatego pracodawca należący do jednej z tych kategorii nie powinien posługiwać się automatycznie podstawowym wskaźnikiem 6 proc. Przed dokonaniem wyliczenia należy ustalić, czy jego działalność nie podlega przepisom szczególnym.
Zwolnienie dla podmiotów po ogłoszeniu upadłości
Osobną kategorię stanowią pracodawcy prowadzący zakład pracy, wobec którego ogłoszono upadłość. Art. 21 przewiduje dla nich zwolnienie z wpłat. Jest to rozwiązanie niezależne od osiągnięcia wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych.
Oznacza to, że w przypadku pracodawcy znajdującego się w tej z tych sytuacji samo zatrudnianie co najmniej 25 pracowników nie powoduje automatycznie obowiązku dokonywania wpłat. Jednocześnie trzeba prawidłowo ustalić, czy w konkretnym przypadku rzeczywiście zachodzą przesłanki ustawowego zwolnienia. Nie należy utożsamiać przejściowych problemów finansowych przedsiębiorstwa z formalnym ogłoszeniem upadłości ani z samym zamiarem zakończenia działalności.
Szczególne rozwiązanie dotyczy także placówek dyplomatycznych i urzędów konsularnych oraz przedstawicielstw i misji zagranicznych. Wobec tych podmiotów obowiązek określony w art. 21 ust. 1 nie ma zastosowania.
Zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością może oznaczać niższą wpłatę, a nawet jej brak
Mechanizm przewidziany w art. 21 ma zachęcać pracodawców do zwiększania zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami. Jeżeli firma zbliży się do wymaganego wskaźnika, zmniejsza się liczba etatów stanowiąca podstawę naliczenia wpłaty. Po osiągnięciu właściwego wskaźnika obowiązek wpłaty wynikający z nieosiągnięcia tego poziomu znika.
Na przykład: firma zatrudniająca pracowników na 100 etatach powinna co do zasady osiągnąć poziom odpowiadający 6 etatom osób niepełnosprawnych. Jeżeli zatrudnia 4 takie osoby, brakuje jej 2 etatów do osiągnięcia wskaźnika. Jeżeli zwiększy zatrudnienie do 5 etatów, różnica zmniejszy się do jednego etatu. Po osiągnięciu 6 etatów firma spełni podstawowy wskaźnik i nie będzie zobowiązana do wpłaty wynikającej z nieosiągnięcia 6 proc.
Warto przy tym pamiętać, że ustalanie wskaźnika nie polega wyłącznie na prostym policzeniu wszystkich osób zatrudnionych. Art. 21 określa również zasady ustalania stanu zatrudnienia i wskazuje osoby, których nie uwzględnia się przy określonych obliczeniach. Dotyczy to m.in. niektórych osób przebywających na urlopach lub nieświadczących pracy z określonych przyczyn.
W praktyce oznacza to konieczność prawidłowego ustalenia zarówno liczby pracowników stanowiącej podstawę wyliczenia, jak i liczby pracowników z niepełnosprawnościami. Błąd na którymkolwiek z tych etapów może przełożyć się na nieprawidłową wysokość wpłaty.
Można też obniżyć wpłatę dzięki zakupom od uprawnionego podmiotu
Istnieje również osobny mechanizm pozwalający obniżyć wpłatę na PFRON za zakup określonej produkcji lub usługi od uprawnionego sprzedającego. To rozwiązanie wynika z art. 22 ustawy, a nie z art. 21.
Nie należy więc utożsamiać obowiązku wpłaty z możliwością skorzystania z jej obniżenia. Art. 21 określa przede wszystkim, kiedy powstaje obowiązek wpłaty i jak ustala się jego wysokość, natomiast art. 22 wprowadza dodatkowy mechanizm pozwalający zmniejszyć należność w określonych przypadkach.
Mechanizm dotyczy zakupu produkcji lub usługi, z wyłączeniem handlu, od pracodawcy spełniającego ustawowe warunki. Jednym z nich jest zatrudnianie co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy oraz osiąganie co najmniej 30-procentowego wskaźnika zatrudnienia osób zaliczonych do określonych kategorii osób z niepełnosprawnościami. Ustawa określa również warunki formalne, między innymi konieczność udokumentowania zakupu fakturą i uregulowania należności w terminie.
Co ważne, obniżenie nie może być stosowane bez ograniczeń. Ustawa przewiduje limit wysokości obniżenia w stosunku do wpłaty należnej nabywcy w danym miesiącu, a niewykorzystana część ulgi może być uwzględniana w kolejnych wpłatach przez określony czas. Dlatego korzystanie z tego mechanizmu wymaga nie tylko spełnienia warunków po stronie sprzedającego, ale również prawidłowego udokumentowania transakcji.
Co powinien sprawdzić pracodawca?
Pracodawca, który zatrudnia co najmniej 25 pracowników, powinien w pierwszej kolejności ustalić, czy podlega art. 21 ust. 1, a następnie sprawdzić, czy nie zachodzi jedna z ustawowych sytuacji wyłączających lub ograniczających obowiązek wpłaty. Należy zweryfikować m.in. właściwy wskaźnik zatrudnienia, stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, liczbę osób z niepełnosprawnościami oraz ewentualne wyłączenia przewidziane w ustawie.
Dopiero na tej podstawie można prawidłowo określić, czy wpłata na PFRON jest należna i w jakiej wysokości. Warto również sprawdzić czy pracodawca nie należy do grupy podmiotów korzystających ze szczególnego zwolnienia, np. określonych jednostek niedziałających dla zysku, podmiotów po ogłoszeniu upadłości albo placówek, których obowiązek wpłat został ustawowo wyłączony.
W przypadku zakupów od uprawnionych podmiotów należy natomiast dodatkowo przeanalizować możliwość zastosowania art. 22. Jest to bowiem odrębny instrument, który może zmniejszyć należną wpłatę, ale nie zastępuje zasad określających sam obowiązek jej ponoszenia.
UWAGA: Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi on porady prawnej. W celu uzyskania wiążącej interpretacji i oceny Twojej indywidualnej sytuacji, skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem lub radcą prawnym.