Ustawa o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów

Art. 5.

Obsługa umowy za pośrednictwem systemu

• • 1. Przed zawarciem umowy:
    • 1) pracodawca, zleceniodawca, rodzic oraz osoby ubiegające się o zawarcie umowy są powiadamiani za pośrednictwem Systemu o warunkach obsługi umowy w Systemie;
    • 2) pracodawca, zleceniodawca i rodzic informują osoby ubiegające się o zawarcie umowy o zamiarze obsługi umowy za pośrednictwem Systemu;
    • 3) pracodawca, zleceniodawca i rodzic uzyskują zgodę osób ubiegających się o zawarcie umowy na obsługę umowy w Systemie.
  • 2. Do obsługi umowy w Systemie jest wymagana zgoda pracodawcy, pracownika, zleceniodawcy, zleceniobiorcy, rodzica i niani, zwanych dalej „stronami umowy”, oraz deklaracja pracodawcy, zleceniodawcy lub rodzica, że dokumentacja pracownicza lub dokumentacja umowy będzie prowadzona w Systemie. Zgoda stron umowy oraz deklaracja pracodawcy, zleceniodawcy lub rodzica nie mogą być odwołane.
  • 2a. W przypadku umowy zawartej poza Systemem strony tej umowy mogą wyrazić zgodę na jej obsługę w Systemie. W takim przypadku umowa nie jest ponownie zawierana.
  • 2b. W celu zapewnienia obsługi umowy, o której mowa w ust. 2a, pracodawca, zleceniodawca oraz rodzic wprowadzają do Systemu dane, o których mowa w art. 6  ust. 1–6.
  • 2c. W przypadku gdy pracodawca zadeklaruje, że dokumentacja pracownicza będzie prowadzona w Systemie:
    • 1) przenosi do Systemu dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 298¹  ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy dotyczące:
      • a) przenoszenia dokumentacji pracowniczej między systemami teleinformatycznymi,
      • b) doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposobu odbioru tej dokumentacji;
    • 2) wprowadza do Systemu odwzorowanie cyfrowe dokumentów pracowniczych sporządzonych w postaci papierowej, których kompletność, autentyczność, integralność oraz zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym zostały potwierdzone poza Systemem przez opatrzenie tych dokumentów kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym, stosując odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 298¹  ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy dotyczące doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposobu odbioru tej dokumentacji.
  • 2d. Pracodawca wprowadza do Systemu odwzorowanie cyfrowe dokumentów pracowniczych spełniające minimalne wymagania techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 298¹  ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
  • 2e. Opatrzenie dokumentu, o którym mowa w ust. 2c pkt 2, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym jest równoznaczne z potwierdzeniem zgodności odwzorowanego dokumentu z dokumentacją pracowniczą prowadzoną dotychczas przez pracodawcę w postaci papierowej.
  • 2f. W przypadku, o którym mowa w ust. 2c pkt 2, dokument umieszczony w Systemie wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej.
  • 2g. W przypadku gdy zleceniodawca albo rodzic zadeklaruje, że dokumentacja umowy będzie prowadzona w Systemie, przepisy ust. 2c pkt 2 i ust. 2d–2f stosuje się odpowiednio.
  • 2h. Przepisy ust. 2a–2g stosuje się do pracodawcy lub zleceniodawcy będącego mikroprzedsiębiorcą lub małym przedsiębiorcą, o których mowa w art. 7  ust. 1 pkt 1 lub 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480, 1795 i 1826 oraz z 2026 r. poz. 507).
  • 3. W celu zapewnienia obsługi umowy za pośrednictwem Systemu konieczne jest wprowadzenie do Systemu danych niezbędnych do zawarcia umowy oraz wypełnienie formularza umowy udostępnionego w Systemie. Za prawidłowość danych wprowadzanych do Systemu odpowiadają strony umowy w zakresie, w jakim wprowadziły te dane.
  • 4. Zawarcie umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu następuje z chwilą opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym przez strony umowy.
  • 5. Opatrzenie umowy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.
  • 6. Zmiana umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu albo jej rozwiązanie następują przy wykorzystaniu formularza udostępnionego w Systemie. Przepisy ust. 3–5 stosuje się odpowiednio.
  • 6a. W przypadku umowy zawartej poza Systemem strony umowy mogą w Systemie dokonać jej zmiany, rozwiązania lub innej czynności niezbędnej do realizacji praw i obowiązków wynikających z takiej umowy. W takim przypadku umowa w pozostałym zakresie nie jest obsługiwana w Systemie. Przepisy ust. 1, 3–5 i 7, art. 1  ust. 4, art. 6 , art. 7  ust. 1–3 i 7, art. 8  ust. 1 i art. 9 –13 stosuje się odpowiednio.
  • 7. Wydanie świadectwa pracy w przypadku umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu następuje przy wykorzystaniu formularza świadectwa pracy udostępnionego w Systemie. Pracodawca wypełnia formularz świadectwa pracy oraz opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym. Opatrzenie świadectwa pracy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywołuje skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu.
  • 8. Minister właściwy do spraw pracy udostępnia w Systemie formularze, o których mowa w ust. 3, 6 i 7, uwzględniające zakres danych niezbędnych do prawidłowego zawarcia, zmiany lub rozwiązania umowy oraz wydania świadectwa pracy, wymaganych przepisami prawa pracy, ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny lub ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3. Przepisu art. 19b  ust. 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne nie stosuje się.
  • 9. Zakres danych zawartych w formularzach, o których mowa w ust. 3 i 6, uzgadnia się z:
    • 1) Ministrem Sprawiedliwości – w zakresie umów, o których mowa w art. 734  i art. 750  ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny;
    • 2) ministrem właściwym do spraw rodziny – w zakresie umów, o których mowa w art. 50  ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3;
    • 3) ministrem właściwym do spraw gospodarki – w zakresie umów, których stroną jest przedsiębiorca, o którym mowa w art. 4  ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców.
  • 10. Przepis ust. 9 stosuje się również w przypadku aktualizacji zakresu danych zawartych w formularzach, o których mowa w ust. 3 i 6.