Ustawa o rachunkowości
Stan prawny aktualny na dzień:
Dz.U.2026.0.522.t.j. - Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
Zaloguj się, aby obserwować akt
Funkcja obserwowania aktów jest dostępna dla zalogowanych użytkowników.
Wersja obowiązująca
Rozdział 8. Ochrona danych
Art. 71. Przechowywanie i ochrona dokumentacji (zbiorów)
- 1. Dokumentację, o której mowa w art. 10 , obowiązek posiadania opisu przyjętych zasad rachunkowości, ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także „zbiorami”, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
- 2. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Art. 72. Księgi rachunkowe w formie zbiorów informatycznych
- 1. Księgi rachunkowe mogą mieć formę, z zastrzeżeniem art. 13 , elementy ksiąg rachunkowych jednostki, ust. 2 i 3, zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem stosowania rozwiązań wymienionych w art. 71 , zasady przechowywania zbiorów, ust. 2.
- 2. Jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, nie spełnia wymagań określonych w art. 71 , zasady przechowywania zbiorów, ust. 2, zapisy te powinny być wydrukowane w terminach przewidzianych w art. 13 , elementy ksiąg rachunkowych jednostki, ust. 6.
- 3. Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku niż wymieniony w ust. 2 jest dopuszczalne pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formie wydruków.
Art. 73. Przechowywanie dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych
- 1. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
- 2. Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
- 3. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki, przechowuje się odpowiednio w sposób określony w ust. 1.
- 4. Zbiory, o których mowa w art. 71 , zasady przechowywania zbiorów, ust. 1, mogą być przechowywane, w sposób określony w ust. 1-3, poza jednostką, w przypadku gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Przepis art. 11a , miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosuje się odpowiednio.
Art. 73a. Wyłączenie stosowania niektórych przepisów ustawy do dowodów księgowych przechowywanych w krajowym systemie e-faktur
- 1. Przepisów art. 71 ust. 1 oraz art. 73 ust. 1, 2 i 4 nie stosuje się do dowodów księgowych przechowywanych w Krajowym Systemie e-Faktur, o którym mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570).
- 2. Jeżeli okres przechowywania dowodów księgowych w Krajowym Systemie e-Faktur, o którym mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, upłynie przed upływem terminów określonych w art. 74 ust. 2 pkt 3, 4, 6 lub 8, dowody księgowe są przechowywane w jednostce do czasu upływu tych terminów. Przepisy art. 71 ust. 1 oraz art. 73 ust. 1, 2 i 4 stosuje się odpowiednio.
Art. 74. Okresy przechowywania sprawozdań finansowych i innych zbiorów
- 1. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, odmowa podpisu, o której mowa w art. 52 ust. 2, oraz oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia, o których mowa w art. 52 ust. 2b, jeżeli zostały sporządzone, podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe.
- 2. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:
- 1) księgi rachunkowe – 5 lat;
- 2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
- 3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
- 4) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
- 5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;
- 6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
- 7) dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;
- 8) pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – 5 lat.
- 3. Okresy przechowywania ustalone w ust. 2 oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.
- 4. W przypadku jednostek podlegających opodatkowaniu na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 listopada 2024 r. o opodatkowaniu wyrównawczym jednostek składowych grup międzynarodowych i krajowych okresy przechowywania, o których mowa w ust. 1 i 2, wynoszą co najmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku określony w przepisach tej ustawy.
Art. 75. Udostępnianie osobie trzeciej zbiorów lub ich części
- Udostępnienie osobie trzeciej zbiorów lub ich części:
- 1) do wglądu na terenie jednostki – wymaga zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej,
- 2) poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki – wymaga pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.
Art. 76. Przechowywanie zbiorów jednostek zlikwidowanych lub które zakończyły działalność
- 1. Zbiory jednostek, które:
- 1) zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej – przechowuje jednostka kontynuująca działalność;
- 2) zostały zlikwidowane – przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka; o miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.
- 2. W sprawach, o których mowa w ust. 1, przepisy art 72–74 stosuje się odpowiednio.