Ustawa o ewidencji ludności

Art. 10.

Rejestracja danych w rejestrze pesel

• • 1. Rejestracji danych w rejestrze PESEL dokonują:
    • 1) kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy do sporządzenia aktu urodzenia i dokonywania w nim zmian oraz sporządzenia przypisku przy tym akcie - w zakresie danych, o których mowa w art. 8  pkt 1-11, 13-15, 18 i 26;
    • 2) kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy do sporządzenia aktu małżeństwa i dokonywania w nim zmian oraz sporządzenia przypisku przy tym akcie - w zakresie danych, o których mowa w art. 8  pkt 1, 7, 12, 13 i 26;
    • 3) kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy do sporządzenia aktu zgonu i dokonywania w nim zmian - w zakresie danych, o których mowa w art. 8  pkt 7, 13, 17, 19 i 26;
    • 3a) kierownik urzędu stanu cywilnego, do którego wpłynął zagraniczny dokument stanu cywilnego lub inny dokument wydany w państwie, w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, jeżeli osoba, której nadano numer PESEL, nie ma polskich aktów stanu cywilnego - w zakresie zmiany danych, o których mowa w art. 8  pkt 7, 13 i 26;
    • 4) kierownik urzędu stanu cywilnego, który wydał decyzję o zmianie imienia i nazwiska - w zakresie danych, o których mowa w art. 8  pkt 1 i 2;
    • 5) organ gminy właściwy do zameldowania na pobyt stały i czasowy obywatela polskiego - w zakresie danych, o których mowa w art. 8  pkt 14-21;
    • 6) wojewoda lub minister właściwy do spraw wewnętrznych, każdy zgodnie ze swoją właściwością - w zakresie danych, o których mowa w art. 8  pkt 11;
    • 7) organ gminy właściwy do wydania dowodu osobistego - w zakresie danych, o których mowa w art. 8  pkt 22;
    • 8) organy właściwe do wydania paszportu - w zakresie danych, o których mowa w art. 8  pkt 23;
    • 9) organ gminy właściwy do zameldowania na pobyt stały i czasowy cudzoziemca - w zakresie danych, o których mowa w art. 8  pkt 1, 3-7, 9-21, 24-24b i 26;
    • 9a) organ gminy właściwy do realizacji wniosku obywatela państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej o ujęcie w stałym obwodzie głosowania w Centralnym Rejestrze Wyborców po wydaniu pozytywnej decyzji w tej sprawie w trybie określonym w przepisach ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy (Dz. U. z 2025 r. poz. 365 i 1792 oraz z 2026 r. poz. 178) - w zakresie danych, o których mowa w art. 8  pkt 1, 3-13, 24 i 24a;
    • 10) organ gminy właściwy do złożenia wniosku o nadanie numeru PESEL, w stosunku do osób, o których mowa w art. 7  ust. 2 - w zakresie danych, o których mowa w art. 8  pkt 1-13, 15 i 22-24b.
  • 2. Organy, o których mowa w ust. 1 pkt 1-4 i 6-8, mogą przekazywać dane do rejestru PESEL za pośrednictwem rejestrów centralnych gromadzących dane dotyczące dowodów osobistych, paszportów, obywatelstwa i rejestracji stanu cywilnego.
  • 3. Dane z rejestru PESEL są przekazywane do rejestrów mieszkańców oraz do rejestrów centralnych, o których mowa w ust. 2, oraz do Centralnego Rejestru Wyborców, o którym mowa w przepisach ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy.
  • 4. Organy, o których mowa w ust. 1, niezwłocznie dokonują rejestracji danych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. W przypadku braku bezpośredniego dostępu do rejestrów spowodowanego przyczynami niezależnymi od organu rejestracji dokonuje się niepóźniej niż w terminie 2 dni roboczych od dnia, w którym powstał obowiązek ich rejestracji.
  • 5. W przypadku braku możliwości przekazania danych w sposób wskazany w ust. 4 organ przekazuje dane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym własnoręcznym podpisem w celu ich rejestracji w terminie niedłuższym niż 4 dni robocze od dnia, w którym powstał obowiązek ich rejestracji.
  • 6. Przy rejestracji zmiany danych, o których mowa w art. 8 , należy podać datę zmiany danych oraz oznaczenie organu lub sądu, z którego działania wynika dokonana zmiana. Dotychczasowych danych nie usuwa się z rejestru, z wyłączeniem danych wymienionych w art. 8  pkt 22 i 23 oraz danych zmienianych w związku z procedurą przysposobienia albo obalenia domniemania ojcostwa męża matki.
  • 6a. Zapisy w dziennikach systemów (logach) przechowywane są przez 5 lat od dnia ich utworzenia.
  • 7. Podstawę rejestracji danych cudzoziemca stanowi ważny dokument podróży, a w przypadku obywatela państwa członkowskiego Unii Europejskiej, obywatela państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub obywatela Konfederacji Szwajcarskiej - również inny dokument potwierdzający tożsamość i obywatelstwo.
  • 8. W szczególnie uzasadnionym przypadku, gdy cudzoziemiec nie posiada ważnego dokumentu podróży ani nie ma możliwości jego uzyskania, podstawę rejestracji danych może stanowić inny dokument potwierdzający tożsamość.