Zasadą jest, że pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, jest zobowiązany do dokonywania miesięcznych wpłat na PFRON, jeżeli nie osiąga wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych. W przypadku większości pracodawców podstawowy wskaźnik wynosi 6 proc.
Samo stwierdzenie, że firma zatrudnia „25 osób”, nie zawsze więc wystarcza. W rozliczeniu znaczenie ma zatrudnienie przeliczone na pełne etaty. Na przykład: pracodawca zatrudniający 20 osób na pełnych etatach oraz kilka osób na część etatu może w rzeczywistości nie osiągnąć poziomu 25 etatów, od którego powstaje obowiązek wynikający z art. 21 ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
Istotne jest również prawidłowe ustalenie, kogo należy uwzględnić w stanie zatrudnienia. Ustawa przewiduje wyłączenia. Nie wszystkie osoby pozostające formalnie w zatrudnieniu są automatycznie brane pod uwagę przy ustalaniu podstawy obliczeń. (przepisy przewidują na przykład wyłączenia dotyczące niektórych pracowników przebywających na urlopach lub wykonujących pracę w określonych formach). Dlatego przed wykonaniem obliczenia trzeba prawidłowo ustalić stan zatrudnienia na potrzeby art. 21, a nie tylko posłużyć się liczbą osób widniejącą w ewidencji kadrowej.
Podstawowy wzór
Wysokość miesięcznej wpłaty wynika z ustawowego wzoru. W uproszczeniu można go zapisać następująco:
wpłata na PFRON = 40,65 proc. przeciętnego wynagrodzenia × liczba pracowników odpowiadająca brakującej liczbie etatów osób niepełnosprawnych.
Przy podstawowym 6-procentowym wskaźniku wzór można przedstawić bardziej szczegółowo:
Kz = 40,65% × Pw × (Zo × 6% – Zn)
gdzie:
Kz – kwota zobowiązania z tytułu wpłaty na PFRON,
Pw – przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale,
Zo – zatrudnienie ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy,
Zn – liczba zatrudnionych pracowników niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.
W praktyce oznacza to, że najpierw ustala się, ilu pracowników z niepełnosprawnościami powinno być zatrudnionych, aby osiągnąć wymagany wskaźnik, a następnie porównuje tę wartość z rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych.
Na przykład: jeżeli po prawidłowym ustaleniu stanu zatrudnienia pracodawca ma 50 etatów, to przy wskaźniku 6 proc. powinien zatrudniać na trzech etatach osoby niepełnosprawne. Jeżeli rzeczywiście zatrudnia na 2,5 etatu, różnica wynosi 0,5 etatu. Właśnie ta różnica jest następnie mnożona przez 40,65 proc. przeciętnego wynagrodzenia.
Jakie przeciętne wynagrodzenie stosuje się w 2026 r.?
Przy obliczaniu wpłat nie stosuje się jednej, stałej kwoty przez cały rok. Ustawa odwołuje się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale, ogłoszonego przez Prezesa GUS. W efekcie podstawa obliczenia zmienia się w trakcie roku.
Na dzień 25 sierpnia 2026 r. dla wpłat dotyczących czerwca, lipca i sierpnia 2026 r. właściwe jest przeciętne wynagrodzenie za I kwartał 2026 r. w wysokości 9562,88 zł. Kwota ta została ogłoszona przez Prezesa GUS w komunikacie z 11 maja 2026 r.
W konsekwencji 40,65 proc. tej kwoty wynosi:
0,4065 × 9562,88 zł = 3887,31 zł.
Oznacza to, że przy założeniu podstawowego 6-procentowego wskaźnika każdy brakujący pełny etat osoby niepełnosprawnej przekłada się w tym okresie na 3887,31 zł miesięcznej wpłaty.
Jeżeli pracodawcy brakuje dwóch pełnych etatów osób niepełnosprawnych, obliczenie wygląda następująco:
3887,31 zł × 2 = 7774,62 zł.
Jeżeli natomiast brakuje 0,5 etatu, wpłata wyniesie:
3887,31 zł × 0,5 = 1943,66 zł.
Pokazuje to, dlaczego w praktyce nie należy utożsamiać wpłaty z liczbą osób. Dla PFRON znaczenie ma zatrudnienie w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, dlatego w określonych sytuacjach wynik może obejmować także części etatu.
Nie zawsze obowiązuje wskaźnik 6 proc.
Trzeba również pamiętać, że 6 proc. nie jest wskaźnikiem właściwym dla każdego pracodawcy. Art. 21 przewiduje szczególne zasady dla określonych podmiotów. W przypadku państwowych i niepaństwowych uczelni, wyższych szkół zawodowych, publicznych i niepublicznych szkół, zakładów kształcenia nauczycieli oraz placówek opiekuńczo-wychowawczych i resocjalizacyjnych stosuje się wskaźnik 2 proc.
Oznacza to, że przed zastosowaniem wzoru trzeba najpierw odpowiedzieć na pytanie, jaki wskaźnik wynika z przepisów dla konkretnego pracodawcy. Błędne przyjęcie 6 proc. zamiast 2 proc. może całkowicie zmienić wynik obliczenia.
Art. 21 przewiduje również sytuacje, w których pracodawca jest zwolniony z wpłat. Podstawową przesłanką jest osiągnięcie wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Jeżeli przy właściwie ustalonym stanie zatrudnienia wskaźnik wynosi co najmniej 6 proc., pracodawca objęty podstawową regułą nie dokonuje wpłaty z tego tytułu.
Co trzeba sprawdzić przed wyliczeniem?
W praktyce prawidłowe wyliczenie wpłaty można więc podzielić na kilka etapów. Najpierw należy ustalić, czy pracodawca osiąga próg co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Następnie trzeba ustalić, jaki wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych obowiązuje w danym przypadku. Kolejnym krokiem jest prawidłowe wyliczenie stanu zatrudnienia ogółem oraz zatrudnienia osób niepełnosprawnych, z uwzględnieniem ustawowych zasad i wyłączeń. Dopiero wtedy można obliczyć liczbę brakujących etatów i pomnożyć ją przez 40,65 proc. przeciętnego wynagrodzenia.
Nie należy również zakładać, że kwota 3887,31 zł będzie obowiązywała przez cały 2026 r. Jest ona właściwa dla okresu, w którym stosuje się przeciętne wynagrodzenie 9562,88 zł, czyli dla czerwca, lipca i sierpnia 2026 r. W kolejnych okresach rozliczeniowych podstawa może się zmienić wraz z ogłoszeniem kolejnej wartości przeciętnego wynagrodzenia.
Najważniejszy wniosek jest więc prosty: wpłata na PFRON nie jest stałą opłatą za zatrudnianie określonej liczby pracowników. Jest wynikiem ustawowego wzoru, który uwzględnia wielkość zatrudnienia, wymagany wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, rzeczywistą liczbę ich etatów oraz przeciętne wynagrodzenie właściwe dla danego okresu. Dlatego przy rozliczeniu konkretnego miesiąca nie wystarczy posługiwać się starym kalkulatorem lub wzorem znalezionym w internecie. Trzeba sprawdzić aktualne brzmienie art. 21, właściwy dla danego miesiąca komunikat dotyczący przeciętnego wynagrodzenia oraz zasady ustalania stanu zatrudnienia.
Dla przykładu: przy 50 etatach i 2,5 etatu osób niepełnosprawnych, przy podstawowym wskaźniku 6 proc., brakuje 0,5 etatu do osiągnięcia wymaganego poziomu. Przy podstawie 9562,88 zł wpłata wyniesie zatem 1943,66 zł. Jeżeli jednak zmieni się przeciętne wynagrodzenie albo stan zatrudnienia, zmieni się również wysokość zobowiązania. To właśnie prawidłowe ustalenie danych wejściowych do wzoru jest najważniejszym elementem rozliczenia wpłaty na PFRON.
UWAGA: Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi on porady prawnej. W celu uzyskania wiążącej interpretacji i oceny Twojej indywidualnej sytuacji, skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem lub radcą prawnym.