Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym
Stan prawny aktualny na dzień:
Dz.U.2026.0.276.t.j. - Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym
Zaloguj się, aby obserwować akt
Funkcja obserwowania aktów jest dostępna dla zalogowanych użytkowników.
Wersja obowiązująca
Art. 1. Zakres regulacji ustawy
- Ustawa określa:
- 1) zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, zwanego dalej „platformą”;
- 2) zadania ministra właściwego do spraw gospodarki związane z funkcjonowaniem platformy i warunki powierzania tych zadań innym podmiotom.
Art. 2. Objaśnienie pojęć
- Ilekroć w niniejszej ustawie jest mowa o:
- 1) normie europejskiej – należy przez to rozumieć normę lub normy europejskie dotyczące fakturowania elektronicznego oraz syntaktyki, do których odniesienia zostały opublikowane w decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2017/1870 z dnia 16 października 2017 r. w sprawie publikacji odniesienia do normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego i wykazu syntaktyk zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE (Tekst mający znaczenie dla EOG) (Dz. Urz. UE L 266 z 17.10.2017, str. 19);
- 2) OpenPEPPOL – należy przez to rozumieć stowarzyszenie międzynarodowe z siedzibą w Brukseli, którego podstawowym celem jest zapewnienie europejskim przedsiębiorcom komunikacji elektronicznej z europejskimi podmiotami sektora publicznego w procesach związanych z udzielaniem i realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego;
- 3) innym ustrukturyzowanym dokumencie elektronicznym – należy przez to rozumieć dokument elektroniczny inny niż ustrukturyzowana faktura elektroniczna, o którym mowa w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695 i 1517), spełniający wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy, związany z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego;
- 4) ustrukturyzowanej fakturze elektronicznej – należy przez to rozumieć spełniającą wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy fakturę elektroniczną, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106, 568, 1065 i 1106);
- 5) wykonawcy – należy przez to rozumieć:
- a) wykonawcę w rozumieniu art. 7 pkt 30 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019 oraz z 2020 r. poz. 288, 1492 i 1517), zwanej dalej „ustawą – Prawo zamówień publicznych”,
- b) wykonawcę w rozumieniu art. 2 pkt 10 ustawy z dnia 21 października 2016 r. o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi (Dz. U. z 2019 r. poz. 1528, 1655 i 2020), zwanej dalej „ustawą o umowie koncesji”,
- c) partnera prywatnego w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1834 oraz z 2018 r. poz. 1693), zwanej dalej „ustawą o partnerstwie publiczno-prywatnym”,
- d) podwykonawcę w rozumieniu ustawy – Prawo zamówień publicznych, jeżeli zgodnie z ustawą, decyzją właściwego organu, orzeczeniem sądu lub umową jest uprawniony do domagania się zapłaty od zamawiającego;
- 6) zamawiającym – należy przez to rozumieć:
- 7) zamówieniach publicznych – należy przez to rozumieć:
Art. 3. Stosowanie przepisów ustawy
- 1. Przepisy ustawy stosuje się do przesyłania między wykonawcami a zamawiającymi ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych.
- 2. Przepisów ustawy nie stosuje się do:
Art. 4. Obowiązki zamawiającego i wykonawcy w zakresie wysyłania i odbioru faktur
- 1. Zamawiający jest obowiązany do odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy.
- 2. Wykonawca nie jest obowiązany do wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych do zamawiającego za pośrednictwem platformy.
- 3. W przypadku zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych, ustawy o umowie koncesji albo ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, zamawiający może w umowie, w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, postępowanie o zawarcie umowy koncesji albo postępowanie w sprawie wyboru partnera prywatnego wyłączyć stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.
- 4. Zamawiający i wykonawca mogą wysyłać i odbierać inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne za pośrednictwem platformy, jeżeli druga strona wyrazi na to zgodę.
- 5. Zamawiający może upoważnić do odbioru ustrukturyzowanej faktury elektronicznej oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy inne osoby lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.
Art. 5. Konto w systemie teleinformatycznym (platformie)
- 1. Zamawiający jest obowiązany do posiadania konta na platformie.
- 2. Zamawiający zakłada konto na platformie przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.
- 3. W przypadku gdy wykonawca wysyła ustrukturyzowane faktury elektroniczne oraz inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne, wykorzystuje własne konto na platformie, chyba że upoważnił do ich wysyłania inną osobę lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Jeżeli ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną lub inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne wysyła upoważniona osoba lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, w ich treści zamieszcza się stosowną adnotację o wykonawcy.
- 4. Korzystanie z platformy jest bezpłatne.
- 5. Uwierzytelnienie użytkownika platformy następuje w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Art. 6. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna
- 1. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna składa się z danych wymaganych przepisami o podatku od towarów i usług oraz danych zawierających:
- 1) informacje dotyczące odbiorcy płatności;
- 2) wskazanie umowy w sprawie zamówienia publicznego.
- 2. W ustrukturyzowanej fakturze elektronicznej, poza danymi określonymi w ust. 1, mogą być zamieszczone także inne dane, jeżeli są niezbędne ze względu na specyfikę zamówień publicznych.
- 3. Inny ustrukturyzowany dokument elektroniczny zawiera wskazanie umowy w sprawie zamówienia publicznego lub ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, których dotyczy.
Art. 7. Funkcjonowanie platformy
- 1. Minister właściwy do spraw gospodarki zapewnia funkcjonowanie platformy.
- 2. Platforma umożliwia przesyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych za swoim pośrednictwem, a także przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL.
Art. 8. Pełnienie roli krajowej jednostki zarządzającej w ramach openpeppol
- 1. Minister właściwy do spraw gospodarki jest członkiem OpenPEPPOL i pełni rolę krajowej jednostki zarządzającej w ramach OpenPEPPOL.
- 2. Minister właściwy do spraw gospodarki może, w drodze porozumienia, powierzyć instytutowi badawczemu w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1383) lub instytutowi działającemu w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz w rozumieniu ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o Sieci Badawczej Łukasiewicz (Dz. U. poz. 534 i 2227 oraz z 2020 r. poz. 284, 695 i 875) realizację niektórych zadań wynikających z pełnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej roli krajowej jednostki zarządzającej w ramach OpenPEPPOL, mając na uwadze zakres działalności tego instytutu i zapewnienie efektywnego fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, zapewniając niezbędne finansowanie.
- 3. Zadania, o których mowa w ust. 2, są finansowane z budżetu państwa z części, której dysponentem jest minister właściwy do spraw gospodarki w formie dotacji celowej.
- 4. Minister właściwy do spraw gospodarki, w zakresie zadań, o których mowa w ust. 2, współdziała z ministrem nadzorującym instytut badawczy.
Art. 9. Obowiązki ministra w zakresie dokumentacji organizacyjno-technicznej platformy
- 1. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna oraz inny ustrukturyzowany dokument elektroniczny spełniają wymagania określone w normie europejskiej.
- 2. Minister właściwy do spraw gospodarki określi, w drodze rozporządzenia, listę innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem platformy, uwzględniając rodzaje dokumentów stosowanych przez zamawiających i wykonawców w związku z realizacją zamówień publicznych.
- 3. Minister właściwy do spraw gospodarki zamieszcza na platformie dokumentację organizacyjno-techniczną platformy, zawierającą w szczególności:
- 1) opis funkcjonowania oraz korzystania z platformy;
- 2) opisy, schematy, instrukcje i inne materiały dotyczące ustrukturyzowanej faktury elektronicznej oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych;
- 3) wymagania techniczne i organizacyjne konta na platformie.
Art. 10. Administracja danymi zgromadzonymi na platformie
- 1. Minister właściwy do spraw gospodarki jest administratorem przetwarzanych na platformie danych osobowych w rozumieniu przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.).
- 2. Dane osobowe zgromadzone na platformie są przetwarzane w celu zapewnienia sprawności i rzetelności elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych.
- 3. Administrator może publikować w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw gospodarki, w przypadkach określonych w art. 0_8 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (Tekst mający znaczenie dla EOG) (Dz. Urz. UE L 133 z 06.05.2014, str. 1), dane osobowe zgromadzone w związku z fakturowaniem elektronicznym w zamówieniach publicznych, w zakresie niezbędnym do zapewnienia przejrzystości i rozliczalności oraz z poszanowaniem zasady ochrony prywatności.
Art. 11. Maksymalny limit wydatków z budżetu państwa na realizację zadań ustawowych
- 1. W latach 2019–2028 maksymalny limit wydatków z budżetu państwa przeznaczonych na wykonywanie zadań wynikających z niniejszej ustawy wynosi 27 380 000 zł, w tym w:
- 1) 2019 r. – 1 730 000 zł;
- 2) 2020 r. – 2 850 000 zł;
- 3) 2021 r. – 2 850 000 zł;
- 4) 2022 r. – 2 850 000 zł;
- 5) 2023 r. – 2 850 000 zł;
- 6) 2024 r. – 2 850 000 zł;
- 7) 2025 r. – 2 850 000 zł;
- 8) 2026 r. – 2 850 000 zł;
- 9) 2027 r. – 2 850 000 zł;
- 10) 2028 r. – 2 850 000 zł.
- 2. Minister właściwy do spraw gospodarki monitoruje wykorzystanie limitu wydatków, o którym mowa w ust. 1, i przynajmniej cztery razy w roku dokonuje, według stanu na koniec każdego kwartału, oceny wykorzystania limitu wydatków na dany rok.
- 3. W przypadku zagrożenia przekroczeniem lub przekroczenia przyjętego na dany rok budżetowy maksymalnego limitu wydatków, o którym mowa w ust. 1, minister właściwy do spraw gospodarki wdraża mechanizm korygujący polegający na ograniczeniu kosztów rzeczowych związanych z realizacją zadań bieżących.
Art. 12. Stosowanie ustawy do postępowań wszczętych przed jej wejściem w życie
- 1. Do zamówień publicznych, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych, umów koncesji, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o umowie koncesji oraz umów o partnerstwie publiczno-prywatnym, o których mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, przepisy niniejszej ustawy stosuje się od dnia 1 sierpnia 2019 r.
- 2. Przepisów niniejszej ustawy nie stosuje się do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, postępowań o zawarcie umowy koncesji oraz postępowań w sprawie wyboru partnera prywatnego, wszczętych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, i umów zawartych w wyniku takich postępowań.
Art. 13. Utworzenie platformy
- Tworzy się platformę.