Przy ustalaniu stanu zatrudnienia pracowników pełnosprawnych nie uwzględnia się m.in. osób zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego, osób przebywających na urlopach rodzicielskich lub wychowawczych, uczestników Ochotniczych Hufców Pracy, a także osób nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego. Są to wyłączenia istotne z punktu widzenia prawidłowego wyliczenia wskaźnika, ponieważ zmniejszają liczbę pracowników, która stanowi podstawę dalszych obliczeń.
Szczególną uwagę należy zwrócić również na osoby z niepełnosprawnościami. Nie każda osoba posiadająca orzeczenie o niepełnosprawności będzie automatycznie uwzględniana w stanie zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Pracownika z niepełnosprawnością przebywającego na urlopie bezpłatnym również nie uwzględnia się przy ustalaniu tego stanu zatrudnienia. Oznacza to, że wyliczenie wymaga osobnego przeanalizowania zarówno pracowników pełnosprawnych, jak i pracowników z niepełnosprawnościami.
Jednocześnie nie wszystkie rodzaje nieobecności powodują automatyczne wyłączenie pracownika z obliczeń. Pracownik przebywający np. na zwolnieniu lekarskim, urlopie macierzyńskim czy w związku z inną usprawiedliwioną nieobecnością co do zasady nadal jest uwzględniany w stanie zatrudnienia. Sam fakt, że dana osoba w określonym dniu nie wykonuje pracy, nie oznacza więc jeszcze, że należy ją pominąć przy obliczaniu wskaźnika.
W praktyce oznacza to, że dział kadr lub osoba odpowiedzialna za rozliczenia PFRON powinna każdorazowo zweryfikować charakter nieobecności oraz podstawę prawną, na której pracownik nie świadczy pracy. Mechaniczne odejmowanie wszystkich osób nieobecnych w pracy może doprowadzić zarówno do zawyżenia, jak i zaniżenia wskaźnika. Ma to znaczenie nie tylko dla oceny czy pracodawca spełnia wymagany poziom zatrudnienia osób niepełnosprawnych, ale również dla prawidłowego ustalenia ewentualnego obowiązku wpłat na PFRON.
Dlatego samo zestawienie liczby wszystkich osób zatrudnionych z liczbą osób z niepełnosprawnościami nie wystarczy. W pierwszej kolejności trzeba prawidłowo ustalić stan zatrudnienia ogółem, z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń. Następnie należy ustalić stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych, również stosując właściwe zasady dotyczące osób, których nie uwzględnia się w tym stanie. Dopiero tak przygotowane dane mogą stanowić podstawę do prawidłowego wyliczenia wskaźnika.
Nie wszyscy pracodawcy mają próg 6 proc.
W przypadku większości pracodawców podstawową wartością, z którą kojarzony jest art. 21 ustawy, jest wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie 6 proc. Nie oznacza to jednak, że każdy pracodawca podlega dokładnie takim samym zasadom. Art. 21 przewiduje również szczególne regulacje dotyczące określonych kategorii pracodawców.
Wskaźnik 2 proc. dotyczy m.in. określonych państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, instytucji kultury, a także publicznych i niepublicznych szkół, uczelni, przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego oraz wskazanych w ustawie placówek opiekuńczych i wychowawczych. W konsekwencji pracodawca, który należy do jednej z tych kategorii, nie powinien automatycznie stosować ogólnego wskaźnika 6 proc. Konieczne jest najpierw ustalenie, czy przepisy przewidują dla niego rozwiązanie szczególne.
Co więcej, w odniesieniu do części podmiotów objętych preferencyjnym wskaźnikiem ustawa przewiduje szczególny sposób jego ustalania. W określonych jednostkach wymagany poziom zatrudnienia osób niepełnosprawnych może zależeć nie tylko od liczby zatrudnionych pracowników, lecz również od udziału dzieci, wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy z niepełnosprawnościami. W przypadku podmiotów wskazanych w art. 21 ust. 2b wskaźnik ustala się jako sumę wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych oraz podwojonego wskaźnika dzieci, wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy z niepełnosprawnościami, przy czym ten drugi wskaźnik ustala się na podstawie ich udziału procentowego w ogólnej liczbie odpowiednio dzieci, wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy według stanu w roku ubiegłym.
Rozwiązanie to ma szczególne znaczenie dla placówek edukacyjnych i opiekuńczo-wychowawczych. W ich przypadku nie zawsze wystarczy zastosowanie prostego wzoru polegającego na podzieleniu liczby pracowników z niepełnosprawnościami przez ogólny stan zatrudnienia. Przed wykonaniem obliczeń należy ustalić kategorię danego podmiotu oraz sprawdzić, czy spełnia on warunki zastosowania szczególnych zasad przewidzianych w art. 21.
W praktyce oznacza to, że przykładowa placówka objęta podstawowym wskaźnikiem 2 proc. nie musi stosować wskaźnika 6 proc. właściwego dla większości pracodawców. Jednocześnie nie można przyjąć, że każdy podmiot prowadzący działalność edukacyjną lub opiekuńczą automatycznie korzysta z obniżonego wskaźnika. Decydujące znaczenie ma dokładna kwalifikacja pracodawcy na gruncie ustawy oraz spełnienie warunków określonych w przepisach.
Najpierw kwalifikacja, potem obliczenia
Prawidłowe zastosowanie art. 21 wymaga więc podejścia dwuetapowego. Ustalenie stanu zatrudnienia nie sprowadza się do policzenia pracowników np. na ostatni dzień miesiąca. Najpierw należy ustalić, jakie osoby powinny zostać uwzględnione w stanie zatrudnienia i czy pracodawca korzysta ze szczególnych zasad dotyczących wskaźnika. Dopiero później można przejść do właściwych obliczeń.
Ma to znaczenie zwłaszcza w przypadku pracodawców zatrudniających osoby na różnych zasadach lub korzystających z różnych rodzajów urlopów i usprawiedliwionych nieobecności. Błąd popełniony już na etapie ustalania podstawy może przełożyć się na cały wynik kalkulacji. W konsekwencji prawidłowe rozliczenie nie powinno opierać się wyłącznie na danych z systemu kadrowego, lecz na ich weryfikacji pod kątem konkretnych przepisów art. 21.
Najważniejsza zasada jest zatem prosta: nie należy utożsamiać stanu zatrudnienia wynikającego z dokumentacji kadrowej ze stanem zatrudnienia ustalanym na potrzeby art. 21 ustawy. Przepisy przewidują zarówno wyłączenia określonych grup osób, jak i szczególne wskaźniki dla wybranych kategorii pracodawców. Dopiero uwzględnienie wszystkich tych elementów pozwala prawidłowo ocenić, czy pracodawca realizuje ustawowy obowiązek zatrudniania osób niepełnosprawnych i czy powstaje po jego stronie obowiązek wpłat na PFRON.
UWAGA: Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi on porady prawnej. W celu uzyskania wiążącej interpretacji i oceny Twojej indywidualnej sytuacji, skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem lub radcą prawnym.