Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym przebieg zakończonego stosunku pracy. Pracodawca wpisuje w nim m.in. okres zatrudnienia, wymiar czasu pracy, rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska oraz sposób rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia umowy. Informacje zawarte w świadectwie mogą mieć znaczenie przy ustalaniu uprawnień pracowniczych i z ubezpieczenia społecznego.
Co jednak w sytuacji, gdy jedna umowa się kończy, ale pracownik od razu ma podpisać następną z tym samym pracodawcą?
Właśnie taką sytuację reguluje art. 97 Kodeksu pracy. Przepis wprowadza prostą zasadę: jeżeli kolejny stosunek pracy z tym samym pracodawcą zostanie nawiązany w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego, pracodawca nie musi automatycznie wydawać świadectwa pracy.
Nie oznacza to jednak, że pracownik traci prawo do dokumentu. Może zażądać jego wydania.
Najważniejsze 7 dni
Art. 97 § 1 Kodeksu pracy przewiduje, że w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu ustania zatrudnienia, jeżeli nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni. Jeżeli natomiast kolejna umowa ma zostać zawarta w tym terminie, zastosowanie ma szczególna reguła z art. 97 § 1¹.
W takim przypadku świadectwo pracy jest wydawane wyłącznie na wniosek pracownika.
Wniosek może zostać złożony w formie papierowej albo elektronicznej. Co ważne, pracownik może wystąpić o świadectwo w dowolnym czasie. Może poprosić o dokument dotyczący tylko poprzedniego okresu zatrudnienia albo o świadectwo obejmujące wszystkie wcześniejsze okresy, za które dotychczas go nie otrzymał.
Pracodawca ma następnie 7 dni od dnia złożenia wniosku na wydanie świadectwa pracy.
Przykład: umowa kończy się w piątek, kolejna zaczyna w poniedziałek
Załóżmy, że Anna pracuje w firmie na umowie terminowej do piątku 28 sierpnia. Od poniedziałku 31 sierpnia ma rozpocząć kolejną umowę o pracę z tym samym pracodawcą.
Czy firma musi wręczyć jej świadectwo pracy w piątek?
Nie, nie musi robić tego automatycznie. Ponieważ kolejny stosunek pracy zostanie nawiązany w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniego, pracodawca wydaje świadectwo pracy tylko wtedy, gdy Anna złoży odpowiedni wniosek.
Jeżeli Anna nie potrzebuje dokumentu na tym etapie, nie musi składać wniosku. Jeżeli jednak chce mieć świadectwo potwierdzające zakończony okres zatrudnienia, może wystąpić o jego wydanie.
A jeśli przerwa trwa dłużej niż 7 dni?
Wtedy sytuacja wygląda inaczej.
Jeżeli pracodawca nie zamierza nawiązać kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni, powinien wydać świadectwo pracy w dniu ustania poprzedniego zatrudnienia. Przepisy nie pozwalają więc na dowolne odkładanie wydania dokumentu tylko dlatego, że strony być może będą w przyszłości współpracować.
Przykład: Piotr pracował na umowie do 31 sierpnia. Kolejną umowę z tą samą firmą ma rozpocząć dopiero 15 września. To więcej niż 7 dni. W takiej sytuacji pracodawca nie może zastosować zasady dotyczącej kolejnego zatrudnienia w ciągu 7 dni i powinien wydać świadectwo pracy związane z zakończeniem poprzedniego stosunku pracy.
Nie trzeba czekać na koniec wszystkich umów
Warto zwrócić uwagę na jeszcze jedną rzecz. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie zostało wydane. Oznacza to, że dokument może obejmować więcej niż jeden zakończony okres zatrudnienia, jeżeli wcześniej nie został wydany.
Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy pracownik kilka razy zawierał umowy z tą samą firmą.
Przykład: Marek miał umowę od stycznia do czerwca, a następnie kolejną od lipca do grudnia. Po pierwszej umowie nie otrzymał świadectwa, ponieważ w ciągu 7 dni rozpoczął kolejne zatrudnienie. Jeżeli później wystąpi z wnioskiem o wydanie dokumentu obejmującego wszystkie okresy, za które świadectwa dotąd nie wydano, pracodawca powinien uwzględnić je w odpowiednim świadectwie.
Czy pracodawca może odmówić wydania świadectwa?
Nie, jeśli pracownik złoży wniosek w sytuacji opisanej w art. 97 § 1¹ Kodeksu pracy.
Przepis mówi wyraźnie, że w przypadku kolejnego zatrudnienia u tego samego pracodawcy w ciągu 7 dni świadectwo pracy wydaje się na wniosek pracownika. Pracodawca ma na jego realizację 7 dni.
Warto też pamiętać, że wydania świadectwa pracy nie można uzależniać od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z firmą. Pracodawca nie może więc powiedzieć: „najpierw oddaj sprzęt”, „najpierw rozlicz zaliczkę”, a dopiero później wydamy dokument. Art. 97 § 1³ Kodeksu pracy wyraźnie zakazuje takiego uzależnienia.
Świadectwo pracy nie jest referencją
Częstym nieporozumieniem jest traktowanie świadectwa pracy jak dokumentu zawierającego ocenę pracownika.
Tak nie jest. Świadectwo pracy ma przede wszystkim charakter informacyjny i służy potwierdzeniu określonych faktów związanych z zatrudnieniem. Pracodawca nie powinien wpisywać do niego własnych ocen dotyczących tego, czy pracownik był dobry, słaby, zaangażowany czy konfliktowy. Zakres informacji, które mogą znaleźć się w świadectwie, określają przepisy prawa pracy.
Dlatego nawet przy kolejnym zatrudnieniu w tej samej firmie świadectwo pracy pozostaje dokumentem dotyczącym zakończonego stosunku pracy, a nie opinią o pracowniku.
Wniosek można złożyć także później
Ważna informacja dla pracowników jest taka, że w opisanej sytuacji nie trzeba składać wniosku dokładnie w dniu zakończenia poprzedniej umowy.
Art. 97 § 1¹ pozwala złożyć wniosek w każdym czasie. Można więc najpierw kontynuować pracę, a dopiero później poprosić o świadectwo dotyczące wcześniejszego zatrudnienia. Po otrzymaniu wniosku pracodawca ma 7 dni na wydanie dokumentu.
Przykład: Katarzyna zakończyła pierwszą umowę 30 czerwca i od 1 lipca podpisała kolejną z tą samą firmą. Nie potrzebowała świadectwa w lipcu. We wrześniu postanowiła jednak uzyskać dokument potwierdzający poprzedni okres zatrudnienia. Może wówczas złożyć wniosek do pracodawcy.
W praktyce najważniejsze jest więc nie to, czy pracownik nadal będzie pracował w tej samej firmie, ale kiedy zostanie nawiązany kolejny stosunek pracy. Granicą wskazaną w art. 97 Kodeksu pracy jest 7 dni. Jeśli kolejna umowa zaczyna się w tym czasie, pracownik może zdecydować czy chce otrzymać świadectwo już teraz. Jeśli tak, wystarczy złożyć wniosek. Dzięki temu przepisy pozwalają z jednej strony uniknąć automatycznego wystawiania dokumentów przy płynnym kontynuowaniu zatrudnienia, a z drugiej zachowują pracownikowi prawo do uzyskania świadectwa za zakończony okres pracy.
Najprościej sprowadzić zasady z art. 97 Kodeksu pracy do kilku reguł.
* Kolejna umowa z tym samym pracodawcą w ciągu 7 dni: świadectwo pracy nie musi być wydane automatycznie.
* Pracownik może zażądać świadectwa: wniosek może złożyć w formie papierowej lub elektronicznej.
* Pracodawca ma 7 dni na wydanie dokumentu od otrzymania wniosku.
* Wniosek może dotyczyć poprzedniego okresu albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które świadectwa dotąd nie wydano.
* Jeżeli pracodawca nie planuje kolejnej umowy w ciągu 7 dni, świadectwo pracy powinien wydać w dniu ustania stosunku pracy.
* Wydania świadectwa nie można uzależniać od rozliczenia się pracownika z pracodawcą.
UWAGA: Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi on porady prawnej. W celu uzyskania wiążącej interpretacji i oceny Twojej indywidualnej sytuacji, skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem lub radcą prawnym.