Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym informacje dotyczące zakończonego stosunku pracy. Co do zasady pracodawca ma obowiązek wydać je w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.
Nie może uzależniać wydania świadectwa od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z firmą, na przykład od zwrotu sprzętu służbowego.
Jeżeli jednak pracodawca zawiera z tym samym pracownikiem kolejną umowę o pracę w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, świadectwo pracy za poprzedni okres zatrudnienia wydaje wyłącznie na wniosek pracownika. Wniosek może zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracownik może złożyć taki wniosek w każdym czasie, a po jego otrzymaniu pracodawca ma 7 dni na wydanie świadectwa pracy.
Jeżeli z przyczyn obiektywnych pracodawca nie może wydać świadectwa pracy w dniu ustania stosunku pracy, ma 7 dni od upływu tego terminu na przesłanie świadectwa pracy pracownikowi albo doręczenie go w inny sposób.
Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy w świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące między innymi okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, wymiaru czasu pracy oraz sposobu rozwiązania stosunku pracy albo okoliczności jego wygaśnięcia. Dokument zawiera również inne informacje potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z ubezpieczeń społecznych.
Szczegółowy zakres informacji określa rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. Oznacza to, że pracodawca nie ma pełnej swobody w kształtowaniu treści dokumentu.
Jakie informacje muszą znaleźć się na świadectwie pracy?
Pierwsza grupa danych dotyczy samego zatrudnienia. Świadectwo pracy powinno wskazywać okres lub okresy zatrudnienia, a także wymiar czasu pracy pracownika w poszczególnych okresach zatrudnienia.
Na przykład może wynikać z niego, że pracownik był zatrudniony od 1 stycznia 2023 r. do 31 lipca 2026 r. w pełnym wymiarze czasu pracy, a w określonym okresie pracował na część etatu.
Dokument powinien również określać rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje.
Jeżeli pracownik najpierw był zatrudniony jako specjalista, a następnie awansował na stanowisko kierownika, świadectwo powinno odzwierciedlać te informacje zgodnie z przebiegiem zatrudnienia.
W świadectwie pracy wskazuje się także tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy albo podstawę prawną jego wygaśnięcia. Jeżeli umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem, świadectwo wskazuje również stronę, która złożyła oświadczenie o wypowiedzeniu.
Jeżeli stosunek pracy został rozwiązany w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia na podstawie art. 36¹ § 1 Kodeksu pracy, w świadectwie wskazuje się również okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie z tego tytułu.
Urlop wypoczynkowy i inne urlopy
W świadectwie pracy znajdują się informacje potrzebne do ustalenia uprawnień pracownika związanych z urlopami.
Chodzi przede wszystkim o urlop wypoczynkowy. Dokument wskazuje między innymi wymiar urlopu przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, oraz liczbę dni lub godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w tym roku, a także podstawę prawną wykorzystania urlopu, jeżeli jest ona wymagana przez przepisy.
Informacja ta może być wykorzystywana przy ustalaniu uprawnień urlopowych pracownika u kolejnego pracodawcy w tym samym roku kalendarzowym.
* urlopu bezpłatnego wraz z okresem jego trwania i podstawą prawną;
* urlopu ojcowskiego;
* urlopu rodzicielskiego wraz z podstawą prawną udzielenia urlopu;
* urlopu wychowawczego wraz z podstawą prawną jego udzielenia;
* urlopu opiekuńczego;
* zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 148¹ § 1 Kodeksu pracy, czyli zwolnienia z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych;
* zwolnienia od pracy w związku z uprawnieniami rodzicielskimi, w tym zwolnienia przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy.
Świadectwo pracy wskazuje także okres, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 186⁸ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, jeżeli informacja ta jest wymagana przepisami.
Przykład: jeżeli pracownik w 2026 r. wykorzystał część urlopu wypoczynkowego przed odejściem z firmy, informacja o wykorzystanym urlopie trafia do świadectwa pracy. Dzięki temu kolejny pracodawca otrzymuje informację istotną przy ustalaniu uprawnień urlopowych pracownika za ten rok.
Chorobowe, praca zdalna i inne uprawnienia
Zakres świadectwa pracy jest szerszy, niż może się wydawać.
Dokument zawiera informację o liczbie dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie na podstawie art. 92 Kodeksu pracy w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.
W świadectwie pracy uwzględnia się również liczbę dni pracy zdalnej okazjonalnej, o której mowa w art. 67³³ § 1 Kodeksu pracy, wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym zakończył się stosunek pracy. Nie chodzi więc o liczbę wszystkich dni, w których pracownik wykonywał pracę zdalną, lecz o pracę zdalną wykonywaną w ramach ustawowego limitu pracy zdalnej okazjonalnej.
Przepisy przewidują ponadto informacje dotyczące między innymi okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych, pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, a także wykorzystania dodatkowego urlopu lub innego uprawnienia bądź świadczenia wynikającego z prawa pracy.
W świadectwie pracy zamieszcza się również informacje o okresach nieskładkowych przypadających w czasie zatrudnienia, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty.
Co z zajęciem wynagrodzenia?
W świadectwie pracy zamieszcza się także informację o zajęciu wynagrodzenia za pracę w ramach postępowania egzekucyjnego.
Informacja ta obejmuje dane wymagane przez przepisy, w tym oznaczenie komornika lub organu egzekucyjnego, który dokonał zajęcia, numer sprawy oraz informacje dotyczące wysokości należności objętych zajęciem i potrąconych kwot (w zakresie określonym w przepisach dotyczących świadectwa pracy).
Przepisy przewidują również informację o należnościach ze stosunku pracy uznanych, ale niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania zatrudnienia z powodu braku środków finansowych.
Wynagrodzenie i kwalifikacje, ale tylko na żądanie
Jest również grupa informacji, które nie są zamieszczane w świadectwie pracy automatycznie.
Na żądanie pracownika pracodawca podaje informacje dotyczące wysokości i składników wynagrodzenia oraz uzyskanych kwalifikacji.
Oznacza to, że informacje o wynagrodzeniu nie stanowią standardowej, obowiązkowej części świadectwa pracy. Jeżeli pracownik chce, aby zostały w nim zamieszczone, może wystąpić z odpowiednim żądaniem.
Podobnie na żądanie pracownika w świadectwie mogą zostać wskazane informacje dotyczące uzyskanych kwalifikacji.
Czego pracodawca nie powinien wpisywać?
Świadectwo pracy nie jest referencjami ani oceną okresową pracownika. Jego funkcją jest potwierdzenie informacji dotyczących zatrudnienia oraz danych potrzebnych przede wszystkim do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczeń społecznych.
Pracodawca nie powinien więc zamieszczać w świadectwie informacji innych niż przewidziane w przepisach.
W szczególności dokument nie powinien zawierać ocen dotyczących pracy pracownika: ani pozytywnych, ani negatywnych.
Nie powinny więc znaleźć się w nim zdania w rodzaju: „pracownik był konfliktowy”, „nie wywiązywał się z obowiązków” czy przeciwnie: „był wzorowym pracownikiem”.
Takie informacje nie należą do treści świadectwa pracy określonej przepisami.
Jeżeli pracodawca chce wystawić pracownikowi referencje lub opinię, powinien zrobić to w odrębnym dokumencie, a nie poprzez rozszerzanie treści świadectwa pracy o własne oceny.
Błąd w świadectwie pracy? Można żądać sprostowania
Świadectwo pracy warto dokładnie sprawdzić. Błąd dotyczący daty zatrudnienia, stanowiska, wymiaru czasu pracy, wykorzystanego urlopu czy sposobu rozwiązania stosunku pracy może mieć praktyczne konsekwencje.
Kodeks pracy przewiduje możliwość wystąpienia przez pracownika z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy.
Pracownik ma 14 dni od otrzymania świadectwa pracy na wystąpienie do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie.
Jeżeli pracodawca uwzględni wniosek, wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy w terminie 7 dni od otrzymania wniosku.
Jeżeli pracodawca nie uwzględni wniosku, zawiadamia o tym pracownika w terminie 7 dni od otrzymania wniosku.
W przypadku odmowy sprostowania pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa pracy. Co do zasady ma na to 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania.
Jeżeli pracodawca nie zawiadomi pracownika o odmowie sprostowania świadectwa pracy, pracownik może wystąpić do sądu pracy o sprostowanie świadectwa.
Przekroczenie 14-dniowego terminu na wystąpienie do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie nie oznacza jednak, że pracownik definitywnie traci możliwość dochodzenia sprostowania. Przepisy przewidują możliwość wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy także po upływie tego terminu, na zasadach określonych w art. 97¹ Kodeksu pracy. Przepisy dotyczące żądania zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy stosuje się odpowiednio do żądania jego sprostowania.
Jeżeli pracownik nie zachował ustawowego terminu, powinien więc niezwłocznie zwrócić się do pracodawcy o sprostowanie świadectwa, a w razie potrzeby może dochodzić swoich praw przed sądem pracy. Nie należy zakładać, że upływ 14 dni automatycznie zamyka drogę sądową.
Nie warto więc odkładać sprawdzenia świadectwa na później. Najlepiej przeczytać dokument od razu i porównać jego treść z własnymi dokumentami dotyczącymi zatrudnienia.
Świadectwo pracy a staż pracy po zmianach z 2026 r.
W 2026 r. zmieniły się zasady ustalania stażu pracy. Od 1 stycznia 2026 r. nowe regulacje stosuje się w sektorze publicznym, a od 1 maja 2026 r. również u pozostałych pracodawców.
Do stażu pracy mogą być obecnie wliczane między innymi określone okresy wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych oraz prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, jeżeli spełnione są warunki określone w przepisach.
Nie oznacza to jednak, że wszystkie te okresy powinny być wpisywane do świadectwa pracy. Świadectwo pracy potwierdza informacje dotyczące zakończonego stosunku pracy i zawiera dane określone w przepisach o świadectwie pracy.
Okresy podlegające zaliczeniu do stażu pracy na podstawie nowych przepisów mogą być dokumentowane za pomocą innych dokumentów, zależnie od rodzaju okresu, którego dotyczy wniosek pracownika. W określonych przypadkach znaczenie ma zaświadczenie wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, ale nie jest to jedyny sposób dokumentowania wszystkich okresów uwzględnianych przy ustalaniu stażu pracy.
Dlatego świadectwo pracy nadal jest ważnym dokumentem dotyczącym przebiegu zatrudnienia pracowniczego, ale nie należy traktować go jako dokumentu potwierdzającego wszystkie okresy, które mogą być obecnie zaliczane do stażu pracy.
Świadectwo pracy to dokument, nie laurka
Najprościej mówiąc, świadectwo pracy ma potwierdzać kluczowe informacje dotyczące zakończonego zatrudnienia: kiedy pracownik był zatrudniony, w jakim wymiarze czasu pracy, jaką pracę wykonywał, na jakich stanowiskach pracował, jak zakończył się stosunek pracy oraz z jakich określonych uprawnień pracowniczych korzystał.
Dokument zawiera również informacje potrzebne do ustalenia określonych uprawnień z ubezpieczeń społecznych, a także inne dane wymagane przez przepisy.
Dlatego świadectwo pracy nie jest zwykłym dokumentem na pożegnanie z firmą. Jego treść może mieć znaczenie przy kolejnym zatrudnieniu, ustalaniu uprawnień urlopowych czy dokumentowaniu przebiegu zatrudnienia.
Warto też pamiętać o najważniejszej zasadzie: pracodawca nie może dowolnie kształtować treści świadectwa pracy. Art. 97 Kodeksu pracy wyznacza podstawowe ramy, a przepisy wykonawcze szczegółowo określają informacje, które należy w nim zamieścić.
Jeżeli dokument zawiera błąd, pracownik ma prawo domagać się jego sprostowania w przewidzianym prawem trybie. Jeżeli niewłaściwe świadectwo spowodowało szkodę, w określonych przypadkach może również dochodzić odszkodowania.
UWAGA: Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi on porady prawnej. W celu uzyskania wiążącej interpretacji i oceny Twojej indywidualnej sytuacji, skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem lub radcą prawnym.