Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym przebieg zakończonego zatrudnienia. Znajdują się w nim m.in. informacje o okresie i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowiskach oraz sposobie rozwiązania albo okolicznościach wygaśnięcia stosunku pracy. Dane zawarte w świadectwie mogą być potrzebne pracownikowi przy ustalaniu różnych uprawnień pracowniczych i związanych z ubezpieczeniami społecznymi.
Zasada jest prosta
Jeżeli stosunek pracy się kończy, pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy. Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 97 § 1 Kodeksu pracy dokument powinien zostać wydany w dniu, w którym ustaje stosunek pracy, jeżeli pracodawca nie zamierza nawiązać z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni. Jeżeli z przyczyn obiektywnych nie jest możliwe wydanie dokumentu w tym dniu, pracodawca ma obowiązek przesłać go albo doręczyć w inny sposób w ciągu 7 dni od upływu tego terminu.
Jest jednak wyjątek dotyczący sytuacji, gdy pracownik w ciągu 7 dni zostaje ponownie zatrudniony przez tego samego pracodawcę. Wtedy świadectwo za poprzedni okres zatrudnienia jest wydawane na wniosek pracownika. Wniosek może dotyczyć poprzedniego okresu albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które świadectwo nie zostało wcześniej wydane. Pracodawca ma wtedy 7 dni na wydanie dokumentu.
Najpierw oddaj samochód, potem dostaniesz świadectwo? Nie
Najważniejszy przepis znajduje się w art. 97 § 1³ Kodeksu pracy. Stanowi on, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.
To oznacza, że zakończenie wszystkich innych spraw między stronami nie jest warunkiem otrzymania świadectwa.
Pracodawca może oczywiście oczekiwać zwrotu firmowego sprzętu. Jeżeli pracownik miał do dyspozycji samochód, komputer, telefon, kartę płatniczą czy inne wyposażenie, powinien je zwrócić zgodnie z obowiązującymi zasadami. Jeżeli istnieje spór o pieniądze albo pracodawca uważa, że pracownik powinien naprawić wyrządzoną szkodę, również może dochodzić swoich praw.
Nie może jednak powiedzieć: „Nie wydam ci świadectwa, dopóki nie oddasz telefonu” albo: „Dostaniesz dokument dopiero wtedy, gdy zapłacisz za uszkodzony sprzęt”.
Państwowa Inspekcja Pracy wprost wskazuje jako przykłady rozliczeń, od których nie wolno uzależniać wydania świadectwa pracy, m.in. zwrot telefonu czy samochodu służbowego.
Pracownik nie musi być „na zero”, żeby dostać dokument
W praktyce łatwo pomylić dwie zupełnie różne kwestie.
Pierwsza to wydanie świadectwa pracy. Jest ono obowiązkiem pracodawcy związanym z zakończeniem zatrudnienia.
Druga to rozliczenie wzajemnych zobowiązań. Jeżeli pracownik ma wobec firmy jakiś obowiązek, nie znika on tylko dlatego, że otrzymał świadectwo pracy.
Przykład? Pracownik kończy zatrudnienie i nie zwrócił służbowego laptopa. Firma może domagać się jego zwrotu, a w określonych sytuacjach może dochodzić również odpowiedzialności za szkodę. Nie może jednak zatrzymać świadectwa pracy do czasu rozwiązania tego problemu.
Podobnie będzie w przypadku nierozliczonej zaliczki na delegację. Jeśli pracodawca uważa, że pracownik powinien zwrócić określoną kwotę, może dochodzić jej zapłaty. Nie oznacza to jednak, że może wstrzymać wydanie świadectwa.
Jeszcze inny przypadek to karta paliwowa albo firmowa karta płatnicza. Sam fakt, że pracownik nie oddał jej w dniu zakończenia pracy, nie daje pracodawcy prawa do uzależnienia wydania świadectwa od zwrotu karty.
Dlaczego przepisy są tak jednoznaczne?
Świadectwo pracy nie jest nagrodą za prawidłowe zakończenie współpracy. Nie jest też dokumentem, który pracodawca może wykorzystać do wywierania presji na byłego pracownika.
Jego zadaniem jest potwierdzenie określonych faktów związanych z zatrudnieniem. Dlatego przepisy rozdzielają obowiązek wydania świadectwa od ewentualnych sporów finansowych czy majątkowych między stronami.
To ważne również z punktu widzenia osoby, która właśnie szuka nowej pracy. Brak świadectwa może w niektórych sytuacjach utrudniać wykazanie przebiegu zatrudnienia lub korzystanie z określonych uprawnień. Nie można więc przyjąć zasady, że dokument będzie wydany dopiero wtedy, gdy były pracownik spełni wszystkie oczekiwania pracodawcy.
Co zrobić, gdy pracodawca odmawia wydania świadectwa?
Przede wszystkim, warto poprosić pracodawcę o wydanie dokumentu na piśmie i zachować korespondencję. Jeżeli pracodawca wprost informuje, że świadectwo zostanie wydane dopiero po rozliczeniu, taka wiadomość może być istotnym dowodem.
Pracownik może również zwrócić się o pomoc do Państwowej Inspekcji Pracy. W przypadku niewydania świadectwa pracy w terminie może także wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania dokumentu.
Warto pamiętać, że niewydanie pracownikowi świadectwa pracy w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy przewiduje za takie naruszenie grzywnę od 1000 do 30 000 zł.
To jednak nie oznacza, że każdy spór o świadectwo automatycznie kończy się nałożeniem grzywny. Odpowiedzialność za wykroczenie i ewentualne postępowanie zależą od konkretnych okoliczności sprawy.
A jeśli świadectwo zawiera błędy?
Inną sytuacją jest otrzymanie świadectwa pracy, ale z nieprawidłowymi informacjami. Pracownik nie musi akceptować błędnego dokumentu.
Jeżeli świadectwo zawiera nieprawdziwe lub niepełne dane, pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. Zgodnie z aktualnymi zasadami ma na to 14 dni od otrzymania świadectwa pracy. Jeżeli pracodawca nie uwzględni wniosku, pracownik może w określonym terminie wystąpić do sądu pracy z żądaniem sprostowania dokumentu.
Nie należy więc mylić dwóch sytuacji: braku świadectwa pracy oraz błędnego świadectwa pracy. W obu przypadkach prawo przewiduje środki ochrony, ale są to odrębne problemy.
Pracodawca może dochodzić pieniędzy, ale osobno
Najważniejszy wniosek z art. 97 Kodeksu pracy jest taki: pracodawca nie traci prawa do dochodzenia swoich roszczeń tylko dlatego, że wydał świadectwo pracy.
Jeżeli uważa, że pracownik jest mu coś winien, może dochodzić należności na zasadach przewidzianych prawem. Wydanie świadectwa pracy nie zamyka mu takiej możliwości.
Działa to więc w dwóch niezależnych porządkach. Świadectwo pracy powinno zostać wydane, a ewentualne rozliczenia mogą być prowadzone odrębnie.
To właśnie dlatego zapis art. 97 jest tak istotny. Chroni pracownika przed sytuacją, w której dokument potrzebny po zakończeniu zatrudnienia staje się kartą przetargową w sporze z byłym pracodawcą.
Jedno zdanie, które warto zapamiętać
Jeśli po zakończeniu pracy słyszysz: „Nie dostaniesz świadectwa, dopóki się z nami nie rozliczysz”, poznaj swoje prawa. Art. 97 Kodeksu pracy nie pozostawia tutaj dużego pola do interpretacji: wydania świadectwa pracy nie można uzależniać od wcześniejszego rozliczenia pracownika z pracodawcą.
Zwrot służbowego sprzętu, rozliczenie zaliczki czy spór o odpowiedzialność za szkodę to osobne kwestie. Pracodawca może ich dochodzić, ale nie może wstrzymywać z tego powodu świadectwa pracy. Dla pracownika oznacza to jedno: zakończenie współpracy nie może oznaczać konieczności „wykupienia” prawa do dokumentu potwierdzającego zatrudnienie.
UWAGA: Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi on porady prawnej. W celu uzyskania wiążącej interpretacji i oceny Twojej indywidualnej sytuacji, skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem lub radcą prawnym.