Przegapisz ten szczegół i grozi Ci dyscyplinarka. Co naprawdę jest tajemnicą w pracy?

Art. 100 Kodeksu pracy nakłada na pracowników obowiązek przestrzegania tajemnic określonych w odrębnych przepisach, a za ich naruszenie mogą grozić poważne konsekwencje. Sprawdź, co naprawdę jest tajemnicą, czego nie wolno ujawniać i kiedy prawo przewiduje wyjątki.

Kodeks pracy wymienia podstawowe obowiązki pracownika. Zgodnie z art. 100 § 2 pkt 5 pracownik ma obowiązek przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach.

Kodeks pracy nie tworzy w tym przepisie jednej, uniwersalnej definicji tajemnicy ani nie wskazuje zamkniętego katalogu informacji, których pracownikowi nie wolno ujawniać. Odsyła do innych przepisów, które określają, jakie informacje są chronione, kto jest zobowiązany do zachowania tajemnicy oraz w jakich sytuacjach informację można ujawnić.

Dlatego zakres obowiązku zależy od rodzaju wykonywanej pracy i od przepisów regulujących daną branżę, zawód albo rodzaj informacji.

Trzeba przy tym odróżnić art. 100 § 2 pkt 5 od pkt 4 tego samego przepisu. Art. 100 § 2 pkt 4 nakazuje pracownikowi dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

To dwa powiązane, ale nieidentyczne obowiązki. Pkt 5 dotyczy tajemnic ustanowionych w odrębnych przepisach, natomiast pkt 4 obejmuje również informacje, których ujawnienie może wyrządzić pracodawcy szkodę, niezależnie od tego, czy informacja stanowi ustawowo zdefiniowaną tajemnicę.

Pracownik banku a tajemnica bankowa

Dobrym przykładem jest tajemnica bankowa.

Prawo bankowe zobowiązuje bank, osoby w nim zatrudnione oraz osoby, za pośrednictwem których bank wykonuje czynności bankowe do zachowania tajemnicy bankowej. Obejmuje ona informacje dotyczące czynności bankowej, uzyskane m.in. podczas negocjowania, zawierania i wykonywania umowy.

Wyobraźmy sobie pracownika banku, który w związku z wykonywaniem swoich obowiązków dowiaduje się, że jego sąsiad ma określone zadłużenie, jaki jest stan jego rachunku albo jakie operacje zostały na nim wykonane.

Nie może później opowiadać o tym znajomym przy kawie ani przekazywać takich informacji osobom, które nie są do tego uprawnione.

Nie oznacza to jednak, że tajemnica bankowa jest absolutna. Prawo bankowe przewiduje sytuacje, w których informacje objęte tajemnicą mogą zostać przekazane określonym podmiotom. O tym, czy ujawnienie jest dopuszczalne, nie decyduje więc swobodne uznanie pracownika, lecz konkretna podstawa prawna.

Dane pacjenta. Tajemnica obowiązuje nie tylko lekarza

Podobny mechanizm działa w ochronie zdrowia.

Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta przyznaje pacjentowi prawo do zachowania w tajemnicy przez osoby wykonujące zawód medyczny informacji z nim związanych, uzyskanych w związku z wykonywaniem zawodu medycznego. Szczególne znaczenie mają informacje dotyczące stanu zdrowia.

Lekarz, pielęgniarka czy inna osoba wykonująca zawód medyczny może więc uzyskać w związku z wykonywaniem swoich obowiązków informacje o chorobie pacjenta, wynikach badań czy zastosowanym leczeniu. Sam fakt, że osoba ta poznała informacje w pracy, nie daje jej prawa do przekazywania ich rodzinie, znajomym czy innym osobom.

Zakres obowiązku nie jest jednak identyczny dla każdej osoby zatrudnionej w placówce medycznej. Samo zatrudnienie w szpitalu, przychodni czy innej placówce nie oznacza automatycznie, że każda osoba ma dokładnie taki sam status prawny jak lekarz czy pielęgniarka. W przypadku osób innych niż wykonujące zawód medyczny trzeba ustalić podstawę ich obowiązku zachowania poufności oraz zakres informacji, do których mają dostęp.

Przepisy przewidują także wyjątki od obowiązku zachowania tajemnicy. Informacja może zostać ujawniona w przypadkach określonych ustawą, m.in. gdy wynika to z innych przepisów albo gdy zachodzą przesłanki pozwalające na jej przekazanie innym osobom uczestniczącym w udzielaniu świadczeń zdrowotnych.

Zasadą jest więc nie tyle „nigdy nikomu nie mówić”, ile ujawniać informacje tylko wtedy, gdy istnieje do tego odpowiednia podstawa prawna i tylko w zakresie, w jakim jest to uzasadnione.

Urzędnik i tajemnica skarbowa

Obowiązek poufności ma również duże znaczenie w administracji publicznej.

Ordynacja podatkowa określa, jakie informacje stanowią tajemnicę skarbową, wskazuje osoby zobowiązane do jej przestrzegania oraz reguluje zasady udostępniania informacji objętych tą tajemnicą.

Pracownik należący do ustawowo określonego kręgu osób zobowiązanych do zachowania tajemnicy może w związku z wykonywaniem swoich zadań uzyskać dostęp do informacji dotyczących sytuacji podatkowej konkretnej osoby lub przedsiębiorcy.

Może wiedzieć o zaległościach podatkowych, rozliczeniach czy innych danych znajdujących się w dokumentacji. Nie oznacza to jednak, że może później potraktować te informacje jako swoją prywatną wiedzę i przekazać je osobie postronnej.

Dostęp służbowy do informacji nie oznacza prawa do swobodnego jej wykorzystywania.

Tajemnica przedsiębiorstwa. Czy każda informacja w firmie jest tajna?

A co z pracownikiem zwykłej firmy, która nie jest bankiem, szpitalem ani urzędem?

Tutaj szczególnie ważne jest rozróżnienie między art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy a ustawową tajemnicą przedsiębiorstwa.

Art. 100 § 2 pkt 4 nakazuje pracownikowi zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Jest to obowiązek wynikający bezpośrednio z Kodeksu pracy.

Niezależnie od tego określone informacje mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Chodzi m.in. o informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są dla nich łatwo dostępne, jeżeli uprawniony podjął przy zachowaniu należytej staranności działania w celu utrzymania ich w poufności.

Przykład? Firma opracowuje nowy komponent, a pracownik działu technologicznego poznaje jego szczegóły konstrukcyjne przed premierą. Przekazanie dokumentacji konkurencyjnej firmie albo opublikowanie jej w internecie może naruszać ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa.

Podobnie może być z poufnymi warunkami współpracy z kluczowym kontrahentem, niepubliczną dokumentacją technologiczną czy określonymi informacjami organizacyjnymi posiadającymi wartość gospodarczą.

Trzeba jednak uważać na częsty błąd: nie każda informacja, którą pracodawca określi jako „tajną”, automatycznie staje się tajemnicą przedsiębiorstwa.

Ustawa przewiduje konkretne przesłanki, które muszą być spełnione.

Jednocześnie ochrona wynikająca z art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy może obejmować szerszą kategorię informacji pracodawcy. Nie każda informacja chroniona przez ten przepis musi więc jednocześnie spełniać wszystkie przesłanki ustawowej tajemnicy przedsiębiorstwa.

Z drugiej strony tajemnica przedsiębiorstwa jest szczególną kategorią informacji chronioną dodatkowo na podstawie odrębnej ustawy. Dlatego w konkretnym przypadku mogą mieć znaczenie oba reżimy ochrony.

Tajemnica adwokacka. Czy obejmuje pracowników kancelarii?

Szczególny charakter ma tajemnica zawodowa adwokata.

Prawo o adwokaturze stanowi, że adwokat ma obowiązek zachować w tajemnicy wszystko, o czym dowiedział się w związku z udzielaniem pomocy prawnej. Obowiązek ten nie jest ograniczony w czasie.

W kancelarii z informacjami dotyczącymi klienta mogą mieć jednak kontakt również osoby wykonujące zadania organizacyjne, administracyjne czy techniczne.

Nie należy automatycznie utożsamiać ich statusu prawnego ze statusem adwokata. W przypadku takich osób podstawę obowiązku poufności trzeba ustalać na podstawie właściwych przepisów, charakteru wykonywanych czynności, stosunku prawnego oraz obowiązujących w kancelarii zasad.

Z praktycznego punktu widzenia zasada pozostaje jednak prosta: osoba, która otrzymała dostęp do informacji klienta w związku z wykonywanymi zadaniami, nie może traktować ich jak materiału do prywatnych rozmów.

Informacje niejawne. Samo uprawnienie nie daje dostępu do wszystkiego

Kolejnym przykładem są informacje niejawne.

Ustawa o ochronie informacji niejawnych określa zasady dostępu do takich informacji i ich ochrony. Co do zasady informacje niejawne mogą być udostępnione wyłącznie osobie dającej rękojmię zachowania tajemnicy i tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania pracy, służby albo powierzonych czynności.

Ma to praktyczne znaczenie. Nawet osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia nie uzyskuje automatycznie prawa do poznania wszystkich informacji niejawnych znajdujących się w danej jednostce czy przedsiębiorstwie.

Liczy się również zasada niezbędności dostępu: pracownik powinien mieć dostęp tylko do informacji potrzebnych do wykonywania konkretnego zadania.

Regulacje dotyczące informacji niejawnych mogą mieć znaczenie zarówno w administracji publicznej, jak i w przedsiębiorstwach realizujących określone zadania lub umowy związane z takimi informacjami.

Czy pracownik musi podpisać klauzulę poufności?

Nie.

Obowiązek wynikający z art. 100 § 2 pkt 5 Kodeksu pracy nie powstaje dopiero w chwili podpisania przez pracownika dodatkowej umowy o zachowaniu poufności.

Jeżeli konkretny przepis nakłada na daną osobę obowiązek zachowania określonej tajemnicy, źródłem tego obowiązku jest właśnie ten przepis. Art. 100 § 2 pkt 5 Kodeksu pracy wskazuje natomiast, że przestrzeganie takiej tajemnicy należy do podstawowych obowiązków pracownika.

Umowa o poufności, regulamin pracy, procedura bezpieczeństwa informacji czy inne wewnętrzne zasady mogą doprecyzowywać sposób postępowania z informacjami, a w określonych granicach również nakładać dodatkowe obowiązki. Nie zastępują jednak ustawowego obowiązku zachowania tajemnicy, jeżeli taki obowiązek wynika już z przepisów prawa.

Co grozi za ujawnienie tajemnicy?

Naruszenie obowiązku zachowania tajemnicy może mieć poważne konsekwencje.

W zależności od rodzaju informacji, podstawy prawnej i okoliczności konkretnego przypadku może chodzić o odpowiedzialność:

* pracowniczą,

* cywilną,

* a w niektórych sytuacjach również karną.

Znaczenie ma więc nie tylko ujawnienie informacji, ale także to, jaka informacja została ujawniona, komu, w jakich okolicznościach i z naruszeniem jakiego przepisu.

Dlatego pracownik powinien wiedzieć, jakie informacje są objęte szczególną ochroną, kto może mieć do nich dostęp i kiedy ich przekazanie jest prawnie dopuszczalne.

Argument „powiedziałem to tylko jednej osobie” nie rozwiązuje problemu, jeżeli dana osoba nie była uprawniona do otrzymania informacji.

Tajemnica w pracy nie oznacza zakazu mówienia o swojej pracy

Art. 100 § 2 pkt 5 Kodeksu pracy nie oznacza, że pracownik musi milczeć na temat wszystkiego, co robi zawodowo.

Przepis dotyczy tajemnic określonych w odrębnych przepisach. Nie każda informacja służbowa jest więc z tego powodu ustawowo chronioną tajemnicą.

Jednocześnie w przypadku informacji chronionych prawem pracownik nie może samodzielnie decydować, że „tym razem można zrobić wyjątek”. Jeżeli przepisy określają, komu i na jakich zasadach informację wolno przekazać, trzeba stosować właśnie te zasady.

Najprościej można ująć to tak:

pracownik może wiedzieć więcej właśnie dlatego, że wykonuje określoną pracę. Służbowy dostęp do informacji nie daje mu jednak prawa do swobodnego jej rozpowszechniania.

I właśnie temu służy art. 100 § 2 pkt 5 Kodeksu pracy. Przypomina, że jeżeli odrębne przepisy chronią określoną tajemnicę, pracownik ma obowiązek tej ochrony przestrzegać również w ramach swojego zatrudnienia.