1. Lexlege
  2. System informacji prawnej
  3. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce
  4. DZIAŁ X. Systemy informatyczne szkolnictwa wyższego i nauki

Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce

Stan prawny aktualny na dzień: 

Dz.U.2024.0.1571.t.j. - Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce

Przejdź do
Wersje aktu
Ucz się z ArslegePobierz PDF

Wersja obowiązująca

DZIAŁ X. Systemy informatyczne szkolnictwa wyższego i nauki

Art.  342. Zintegrowany system informacji o szkolnictwie wyższym i nauce pol-on (system pol-on)

  • 1. Minister prowadzi Zintegrowany System Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on, zwany dalej „Systemem POL-on”.
  • 2. System POL-on jest systemem teleinformatycznym w rozumieniu art. 3  pkt 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 307 i 1222).
  • 3. System POL-on obejmuje następujące bazy danych:
    • 1) wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu;
    • 1a) wykaz cudzoziemców przyjętych na studia i do szkół doktorskich, zwany dalej wykazem cudzoziemców
    • 2) wykaz studentów;
    • 3) wykaz osób ubiegających się o stopień doktora;
    • 4) wykaz instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki;
    • 5) repozytorium pisemnych prac dyplomowych;
    • 6) bazę dokumentów w postępowaniach awansowych;
    • 7) bazę osób upoważnionych do podpisywania dokumentów;
    • 8) bazę dokumentów planistyczno-sprawozdawczych;
    • 9) repozytorium dyplomów elektronicznych.
  • 4. Dane w Systemie POL-on są przetwarzane w celu wykonywania zadań związanych z ustalaniem i realizacją polityki naukowej państwa, przeprowadzaniem ewaluacji jakości kształcenia, ewaluacji szkół doktorskich i ewaluacji jakości działalności naukowej, prowadzeniem postępowań w sprawie nadania stopnia doktora, stopnia doktora habilitowanego i tytułu profesora, ustalaniem wysokości subwencji i dotacji, nadzorem nad systemem szkolnictwa wyższego i nauki, realizacją zadań przez NAWA, NCBiR oraz NCN.
  • 5. Dane zawarte w Systemie POL-on w zakresie, o którym mowa w art. 26b  ust. 13 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe, są przekazywane przez ministra ministrowi właściwemu do spraw oświaty i wychowania w celu prowadzenia monitoringu karier absolwentów, o którym mowa w art. 26b  ust. 1 tej ustawy.

Art.  343. Wykaz nauczycieli akademickich i osób prowadzących zajęcia lub działalność naukową

  • 1. Wykaz nauczycieli akademickich, innych osób prowadzących zajęcia, osób prowadzących działalność naukową oraz osób biorących udział w jej prowadzeniu obejmuje:
    • 1) imiona i nazwisko;
    • 2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało;
    • 3) elektroniczny identyfikator naukowca zgodny z międzynarodowymi standardami – w przypadku nauczycieli akademickich zatrudnionych na stanowiskach pracowników badawczych lub badawczo-dydaktycznych i osób prowadzących działalność naukową;
    • 4) obywatelstwo;
    • 5) nazwę państwa urodzenia – w przypadku cudzoziemców;
    • 6) rok urodzenia;
    • 7) płeć;
    • 8) informacje o tytule zawodowym, stopniu doktora, stopniu doktora habilitowanego, uprawnieniach równoważnych z uprawnieniami doktora habilitowanego lub tytule profesora albo równoważnym tytule zawodowym lub stopniu uzyskanym za granicą;
    • 9) informacje o zajęciach prowadzonych w ramach poszczególnych programów studiów;
    • 10) dziedzinę i dyscyplinę, wskazaną w oświadczeniu, o którym mowa w ust. 7;
    • 11) informacje o zaliczeniu do liczby pracowników, o której mowa w art. 265  ust. 4;
    • 12) informacje o podmiocie i dyscyplinach, o których mowa w art. 265  ust. 13;
    • 13) informacje o podstawowym miejscu pracy i miejscu dodatkowego zatrudnienia;
    • 14) informacje o stanowisku pracy;
    • 15) informacje o wymiarze czasu pracy;
    • 16) informacje o czasie pracy związanej z prowadzeniem działalności naukowej w poszczególnych dyscyplinach;
    • 17) informacje o kompetencjach i doświadczeniu pozwalających na prawidłową realizację zajęć w ramach programu studiów – w przypadku innych osób prowadzących zajęcia;
    • 18) informacje o szkole doktorskiej, w której dana osoba prowadzi kształcenie;
    • 19) informacje o pełnionych funkcjach kierowniczych w uczelni;
    • 20) informacje o prawomocnym orzeczeniu kary dyscyplinarnej, o której mowa w art. 276  ust. 1 pkt 4–8, oraz o prawomocnym orzeczeniu, o którym mowa w art. 180  ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny wykonawczy (Dz. U. z 2024 r. poz. 706);
    • 21) informacje o osiągnięciach naukowych i artystycznych.
  • 2. Dane, o których mowa w ust. 1 oraz w przepisach wydanych na podstawie art. 353  w tym zakresie, wprowadzają do Systemu POL-on:
    • 1) rektorzy;
    • 2) dyrektorzy instytutów PAN – z wyłączeniem danych, o których mowa w ust. 1 pkt 9, 13, 17, 19 i 20;
    • 3) dyrektorzy instytutów badawczych – z wyłączeniem danych, o których mowa w ust. 1 pkt 9, 13, 17, 19 i 20;
    • 4) dyrektorzy instytutów międzynarodowych – z wyłączeniem danych, o których mowa w ust. 1 pkt 9, 13, 17, 19 i 20;
    • 4a) Prezes Centrum Łukasiewicz i dyrektorzy instytutów Sieci Łukasiewicz – z wyłączeniem danych, o których mowa w ust. 1 pkt 9, 11–13, 16, 17, 19 i 20;
    • 5) rektorzy uczelni prowadzonych przez kościoły i inne związki wyznaniowe otrzymujących subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa;
    • 6) osoby kierujące podmiotami, o których mowa w art. 7  ust. 1 pkt 7 i 8, posiadającymi siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – z wyłączeniem danych, o których mowa w ust. 1 pkt 9, 13 i 17–20.
  • 3. Przewodniczący RDN wprowadza do Systemu POL-on informację o utracie tytułu profesora.
  • 4. Dane, o których mowa w ust. 1 pkt 20, wprowadzają do Systemu POL-on rektorzy, a w przypadku gdy w dniu uprawomocnienia się orzeczenia kary dyscyplinarnej nauczyciel akademicki nie jest zatrudniony w uczelni, w której zostało wszczęte postępowanie dyscyplinarne – minister.
  • 5. Dostęp do danych zawartych w wykazie przysługuje:
    • 1) ministrowi, ministrom nadzorującym uczelnie, RDN, PKA, KEN, NAWA, NCBiR oraz NCN;
    • 2) rektorom, Prezesowi PAN, dyrektorom instytutów PAN, dyrektorom instytutów badawczych, dyrektorom instytutów międzynarodowych, Prezesowi Centrum Łukasiewicz, dyrektorom instytutów Sieci Łukasiewicz, dyrektorowi CMKP, rektorom uczelni prowadzonych przez kościoły i inne związki wyznaniowe otrzymujących subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa oraz osobom kierującym podmiotami, o których mowa w art. 7  ust. 1 pkt 7 i 8, posiadającymi siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – w zakresie danych dotyczących nauczycieli akademickich lub innych osób prowadzących zajęcia lub działalność naukową, zatrudnionych w kierowanych przez nich podmiotach;
    • 3) rektorom oraz rektorom uczelni prowadzonych przez kościoły i inne związki wyznaniowe otrzymujących subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa – w zakresie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 20 w zakresie informacji o prawomocnym orzeczeniu, o którym mowa w art. 180  ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny wykonawczy;
    • 4) innym podmiotom, jeżeli inne ustawy tak stanowią;
    • 5) osobom, których dane gromadzone w wykazie dotyczą – w zakresie danych na temat własnej osoby.
  • 6. W celu upowszechniania wyników działalności naukowej dane, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 3, 8, 10, 13, 18, 19, 20 w zakresie informacji o prawomocnym orzeczeniu kary dyscyplinarnej i pkt 21, są powszechnie dostępne.
  • 7. Osoba prowadząca działalność naukową i osoba biorąca udział w prowadzeniu działalności naukowej nie częściej niż raz na 2 lata składa rektorowi, dyrektorowi instytutu PAN, dyrektorowi instytutu badawczego, dyrektorowi instytutu międzynarodowego, dyrektorowi CMKP lub osobie kierującej podmiotem, o którym mowa w art. 7  ust. 1 pkt 8, oświadczenie o dziedzinie i dyscyplinie, którą reprezentuje.
  • 7a. W przypadku:
    • 1) zmiany w klasyfikacji dziedzin i dyscyplin polegającej na zmianie:
      • a) nazwy dyscypliny,
      • b) przyporządkowania dyscypliny do dziedziny – osoba prowadząca działalność naukową i osoba biorąca udział w prowadzeniu działalności naukowej składa oświadczenie, o którym mowa w ust. 7, w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie przepisów wydanych na podstawie art. 5  ust. 3, na mocy których zmiany te nastąpiły;
    • 2) wyodrębnienia w klasyfikacji dziedzin i dyscyplin nowej dyscypliny osoba prowadząca działalność naukową i osoba biorąca udział w prowadzeniu działalności naukowej może złożyć oświadczenie, o którym mowa w ust. 7, bez zachowania terminu określonego w tym przepisie;
    • 3) włączenia dyscypliny do innej dyscypliny albo do innych dyscyplin osoba prowadząca działalność naukową i osoba biorąca udział w prowadzeniu działalności naukowej składa oświadczenie, o którym mowa w ust. 7, w którym wskazuje dyscyplinę albo 1 z dyscyplin wskazanych przez RDN zgodnie z art. 5  ust. 4 pkt 3, w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie przepisów wydanych na podstawie art. 5  ust. 3, na mocy których dyscyplina została włączona do innej dyscypliny albo do innych dyscyplin.
  • 8. Osoba, o której mowa w ust. 7, może reprezentować łącznie nie więcej niż 2 dyscypliny we wszystkich podmiotach, w których jest zatrudniona.
  • 9. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 7, składa się, biorąc pod uwagę:
    • 1) ostatnio uzyskany stopień naukowy, stopień w zakresie sztuki lub tytuł profesora lub
    • 2) aktualny dorobek naukowy lub artystyczny.
  • 10. Nowo zatrudniony pracownik składa oświadczenie, o którym mowa w ust. 7, w terminie 14 dni od dnia zatrudnienia, jednak nie później niż do dnia 31 grudnia roku, w którym został zatrudniony.
  • 11. (uchylony)

Art.  343a. Zakres danych w wykazie cudzoziemców przyjętych na studia lub do szkoły doktorskiej

  • 1. Wykaz cudzoziemców obejmuje następujące dane dotyczące cudzoziemca przyjętego na studia lub do szkoły doktorskiej:
    • 1) imiona i nazwisko;
    • 2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało;
    • 3) obywatelstwo (obywatelstwa);
    • 4) nazwę państwa urodzenia;
    • 5) informacje o przyjęciu na studia lub do szkoły doktorskiej:
      • a) datę wpisania na listę studentów lub listę doktorantów,
      • b) datę złożenia ślubowania,
      • c) datę skreślenia z listy studentów lub listy doktorantów;
    • 6) informacje o posiadaniu Karty Polaka:
      • a) datę ważności,
      • b) numer;
    • 7) rok urodzenia;
    • 8) płeć.
  • 2. Dane, o których mowa w ust. 1, wprowadzają na bieżąco do Systemu POL-on rektorzy, rektorzy uczelni prowadzonych przez kościoły i inne związki wyznaniowe otrzymujących subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa, dyrektorzy instytutów PAN, dyrektorzy instytutów badawczych, dyrektorzy instytutów międzynarodowych oraz dyrektor CMKP.
  • 3. Dostęp do danych zawartych w wykazie cudzoziemców przysługuje:
    • 1) ministrowi, ministrom nadzorującym uczelnie, PKA oraz NAWA;
    • 2) rektorom oraz rektorom uczelni prowadzonych przez kościoły i inne związki wyznaniowe otrzymujących subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa, dyrektorom instytutów PAN, dyrektorom instytutów badawczych, dyrektorom instytutów międzynarodowych oraz dyrektorowi CMKP – w zakresie danych dotyczących cudzoziemców przyjętych na studia i do szkół doktorskich w kierowanych przez nich podmiotach;
    • 3) ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych oraz konsulom – w celu prowadzenia postępowań w sprawie wydania, cofnięcia lub unieważnienia wizy krajowej wydanej w celu odbycia studiów pierwszego stopnia, studiów drugiego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich albo kształcenia się w szkole doktorskiej, z adnotacją student
    • 4) wojewodom – w celu prowadzenia postępowań w sprawie udzielenia lub cofnięcia zezwolenia na pobyt czasowy;
    • 5) Szefowi Urzędu do Spraw Cudzoziemców – w celu prowadzenia postępowań w sprawie udzielenia lub cofnięcia zezwolenia na pobyt czasowy, w sprawie sprzeciwu, w przypadku, o którym mowa w art. 149b  ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, i konsultacji zgodnie z art 68–71 tej ustawy;
    • 6) Komendantowi Głównemu Straży Granicznej oraz komendantom oddziałów Straży Granicznej i komendantom placówek Straży Granicznej – w celu realizacji ich zadań, w szczególności określonych w art. 1  ust. 2 pkt 2a ustawy z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 915, z późn. zm.);
    • 7) innym podmiotom, jeżeli inne ustawy tak stanowią;
    • 8) osobom, których dane gromadzone w wykazie cudzoziemców dotyczą – w zakresie danych na temat własnej osoby.
  • 4. Danych osobowych objętych wykazem cudzoziemców nie udostępnia się.
  • 5. Wykaz cudzoziemców nie obejmuje osób będących kandydatami na żołnierzy lub żołnierzami.

Art.  344. Wykaz studentów

  • 1. Wykaz studentów obejmuje:
    • 1) imiona i nazwisko;
    • 2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało;
    • 3) obywatelstwo;
    • 4) w przypadku cudzoziemców:
      • a) nazwę państwa urodzenia,
      • b) informacje o przyjęciu na studia i ich odbywaniu,
      • c) informacje o posiadaniu Karty Polaka;
    • 5) rok urodzenia;
    • 6) płeć;
    • 7) miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów: wieś lub miasto;
    • 8) liczbę punktów ECTS uzyskanych przez studenta na studiach na każdym kierunku, poziomie i profilu;
    • 9) liczbę punktów ECTS, która w wyniku potwierdzenia efektów uczenia się została zaliczona studentowi do danego programu studiów na określonym kierunku, poziomie i profilu;
    • 10) rodzaj przyznanych świadczeń, o których mowa w art. 86  ust. 1 pkt 1–4;
    • 11) informację o przyznaniu stypendium ministra;
    • 12) numer dyplomu ukończenia studiów na określonym kierunku, poziomie i profilu;
    • 13) datę rozpoczęcia studiów, datę ich ukończenia i nazwę uzyskanego tytułu zawodowego albo datę skreślenia z listy studentów.
  • 2. Dane, o których mowa w ust. 1 oraz w przepisach wydanych na podstawie art. 353  w tym zakresie, wprowadzają do Systemu POL-on rektorzy oraz rektorzy uczelni prowadzonych przez kościoły i inne związki wyznaniowe otrzymujących subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa.
  • 3. Dostęp do danych zawartych w wykazie przysługuje:
    • 1) ministrowi, ministrom nadzorującym uczelnie, PKA oraz NAWA;
    • 2) rektorom oraz rektorom uczelni prowadzonych przez kościoły i inne związki wyznaniowe otrzymujących subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa – w zakresie danych dotyczących studentów kształcących się w kierowanych przez nich uczelniach;
    • 2a) ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych oraz konsulom – w celu prowadzenia postępowań w sprawie wydania, cofnięcia lub unieważnienia wizy krajowej wydanej w celu odbycia studiów pierwszego stopnia, studiów drugiego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich, z adnotacją student” – w zakresie danych, o których mowa w ust. 1;
    • 3) ministrowi właściwemu do spraw rodziny w celu:
      • a) umożliwienia organom właściwym i wojewodom weryfikacji prawa do świadczeń rodzinnych, o których mowa w ustawie z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego, o których mowa w ustawie z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2023 r. poz. 1993),
      • b) monitorowania sposobu realizacji świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego przez organy właściwe lub wojewodów – w zakresie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2 i 13;
    • 3a) ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych w celu realizacji ustawowych zadań przez Krajową Administrację Skarbową – w zakresie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2, 5 i 13 z wyjątkiem nazwy uzyskanego tytułu zawodowego;
    • 4) wójtom, burmistrzom i prezydentom miast w celu weryfikacji prawa do Karty Dużej Rodziny – w zakresie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2 i 13;
    • 4a) wojewodom – w celu prowadzenia postępowań w sprawie udzielenia lub cofnięcia zezwolenia na pobyt czasowy – w zakresie danych, o których mowa w ust. 1;
    • 4b) Szefowi Urzędu do Spraw Cudzoziemców – w celu prowadzenia postępowań w sprawie udzielenia lub cofnięcia zezwolenia na pobyt czasowy, w sprawie sprzeciwu, w przypadku, o którym mowa w art. 149b  ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, i konsultacji zgodnie z art 68–71 tej ustawy – w zakresie danych, o których mowa w ust. 1;
    • 4c) Komendantowi Głównemu Straży Granicznej oraz komendantom oddziałów Straży Granicznej i komendantom placówek Straży Granicznej – w celu realizacji ich zadań, w szczególności określonych w art. 1  ust. 2 pkt 2a ustawy z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej – w zakresie danych, o których mowa w ust. 1;
    • 4d) instytucjom kredytującym i bankom, o których mowa w art. 103a  ust. 2 – w celu weryfikacji statusu studenta przy zawieraniu i obsłudze umowy kredytu studenckiego, umowy kredytu na studia medyczne albo umowy o inny kredyt na studia przyznawany przez instytucje kredytujące na warunkach określonych przez te instytucje studentom, których wysokość miesięcznego dochodu na osobę w rodzinie przekracza wysokość uprawniającą do otrzymania kredytu studenckiego ogłoszoną na podstawie art. 98  ust. 4 – w zakresie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2, 8, 9 i 13;
    • 4e) prezesom sądów – w celu weryfikacji statusu studenta w czasie trwania umowy o pracę z asystentem sędziego zatrudnionym na stanowisku młodszego asystenta sędziego – w zakresie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2 i 13;
    • 5) innym podmiotom, jeżeli inne ustawy tak stanowią;
    • 6) osobom, których dane gromadzone w wykazie dotyczą – w zakresie danych na temat własnej osoby.
  • 4. Danych osobowych objętych wykazem nie udostępnia się.
  • 5. Wykaz nie obejmuje studentów uczelni wojskowych będących żołnierzami.

Art.  345. Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora

  • 1. Wykaz osób ubiegających się o stopień doktora obejmuje:
    • 1) imiona i nazwisko;
    • 2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało;
    • 3) elektroniczny identyfikator naukowca zgodny z międzynarodowymi standardami;
    • 4) obywatelstwo;
    • 5) informację o trybie przygotowywania rozprawy doktorskiej, o którym mowa w art. 197 ;
    • 6) informację o szkole doktorskiej – w przypadku doktorantów;
    • 7) w przypadku cudzoziemców:
      • a) nazwę państwa urodzenia,
      • b) informacje o przyjęciu do szkoły doktorskiej i odbywaniu w niej kształcenia,
      • c) informacje o posiadaniu Karty Polaka;
    • 8) rok urodzenia;
    • 9) płeć;
    • 10) informację o wysokości stypendium doktoranckiego;
    • 11) informację o zwiększeniu stypendium doktoranckiego, o którym mowa w art. 209  ust. 7;
    • 12) dyscyplinę lub dyscypliny albo dziedzinę, w których jest przygotowywana rozprawa doktorska;
    • 13) informacje o nadaniu stopnia doktora;
    • 14) datę rozpoczęcia kształcenia w szkole doktorskiej, datę i okres zawieszenia, datę ukończenia kształcenia w szkole doktorskiej albo datę skreślenia z listy doktorantów;
    • 15) informacje o ocenie śródokresowej;
    • 16) informacje o osiągnięciach naukowych i artystycznych;
    • 17) imiona i nazwisko promotora oraz numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, oraz miejsce zatrudnienia.
    • 18) (uchylony)
  • 2. Dane, o których mowa w ust. 1 oraz w przepisach wydanych na podstawie art. 353  w tym zakresie, wprowadzają do Systemu POL-on rektorzy, rektorzy uczelni prowadzonych przez kościoły i inne związki wyznaniowe, dyrektorzy instytutów PAN, dyrektorzy instytutów badawczych, dyrektorzy instytutów międzynarodowych i dyrektor CMKP.
  • 3. Dostęp do danych zawartych w wykazie przysługuje:
    • 1) ministrowi, ministrom nadzorującym uczelnie, ministrowi nadzorującemu CMKP, RDN, KEN, NAWA, NCN, NCBiR oraz Prezesowi PAN;
    • 2) rektorom, rektorom uczelni prowadzonych przez kościoły i inne związki wyznaniowe, dyrektorom instytutów PAN, dyrektorom instytutów badawczych, dyrektorom instytutów międzynarodowych oraz dyrektorowi CMKP – w zakresie danych dotyczących osób ubiegających się o stopień doktora w kierowanych przez nich jednostkach;
    • 2a) ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych oraz konsulom – w celu prowadzenia postępowań w sprawie wydania, cofnięcia lub unieważnienia wizy krajowej wydanej w celu kształcenia się w szkole doktorskiej, z adnotacją student” – w zakresie danych, o których mowa w ust. 1;
    • 3) ministrowi właściwemu do spraw rodziny w celu:
      • a) umożliwienia organom właściwym i wojewodom weryfikacji prawa do świadczeń rodzinnych, o których mowa w ustawie z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego, o których mowa w ustawie z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów,
      • b) monitorowania sposobu realizacji świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego przez organy właściwe lub wojewodów – w zakresie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2, 6 i 14;
    • 3a) ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych w celu realizacji ustawowych zadań przez Krajową Administrację Skarbową – w zakresie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2, 8 i 14;
    • 4) wójtom, burmistrzom i prezydentom miast w celu weryfikacji prawa do Karty Dużej Rodziny – w zakresie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2, 6 i 14;
    • 4a) wojewodom – w celu prowadzenia postępowań w sprawie udzielenia lub cofnięcia zezwolenia na pobyt czasowy – w zakresie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2, 4, 6–11, 13 i 14;
    • 4b) Szefowi Urzędu do Spraw Cudzoziemców – w celu prowadzenia postępowań w sprawie udzielenia lub cofnięcia zezwolenia na pobyt czasowy, w sprawie sprzeciwu, w przypadku, o którym mowa w art. 149b ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach, i konsultacji zgodnie z art. 68 –71 tej ustawy – w zakresie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2, 4, 6–11, 13 i 14;
    • 4c) Komendantowi Głównemu Straży Granicznej oraz komendantom oddziałów Straży Granicznej i komendantom placówek Straży Granicznej – w celu realizacji ich zadań, w szczególności określonych w art. 1  ust. 2 pkt 2a ustawy z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej – w zakresie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2, 4, 6–11, 13 i 14;
    • 4d) instytucjom kredytującym – w celu weryfikacji statusu doktoranta przy zawieraniu i obsłudze umowy kredytu studenckiego albo umowy o inny kredyt na kształcenie w szkole doktorskiej przyznawany przez instytucje kredytujące na warunkach określonych przez te instytucje doktorantom, których wysokość miesięcznego dochodu na osobę w rodzinie przekracza wysokość uprawniającą do otrzymania kredytu studenckiego ogłoszoną na podstawie art. 98  ust. 4 – w zakresie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2, 6 i 14;
    • 5) innym podmiotom, jeżeli inne ustawy tak stanowią;
    • 6) osobom, których dane gromadzone w wykazie dotyczą – w zakresie danych na temat własnej osoby.
  • 4. W celu upowszechniania wyników działalności naukowej dane, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 3, 12, 13 i 16, są powszechnie dostępne.
  • 5. Wykaz nie obejmuje osób będących żołnierzami.

Art.  346. Wykaz instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki

  • 1. Wykaz instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki dotyczy podmiotów, o których mowa w art. 7  ust. 1 pkt 1, 2 i 4–8, i obejmuje informacje o:
    • 1) danych identyfikacyjnych podmiotu;
    • 2) imionach i nazwisku osoby kierującej podmiotem;
    • 3) prowadzeniu działalności poza siedzibą;
    • 4) posiadanych kategoriach naukowych;
    • 5) działalności naukowej;
    • 6) pozwoleniach na utworzenie studiów;
    • 7) prowadzonych studiach;
    • 8) opłatach pobieranych od studentów;
    • 9) prowadzonym kształceniu specjalistycznym;
    • 10) współczynnikach kosztochłonności;
    • 11) prowadzonych szkołach doktorskich;
    • 12) organach nadających stopnie naukowe i stopnie w zakresie sztuki – w przypadku uczelni;
    • 13) aparaturze naukowo-badawczej i infrastrukturze informatycznej, o wartości przekraczającej 500 000 zł;
    • 14) inwestycjach o wartości przekraczającej 100 000 zł;
    • 15) nakładach na badania naukowe i prace rozwojowe;
    • 16) źródłach pochodzenia środków i wynikach finansowych;
    • 17) przychodach z tytułu komercjalizacji wyników działalności naukowej lub know-how związanego z tymi wynikami.
  • 2. Wykaz obejmuje również ewidencję uczelni niepublicznych.
  • 3. W wykazie minister przypisuje uczelni indywidualny trzycyfrowy numer na potrzeby potwierdzania ważności legitymacji studenckich.
  • 4. Dane, o których mowa w ust. 1 pkt 1–9 i 11–17 oraz w przepisach wydanych na podstawie art. 353  w tym zakresie, wprowadzają do Systemu POL-on rektorzy, dyrektorzy instytutów PAN, dyrektorzy instytutów badawczych, dyrektorzy instytutów międzynarodowych oraz osoby kierujące podmiotami, o których mowa w art. 7  ust. 1 pkt 7 i 8, posiadającymi siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
  • 4a. Dane, o których mowa w ust. 1 pkt 1–3, 5 i 13–17 oraz w przepisach wydanych na podstawie art. 353  w tym zakresie, wprowadzają do Systemu POL-on Prezes Centrum Łukasiewicz i dyrektorzy instytutów Sieci Łukasiewicz.
  • 4b. Dane, o których mowa w ust. 1 pkt 1–5 i 9–17 oraz w przepisach wydanych na podstawie art. 353  w tym zakresie, wprowadza do Systemu POL-on dyrektor CMKP.
  • 5. Dane, o których mowa w ust. 1 pkt 10 oraz w przepisach wydanych na podstawie art. 353  w tym zakresie, wprowadza do Systemu POL-on minister.
  • 6. Dane, o których mowa w ust. 1 pkt 1–14 i ust. 3, są powszechnie dostępne.
  • 7. Dostęp do danych, o których mowa w ust. 1 pkt 15–17, przysługuje:
    • 1) ministrowi, ministrowi nadzorującemu uczelnię lub podmiot, o którym mowa w art. 7  ust. 1 pkt 5, 6c i 8, KEN, NCBiR i Prezesowi Głównego Urzędu Statystycznego;
    • 1a) ministrowi właściwemu do spraw gospodarki – w zakresie danych dotyczących Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz;
    • 2) osobie kierującej podmiotem, o którym mowa w art. 7  ust. 1 pkt 1, 2 i 4–8 – w zakresie danych dotyczących tego podmiotu.

Art.  347. Repozytorium pisemnych prac dyplomowych

  • 1. Repozytorium pisemnych prac dyplomowych obejmuje:
    • 1) tytuł i treść pracy dyplomowej;
    • 2) imiona i nazwisko autora pracy dyplomowej;
    • 3) numer PESEL autora pracy dyplomowej, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało;
    • 4) imiona i nazwisko promotora pracy dyplomowej, numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało;
    • 5) imiona i nazwisko recenzenta pracy dyplomowej, numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało;
    • 6) nazwę uczelni;
    • 7) datę zdania egzaminu dyplomowego;
    • 8) kierunek, poziom i profil studiów.
  • 2. W repozytorium nie zamieszcza się prac zawierających informacje podlegające ochronie na podstawie przepisów o ochronie informacji niejawnych.
  • 3. Dane, o których mowa w ust. 1, wprowadzają do repozytorium rektorzy.
  • 4. Rektor wprowadza treść pracy dyplomowej do repozytorium niezwłocznie po zdaniu przez studenta egzaminu dyplomowego.
  • 5. Dostęp do danych, o których mowa w ust. 1, przysługuje promotorowi pracy dyplomowej oraz PKA, a także ministrowi w zakresie niezbędnym do prawidłowego utrzymania i rozwoju repozytorium oraz systemów informatycznych współpracujących z tym repozytorium.

Art.  347a. Repozytorium dyplomów elektronicznych

  • 1. Repozytorium dyplomów elektronicznych służy do:
    • 1) obsługi procesu wydawania w postaci elektronicznej dyplomów ukończenia studiów wraz z suplementami do dyplomów oraz dyplomów doktorskich i dyplomów habilitacyjnych, a także odpisów tych dokumentów w językach obcych;
    • 2) gromadzenia, udostępniania i weryfikacji dyplomów ukończenia studiów wraz z suplementami do dyplomów oraz dyplomów doktorskich i dyplomów habilitacyjnych, a także odpisów tych dokumentów w językach obcych, objętych obowiązkiem rejestracji w repozytorium, w sposób zapewniający integralność i autentyczność tych dokumentów;
    • 3) uwierzytelniania dyplomów ukończenia studiów, suplementów do dyplomów, dyplomów doktorskich i dyplomów habilitacyjnych oraz odpisów tych dokumentów w językach obcych, wydanych w postaci elektronicznej.
  • 2. W repozytorium dyplomów elektronicznych są gromadzone:
    • 1) dyplomy ukończenia studiów i ich odpisy w językach obcych oraz suplementy do dyplomów i ich odpisy w języku angielskim, wydane na podstawie art. 77  ust. 2–2b, a także numery PESEL osób, które ukończyły studia, a w przypadku braku tych numerów – numery dokumentów tożsamości tych osób oraz nazwy państw, które je wydały;
    • 2) dyplomy doktorskie wraz z ich odpisami w językach obcych wydane na podstawie art. 179  ust. 1 i 2 oraz numery PESEL osób, które uzyskały stopień doktora, a w przypadku braku tych numerów – numery dokumentów tożsamości tych osób oraz nazwy państw, które je wydały;
    • 3) dyplomy habilitacyjne wraz z ich odpisami w językach obcych wydane na podstawie art. 179  ust. 1 i 2 oraz numery PESEL osób, które uzyskały stopień doktora habilitowanego, a w przypadku braku tych numerów – numery dokumentów tożsamości tych osób oraz nazwy państw, które je wydały;
    • 4) informacje o:
      • a) wymianie dyplomu ukończenia studiów, suplementu do dyplomu, dyplomu doktorskiego, dyplomu habilitacyjnego albo odpisu któregoś z tych dokumentów w języku obcym,
      • b) stwierdzeniu nieważności dyplomu ukończenia studiów albo decyzji o nadaniu stopnia,
      • c) uchyleniu decyzji o nadaniu tytułu zawodowego albo stopnia – jeżeli dotyczą dokumentów zarejestrowanych w repozytorium.
  • 3. Uczelnia wydaje dyplom ukończenia studiów i jego odpisy w językach obcych oraz suplement do dyplomu i jego odpis w języku angielskim w postaci elektronicznej:
    • 1) za pomocą narzędzi udostępnionych w repozytorium dyplomów elektronicznych;
    • 2) po wprowadzeniu:
      • a) danych stanowiących niezbędne elementy dyplomu ukończenia studiów i danych wskazanych we wzorze suplementu do dyplomu, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 81  pkt 9 i 10,
      • b) numeru PESEL absolwenta, a w przypadku braku tego numeru – numeru dokumentu tożsamości oraz nazwy państwa, które go wydało,
      • c) danych umożliwiających weryfikację spójności informacji zawartych w dyplomie ukończenia studiów i suplemencie do dyplomu z danymi zawartymi w bazach danych Systemu POL-on, o których mowa w art. 342  ust. 3 pkt 2, 4, 5 i 7, w szczególności identyfikatorów technicznych niezbędnych do dokonania tej weryfikacji.
  • 4. Uczelnia może wprowadzić do dyplomu ukończenia studiów w postaci elektronicznej dodatkowe elementy.
  • 5. Podmiot systemu szkolnictwa wyższego i nauki wydaje dyplom doktorski i dyplom habilitacyjny oraz odpisy tych dokumentów w językach obcych w postaci elektronicznej:
    • 1) za pomocą narzędzi udostępnionych w repozytorium dyplomów elektronicznych;
    • 2) po wprowadzeniu:
      • a) danych stanowiących niezbędne elementy dyplomu doktorskiego albo dyplomu habilitacyjnego, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 181  pkt 1,
      • b) numeru PESEL osoby, której nadano stopień, a w przypadku braku tego numeru – numeru dokumentu tożsamości oraz nazwy państwa, które go wydało,
      • c) danych umożliwiających weryfikację spójności informacji zawartych w dyplomie doktorskim albo dyplomie habilitacyjnym z danymi zawartymi w bazach danych Systemu POL-on, o których mowa w art. 342  ust. 3 pkt 1, 3, 4, 6 i 7, w szczególności identyfikatorów technicznych niezbędnych do dokonania tej weryfikacji.
  • 6. Podmiot systemu szkolnictwa wyższego i nauki może wprowadzić do dyplomu doktorskiego i dyplomu habilitacyjnego w postaci elektronicznej dodatkowe elementy.
  • 7. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 1, w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do ich podpisania i rejestruje w repozytorium dyplomów elektronicznych.
  • 8. Rejestracja dokumentu, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, w repozytorium dyplomów elektronicznych następuje z chwilą opatrzenia tego dokumentu kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zawierającą znacznik czasu.
  • 9. Data rejestracji dokumentu, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, w repozytorium dyplomów elektronicznych stanowi datę wydania tego dokumentu.
  • 10. Absolwentowi i osobie, której nadano stopień, w repozytorium dyplomów elektronicznych są udostępniane w postaci elektronicznej do pobrania z chwilą, o której mowa w ust. 8, dyplom ukończenia studiów wraz z suplementem do dyplomu, dyplom doktorski albo dyplom habilitacyjny oraz odpisy tych dokumentów w językach obcych.
  • 11. Pobranie dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 1, przez absolwenta i osobę, której nadano stopień, następuje po ich uwierzytelnieniu w sposób określony w art. 20a  ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
  • 12. Dostęp do repozytorium dyplomów elektronicznych przysługuje:
    • 1) ministrowi;
    • 2) rektorom, rektorom uczelni prowadzonych przez kościoły i inne związki wyznaniowe, dyrektorom instytutów PAN, dyrektorom instytutów badawczych, dyrektorom instytutów międzynarodowych i dyrektorowi CMKP – w zakresie dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 1, wydanych przez dany podmiot;
    • 3) dyrektorowi NAWA – w celu uwierzytelniania dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 1, wydanych przez uczelnie;
    • 4) Prezesowi PAN – w celu uwierzytelniania dyplomów doktorskich i dyplomów habilitacyjnych oraz ich odpisów w językach obcych, wydanych przez instytuty PAN i instytuty międzynarodowe;
    • 5) ministrom nadzorującym instytuty badawcze – w celu uwierzytelniania dyplomów doktorskich i dyplomów habilitacyjnych oraz ich odpisów w językach obcych, wydanych przez te instytuty;
    • 6) ministrowi właściwemu do spraw pracy – w celu umożliwienia powiatowym urzędom pracy realizacji zadania, o którym mowa w art. 38  ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620), po udostępnieniu przez absolwenta albo osobę, której nadano stopień, danych dotyczących wydanego dyplomu.
  • 13. Dostęp do zgromadzonych w repozytorium dyplomów elektronicznych informacji o dyplomach ukończenia studiów, suplementach do tych dyplomów, dyplomach doktorskich i dyplomach habilitacyjnych przysługuje:
    • 1) ministrom nadzorującym uczelnie i PKA;
    • 2) innym osobom lub podmiotom – po udostępnieniu przez absolwenta albo osobę, której nadano stopień, danych dotyczących wydanego dyplomu, umożliwiających uzyskanie tego dostępu.
  • 14. Wydruk dyplomu ukończenia studiów wraz z suplementem do dyplomu, dyplomu doktorskiego albo dyplomu habilitacyjnego, pobranego z repozytorium dyplomów elektronicznych w sposób, o którym mowa w ust. 11, nie jest uznawany w obrocie prawnym za równoważny z odpowiednim dyplomem w postaci elektronicznej lub dyplomem w postaci papierowej.
  • 15. Dyplom ukończenia studiów wraz z suplementem do dyplomu, dyplom doktorski i dyplom habilitacyjny mogą być udostępnione absolwentowi i osobie, której nadano stopień, w postaci dokumentu mobilnego, o którym mowa w art. 2  pkt 7 ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel, po uwierzytelnieniu tego absolwenta albo tej osoby przy użyciu certyfikatu podstawowego, o którym mowa w art. 2  pkt 2 tej ustawy.

Art.  348. Baza dokumentów w postępowaniach awansowych

  • 1. Baza dokumentów w postępowaniach awansowych obejmuje:
    • 1) w odniesieniu do osób ubiegających się o stopień doktora:
      • a) imiona i nazwisko,
      • b) numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało,
      • c) treść rozprawy doktorskiej będącej pracą pisemną wraz z jej streszczeniem albo opis rozprawy doktorskiej niebędącej pracą pisemną i datę ich złożenia,
      • d) imiona i nazwisko recenzenta, numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, oraz miejsce zatrudnienia,
      • e) recenzje rozprawy doktorskiej i daty ich opracowania,
      • f) informacje o nadaniu lub pozbawieniu stopnia doktora;
    • 2) w odniesieniu do osób ubiegających się o stopień doktora habilitowanego:
      • a) imiona i nazwisko,
      • b) numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało,
      • c) wniosek o nadanie stopnia doktora habilitowanego i datę jego złożenia,
      • d) imiona i nazwisko członka komisji habilitacyjnej, numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, oraz miejsce zatrudnienia,
      • e) recenzje osiągnięć naukowych albo artystycznych i daty ich opracowania,
      • f) informacje o nadaniu lub pozbawieniu stopnia doktora habilitowanego;
    • 3) w odniesieniu do osób ubiegających się o tytuł profesora:
      • a) imiona i nazwisko,
      • b) numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało,
      • c) wniosek o nadanie tytułu profesora i datę jego złożenia,
      • d) imiona i nazwisko recenzenta, numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, oraz miejsce zatrudnienia,
      • e) opinie recenzentów w zakresie spełniania wymagań, o których mowa w art. 227  ust. 1 i 2, i daty ich opracowania,
      • f) informacje o nadaniu lub pozbawieniu tytułu profesora.
  • 2. Dane, o których mowa w ust. 1 oraz w przepisach wydanych na podstawie art. 353 , wprowadzają do Systemu POL-on:
    • 1) rektorzy, rektorzy uczelni prowadzonych przez kościoły i inne związki wyznaniowe, dyrektorzy instytutów PAN, dyrektorzy instytutów badawczych, dyrektorzy instytutów międzynarodowych i dyrektor CMKP – w zakresie określonym w ust. 1 pkt 1 i 2;
    • 2) przewodniczący RDN – w zakresie określonym w ust. 1 pkt 3.
  • 3. Dane, o których mowa w ust. 1, są powszechnie dostępne, z wyłączeniem numeru PESEL i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Art.  349. Baza osób upoważnionych do podpisywania dokumentów

  • 1. Baza osób upoważnionych do podpisywania dokumentów, o których mowa w art. 78  ust. 3 i 4, art. 163  ust. 4 oraz art. 180  ust. 1 i 1a, obejmuje:
    • 1) imiona i nazwisko;
    • 1a) stopień albo tytuł profesora;
    • 1b) zakres upoważnienia;
    • 2) informacje o funkcji pełnionej w uczelni, instytucie PAN, instytucie badawczym, instytucie międzynarodowym lub CMKP;
    • 3) odwzorowanie cyfrowe wzoru podpisu i parafy;
    • 3a) dane certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego;
    • 4) informacje o wzorze pieczęci urzędowej uczelni, instytutu PAN, instytutu badawczego, instytutu międzynarodowego lub CMKP;
    • 5) informacje o wzorach:
      • a) dyplomów ukończenia studiów, dyplomów doktorskich i dyplomów habilitacyjnych,
      • b) odpisów dokumentów, o których mowa w lit. a, w tym odpisów w języku obcym,
      • c) świadectw ukończenia studiów podyplomowych,
      • d) zaświadczeń o ukończeniu studiów i studiów podyplomowych,
      • e) zaświadczeń o uzyskaniu stopnia naukowego i stopnia w zakresie sztuki.
  • 2. Dane, o których mowa w ust. 1, wprowadzają do Systemu POL-on rektorzy, dyrektorzy instytutów PAN, dyrektorzy instytutów badawczych, dyrektorzy instytutów międzynarodowych i dyrektor CMKP.
  • 3. Dostęp do danych zawartych w bazie przysługuje:
    • 1) ministrowi, ministrom nadzorującym uczelnie i instytuty badawcze oraz ministrowi nadzorującemu CMKP;
    • 2) Prezesowi PAN;
    • 3) dyrektorowi NAWA.

Art.  350. Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych

  • 1. Baza dokumentów planistyczno-sprawozdawczych obejmuje:
    • 1) plany rzeczowo-finansowe uczelni publicznych oraz CMKP;
    • 1a) roczne plany finansowe Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz;
    • 2) sprawozdania z wykonania planów rzeczowo-finansowych uczelni publicznych oraz CMKP;
    • 3) sprawozdania i raporty z wykorzystania środków finansowych, o których mowa w art. 365 ;
    • 4) roczne sprawozdania finansowe uczelni publicznych oraz CMKP zbadane przez firmę audytorską;
    • 5) roczne sprawozdania finansowe Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz zbadane przez firmę audytorską, o ile z przepisów odrębnych wynika obowiązek ich badania.
  • 2. Dane, o których mowa w ust. 1, wprowadzają, na formularzach w postaci elektronicznej udostępnionych w Systemie POL-on, w zakresie:
    • 1) pkt 1 i 2–4 – rektorzy uczelni publicznych i dyrektor CMKP;
    • 2) pkt 3 – rektorzy uczelni prowadzonych przez kościoły i inne związki wyznaniowe, otrzymujących subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa oraz osoby kierujące podmiotami, o których mowa w art. 7  ust. 1 pkt 7 i 8, posiadającymi siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
    • 3) pkt 1a, 3 i 5 – Prezes Centrum Łukasiewicz i dyrektorzy instytutów Sieci Łukasiewicz.
  • 3. Dostęp do danych zawartych w bazie przysługuje:
    • 1) ministrowi oraz ministrowi nadzorującemu podmiot, o którym mowa w art. 7  ust. 1 pkt 1, 5, 6c i 8; 2
    • 1a) ministrowi właściwemu do spraw gospodarki – w zakresie danych dotyczących Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz;
    • 2) osobie kierującej podmiotem, o którym mowa w art. 7  ust. 1 pkt 1, 2 i 4–8, oraz rektorowi uczelni prowadzonej przez kościół i inny związek wyznaniowy otrzymującej subwencje, dotacje i inne środki z budżetu państwa – w zakresie danych dotyczących tego podmiotu.

Art.  351. Jednolity system antyplagiatowy

  • 1. Minister prowadzi Jednolity System Antyplagiatowy.
  • 2. Jednolity System Antyplagiatowy zapewnia wsparcie w zakresie przeciwdziałania naruszeniom przepisów o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
  • 3. Jednolity System Antyplagiatowy wykorzystuje dane zawarte w repozytorium pisemnych prac dyplomowych oraz bazie dokumentów w postępowaniach awansowych.
  • 4. Minister zapewnia nieodpłatne korzystanie z Jednolitego Systemu Antyplagiatowego uczelniom, instytutom PAN, instytutom badawczym, instytutom międzynarodowym, CMKP, PKA oraz RDN.

Art.  352. Monitoring karier studentów i absolwentów, osób ubiegających się i posiadających stopień doktora

  • 1. Minister prowadzi monitoring karier studentów i absolwentów studiów, osób ubiegających się o stopień doktora i osób, które uzyskały ten stopień, zwany dalej „monitoringiem”.
  • 2. Monitoring jest prowadzony na podstawie:
    • 1) danych zawartych w Systemie POL-on;
    • 2) danych gromadzonych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, zwany dalej „ZUS”, na kontach ubezpieczonych lub kontach płatników składek.
  • 3. Minister przekazuje w postaci elektronicznej ZUS, według stanu na dzień 31 grudnia każdego roku, dane:
    • 1) absolwentów, którzy ukończyli studia w okresie 5 lat kalendarzowych poprzedzających ten rok, oraz osób, które uzyskały stopień doktora w okresie 15 lat kalendarzowych poprzedzających ten rok;
    • 2) osób, które były studentami od października roku poprzedzającego o 5 lat ten rok, oraz osób, które w tym roku rozpoczęły kształcenie w szkole doktorskiej lub ubiegały się o nadanie stopnia doktora w okresie 15 lat kalendarzowych poprzedzających ten rok.
  • 4. Dane, o których mowa w ust. 3, obejmują:
    • 1) numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało;
    • 2) rok urodzenia i płeć;
    • 3) informacje o ukończonych oraz odbywanych studiach, ukończonym oraz odbywanym kształceniu w szkole doktorskiej, wszczętym postępowaniu o nadanie stopnia doktora oraz nadanym stopniu doktora:
      • a) nazwę uczelni, instytutu PAN, instytutu badawczego, instytutu międzynarodowego lub CMKP,
      • b) formę, kierunek, poziom i profil studiów lub dziedzinę i dyscyplinę, w której jest lub była przygotowywana rozprawa doktorska,
      • c) rok i miesiąc rozpoczęcia studiów albo kształcenia w szkole doktorskiej,
      • d) rok i miesiąc ukończenia studiów albo kształcenia w szkole doktorskiej,
      • e) rok i miesiąc wszczęcia postępowania w sprawie nadania stopnia doktora,
      • f) rok i miesiąc uzyskania stopnia doktora,
      • g) w przypadku osób, które uzyskały stopień doktora – rok i miesiąc uzyskania stopnia doktora habilitowanego;
    • 4) w przypadku osób, które rozpoczęły studia albo kształcenie w szkole doktorskiej lub uzyskały stopień doktora – informacje, o których mowa w art. 343  ust. 1 pkt 21 lub art. 345  ust. 1 pkt 16.
  • 5. Minister przekazuje dane, o których mowa w ust. 3, w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku.
  • 6. ZUS przekazuje w postaci elektronicznej ministrowi, w terminie 3 miesięcy od dnia otrzymania danych, o których mowa w ust. 4, dane określone w ust. 4 pkt 2–4, uzupełnione o:
    • 1) kod osoby ubezpieczonej wygenerowany przez ZUS, niepozwalający na identyfikację osoby, o której mowa w ust. 3;
    • 2) rok urodzenia i płeć osoby, o której mowa w ust. 3;
    • 3) rok i miesiąc zgonu osoby, o której mowa w ust. 3;
    • 4) kod tytułu ubezpieczenia;
    • 5) kod świadczenia albo przerwy w opłacaniu składek wraz z datą dzienną początku lub końca świadczenia albo przerwy w opłacaniu składek;
    • 6) pierwsze cztery cyfry oraz siódmą cyfrę krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju w postaci umożliwiającej identyfikację województwa (dwie pierwsze cyfry), powiatu (trzecia i czwarta cyfra) oraz rodzaju gminy (siódma cyfra) na podstawie adresu zameldowania lub zamieszkania, lub adresu do korespondencji osoby ubezpieczonej w całym okresie objętym monitoringiem;
    • 7) kod Polskiej Klasyfikacji Działalności płatnika składek;
    • 8) kod płatnika składek wygenerowany przez ZUS, niepozwalający na identyfikację płatnika;
    • 9) rok i miesiąc wyrejestrowania płatnika składek;
    • 10) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe osoby ubezpieczonej lub podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe osoby ubezpieczonej, lub podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne osoby ubezpieczonej, lub podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe osoby ubezpieczonej;
    • 11) informację o przekroczeniu 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy.
  • 7. Dane, o których mowa w ust. 6, są przekazywane za okres od stycznia roku rozpoczęcia studiów, kształcenia w szkole doktorskiej lub wszczęcia postępowania w sprawie nadania stopnia doktora do miesiąca przekazania przez ministra danych, o których mowa w ust. 4. Dane są przekazywane w podziale na miesiące.
  • 8. ZUS dokonuje połączenia danych, o których mowa w ust. 4 i ust. 6 pkt 2–11.
  • 9. W procesie tworzenia zbioru danych, o których mowa w ust. 6, ZUS nie zapisuje na trwałym nośniku danych zawierających numer PESEL.
  • 10. ZUS przechowuje dane, o których mowa w ust. 4, do dnia przekazania ministrowi danych, o których mowa w ust. 6.
  • 11. Minister udostępnia wyniki monitoringu w postaci zagregowanej w BIP na swojej stronie podmiotowej. Nie udostępnia się zagregowanych wyników monitoringu obejmujących mniej niż 10 osób.
  • 12. Minister udostępnia dane, o których mowa w ust. 6, na wniosek, w formie zanonimizowanej. Przepis ust. 11 zdanie drugie stosuje się odpowiednio.
  • 13. Minister przechowuje dane, o których mowa w ust. 6, przez okres 5 lat od dnia przekazania danych przez ZUS.
  • 14. W celu dostosowania programu studiów do potrzeb rynku pracy uczelnia może prowadzić własny monitoring karier zawodowych swoich absolwentów.
  • 15. W celu prowadzenia monitoringu, o którym mowa w ust. 14, uczelnia przetwarza dane osobowe absolwentów obejmujące:
    • 1) imiona i nazwisko;
    • 2) adres do korespondencji;
    • 3) adres poczty elektronicznej.
  • 16. Uczelnia przetwarza dane, o których mowa w ust. 15, przez okres nie dłuższy niż 10 lat od dnia ukończenia studiów przez absolwenta.

Art.  353. Rozporządzenie w sprawie zakresu danych w bazach danych systemu pol-on

  • Minister właściwy do spraw szkolnictwa wyższego i nauki określi, w drodze rozporządzenia:
    • 1) szczegółowy zakres danych, o których mowa w art. 343  ust. 1 pkt 3, 8, 9 i 11–21, art. 344  ust. 1 pkt 4 i 8–10, art. 345  ust. 1 pkt 3, 6, 7 i 13–16, art. 346  ust. 1 pkt 1, 3, 5–9 i 11–17 oraz w art. 349  ust. 1 pkt 1b–3, 4 i 5, zamieszczanych w bazach danych,
    • 2) tryb i terminy wprowadzania danych do baz danych oraz aktualizowania, archiwizowania i usuwania tych danych,
    • 3) sposób wprowadzania prac dyplomowych do repozytorium oraz specyfikację formatu tych prac,
    • 3a) szczegółowe wymagania techniczne dotyczące dyplomów ukończenia studiów, suplementów do dyplomów, dyplomów doktorskich i dyplomów habilitacyjnych oraz odpisów tych dokumentów w językach obcych w postaci elektronicznej, a także sposób ich wydawania i weryfikacji oraz specyfikację formatu tych dokumentów,
    • 3b) zakres dodatkowych elementów:
      • a) dyplomu ukończenia studiów, które mogą być wprowadzone do repozytorium dyplomów elektronicznych zgodnie z art. 347a  ust. 4,
      • b) dyplomu doktorskiego i dyplomu habilitacyjnego, które mogą być wprowadzone do repozytorium dyplomów elektronicznych zgodnie z art. 347a  ust. 6,
    • 3c) zakres danych umożliwiających dostęp do:
      • a) repozytorium dyplomów elektronicznych – na podstawie art. 347a  ust. 12 pkt 6,
      • b) informacji o dyplomach ukończenia studiów, suplementach do tych dyplomów, dyplomach doktorskich i dyplomach habilitacyjnych, zgromadzonych w repozytorium dyplomów elektronicznych – na podstawie art. 347a  ust. 13 pkt 2,
    • 4) tryb i sposób udostępniania danych – mając na uwadze potrzebę zapewnienia kompletności i aktualności zgromadzonych w bazach danych służących właściwej realizacji polityki naukowej państwa i zadań z zakresu szkolnictwa wyższego i nauki oraz odpowiedniego poziomu ochrony przetwarzanych danych.

Art.  354. Aktualizacja, archiwizowanie i usuwanie danych w systemie pol-on

  • 1. Dane w Systemie POL-on są aktualizowane, archiwizowane i usuwane przez podmiot, który je wprowadził.
  • 2. Podmiot, o którym mowa w art. 343  ust. 2–4, art. 344  ust. 2, art. 345  ust. 2, art. 346  ust. 4–5, art. 347  ust. 3, art. 348  ust. 2 oraz art. 349  ust. 2, systematycznie aktualizuje dane w Systemie POL-on. Podmiot, o którym mowa w art. 343  ust. 2–4, art. 343a  ust. 2, art. 344  ust. 2, art. 345  ust. 2, art. 346  ust. 4–5, art. 347  ust. 3, art. 348  ust. 2 oraz art. 349  ust. 2, systematycznie aktualizuje dane w Systemie POL-on. nierzetelnych lub ich nieterminowego wprowadzenia, minister może wstrzymać przekazywanie środków finansowych, o których mowa w art. 365  pkt 1 lit. a–c, pkt 2 lit. a–d i pkt 2a, do czasu usunięcia tych nieprawidłowości.
  • 4. Osoba kierująca podmiotem składa w Systemie POL-on oświadczenie potwierdzające, że dane wprowadzone przez nią do baz danych, o których mowa w art. 342  ust. 3, są zgodne ze stanem faktycznym. Oświadczenie dotyczące baz danych, o których mowa w art. 342  ust. 3 pkt 1–7, składa się do dnia 31 stycznia według stanu na dzień 31 grudnia.
  • 5. Dostęp do danych zawartych w Systemie POL-on, o których mowa w art. 342  ust. 3 pkt 1–3 i 8, przysługuje Prezesowi Głównego Urzędu Statystycznego w zakresie wynikającym z przepisów o statystyce publicznej.

Art.  355. Obowiązki statystyczne podmiotów kierujących jednostkami systemu szkolnictwa wyższego i nauki

  • 1. Rektorzy, dyrektorzy instytutów PAN, dyrektorzy instytutów badawczych, dyrektorzy instytutów międzynarodowych, Prezes Centrum Łukasiewicz, dyrektorzy instytutów Sieci Łukasiewicz i dyrektor CMKP realizują obowiązek, o którym mowa w art. 30  ust. 2 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. poz. 1799 oraz z 2025 r. poz. 1792), za pośrednictwem Systemu POL-on.
  • 2. Na potrzeby statystyki publicznej są wykorzystywane dane zawarte w Systemie POL-on.
  • 3. W zakresie danych nieobjętych Systemem POL-on rektorzy, dyrektorzy instytutów PAN, dyrektorzy instytutów badawczych, dyrektorzy instytutów międzynarodowych, Prezes Centrum Łukasiewicz, dyrektorzy instytutów Sieci Łukasiewicz i dyrektor CMKP uzupełniają dane wymagane na potrzeby statystyki publicznej na formularzach w postaci elektronicznej udostępnionych w Systemie POL-on.
  • 4. Formularze opracowuje minister w porozumieniu z Prezesem Głównego Urzędu Statystycznego.
  • 5. Minister ustala terminy przekazywania danych, o których mowa w ust. 3, nie krótsze niż 21 dni, i podaje do wiadomości zainteresowanych podmiotów.
  • 6. Dostęp do danych, o których mowa w ust. 2 i 3, przysługuje:
    • 1) ministrowi oraz ministrowi nadzorującemu podmiot, o którym mowa w art. 7  ust. 1 pkt 1, 5, 6 i 6c;
    • 1a) ministrowi właściwemu do spraw gospodarki – w zakresie danych dotyczących Centrum Łukasiewicz i instytutów Sieci Łukasiewicz;
    • 2) osobie kierującej podmiotem, o którym mowa w art. 7  ust. 1 pkt 1, 4–6 i 6c – w zakresie danych dotyczących tego podmiotu;
    • 3) Prezesowi Głównego Urzędu Statystycznego.

Art.  356. Nadzór instytutu badawczego nad systemami informacyjnymi

  • 1. Instytut badawczy, którego przedmiot działania jest związany ze świadczeniem usług w zakresie systemów informacyjnych, nadzorowany przez ministra administruje:
    • 1) Systemem POL-on, w tym bazami danych;
    • 2) Jednolitym Systemem Antyplagiatowym.
  • 2. Minister zapewnia środki finansowe na realizację zadań, o których mowa w ust. 1.
  • 3. Minister w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw oświaty i wychowania może zlecić instytutowi badawczemu nadzorowanemu przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania wykonywanie prac pomocniczych w zakresie administrowania Systemem POL-on, w tym jego bazami, w szczególności w zakresie współpracy między ministrem i ministrem właściwym do spraw oświaty i wychowania.
  • 4. Instytut, o którym mowa w ust. 3, może wykorzystywać dane Systemu POL-on, w tym jego baz, w szczególności do prowadzenia prac diagnostycznych i analiz, świadczenia usług wsparcia użytkownikom Systemu POL-on i podmiotom, których dane są zgromadzone w jego bazach danych, oraz do tworzenia i rozwijania oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 3  pkt 11 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, i narzędzi cyfrowych z obszaru oświaty i wychowania oraz szkolnictwa wyższego i nauki, w tym przez zapewnienie interoperacyjności z aplikacją mObywatel w rozumieniu ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel.
  • 5. Minister lub minister właściwy do spraw oświaty i wychowania zapewniają środki finansowe na realizację zadań, o których mowa w ust. 3.

Art.  357. Informacje pozyskiwane przez ministra w celu ustalenia wysokości środków finansowych dla uczelni

  • 1. Minister, w celu ustalenia wysokości środków finansowych dla uczelni, może pozyskiwać od:
    • 1) Centralnej Komisji Egzaminacyjnej, o której mowa w przepisach o systemie oświaty – dane obejmujące wyniki egzaminu maturalnego w danym roku z poszczególnych przedmiotów na poziomie rozszerzonym i dwujęzycznym, przedstawione w procentach na skali centylowej;
    • 2) okręgowych komisji egzaminacyjnych, o których mowa w przepisach o systemie oświaty:
      • a) numery PESEL albo
      • b) imiona, nazwiska, płeć i daty urodzenia – w przypadku braku numeru PESEL – osób, które w danym roku uzyskały najlepsze wyniki egzaminu maturalnego z poszczególnych przedmiotów na poziomie rozszerzonym lub dwujęzycznym, mieszczące się w przedziałach ustalonych przez ministra, wraz z tymi wynikami.
  • 2. Dane, o których mowa w ust. 1, są przekazywane ministrowi w postaci elektronicznej w terminie:
    • 1) do dnia 30 września – w przypadku danych przekazywanych przez Centralną Komisję Egzaminacyjną;
    • 2) do dnia 30 listopada – w przypadku danych przekazywanych przez okręgowe komisje egzaminacyjne.
  • 3. Minister nie upublicznia ani nie udostępnia danych, o których mowa w ust. 1.
  • 4. Dane, o których mowa w ust. 1 pkt 2, są przechowywane przez okres 5 lat od dnia ich przekazania.

Art.  358. Informacje udostępniane przez uczelnię na stronie internetowej

  • 1. Uczelnia udostępnia w BIP na swojej stronie podmiotowej:
    • 1) statut,
    • 2) strategię uczelni,
    • 3) regulamin zarządzania prawami autorskimi, prawami pokrewnymi i prawami własności przemysłowej oraz zasad komercjalizacji,
    • 4) regulamin korzystania z infrastruktury badawczej,
    • 5) regulamin studiów,
    • 6) regulamin świadczeń dla studentów,
    • 7) zasady i tryb przyjmowania na studia,
    • 8) programy studiów – w terminie 14 dni od dnia ich przyjęcia.
  • 1a. CMKP udostępnia w BIP na swojej stronie podmiotowej dane, o których mowa w ust. 1 pkt 1–4, w terminie 14 dni od dnia ich przyjęcia.
  • 2. Uczelnia, instytut PAN, instytut badawczy, instytut międzynarodowy oraz CMKP udostępniają w BIP na swoich stronach podmiotowych::
    • 1) zasady i tryb przyjmowania do szkoły doktorskiej,
    • 2) regulamin szkoły doktorskiej,
    • 3) program kształcenia w szkole doktorskiej,
    • 4) uchwałę, o której mowa w art. 192  ust. 2 i 3,
    • 4a) uchwałę, o której mowa w art. 217c ;
    • 5) uchwałę, o której mowa w art. 221  ust. 14 – w terminie 14 dni od dnia ich przyjęcia.