Kodeks pracy nie pozostawia wątpliwości: pracownik ma obowiązek przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie pracy porządku. To jeden z podstawowych obowiązków pracowniczych wymienionych w art. 100 § 2 Kodeksu pracy. Ten sam przepis nakazuje m.in. przestrzeganie ustalonego czasu pracy, zasad BHP i przepisów przeciwpożarowych, dbanie o dobro zakładu oraz przestrzeganie zasad współżycia społecznego.
Brzmi formalnie. W praktyce chodzi o coś bardzo konkretnego: pracownik nie może samodzielnie ustalać, jak ma wyglądać organizacja jego pracy, jeśli pracodawca zgodnie z prawem ustalił obowiązujące zasady.
Nie oznacza to jednak, że pracodawca może wymyślić dowolną regułę i nazwać ją porządkiem w zakładzie pracy. Zasady obowiązujące pracownika muszą mieścić się w granicach prawa.
Regulamin pracy, czyli firmowe zasady gry
Regulamin pracy służy przede wszystkim ustaleniu organizacji i porządku w procesie pracy oraz związanych z tym praw i obowiązków pracodawcy i pracowników. Kodeks pracy wskazuje też jakie kwestie regulamin powinien obejmować. Są wśród nich m.in. organizacja pracy, warunki przebywania na terenie zakładu, systemy i rozkłady czasu pracy, zasady BHP i ochrony przeciwpożarowej oraz sposób potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności.
Co ważne, regulamin pracy nie jest dokumentem, który można po prostu schować w szufladzie. Pracodawca powinien zapoznać pracownika z jego treścią przed dopuszczeniem go do pracy, a regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go pracownikom do wiadomości w przyjęty sposób.
Warto też pamiętać o aktualnych zasadach dotyczących tego, kiedy regulamin pracy jest obowiązkowy. Obecnie pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników co do zasady wprowadza regulamin pracy, chyba że kwestie te reguluje układ zbiorowy. Przy zatrudnieniu od 20 do mniej niż 50 pracowników obowiązek powstaje na wniosek zakładowej organizacji związkowej, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w Kodeksie pracy. Mniejszy pracodawca również może taki regulamin wprowadzić.
Przykład: fabryka i obowiązek noszenia kasku
Wyobraźmy sobie pracownika zakładu produkcyjnego. Jego stanowisko znajduje się w hali, w której obowiązują określone zasady bezpieczeństwa. Regulamin oraz instrukcje dotyczące stanowiska przewidują stosowanie odpowiednich środków ochrony indywidualnej.
Pracownik nie może powiedzieć: „Dzisiaj nie mam ochoty zakładać kasku, bo pracuję tylko przez godzinę”.
To nie jest kwestia dobrego wychowania czy wewnętrznej etykiety firmy. W grę wchodzą przepisy BHP, które art. 100 wymienia obok obowiązku przestrzegania regulaminu pracy. Zasady bezpieczeństwa są elementem organizacji pracy i mają chronić pracownika oraz jego współpracowników.
Przykład: biuro i godziny pracy
Inna sytuacja. Pracownik biurowy ma ustalony czas pracy od godziny 8 do 16. W firmie przyjęto sposób potwierdzania rozpoczęcia i zakończenia pracy, na przykład za pomocą systemu elektronicznego.
Pracownik nie może regularnie przychodzić o 8.30 i uznawać, że „przecież i tak zrobi swoje”.
Art. 100 wskazuje wprost na obowiązek przestrzegania czasu pracy ustalonego w zakładzie. Z kolei regulamin pracy może określać system i rozkład czasu pracy oraz sposób potwierdzania obecności.
Oczywiście pojedyncze spóźnienie i wielokrotne, świadome ignorowanie ustalonych godzin pracy to dwie różne sytuacje. Istotne jest jednak to, że organizacja czasu pracy nie jest wyłącznie sugestią pracodawcy.
Przykład: urząd i zasady obsługi interesantów
Podobne zasady obowiązują w urzędzie. Pracownik obsługujący mieszkańców może mieć określone godziny przyjmowania interesantów, sposób rejestrowania spraw czy zasady korzystania z pomieszczeń i urządzeń.
Nie oznacza to, że regulamin pracy może zastąpić ustawę albo pozwalać urzędnikowi na łamanie praw obywatela. Chodzi o organizację pracy: kto, kiedy i w jaki sposób wykonuje swoje obowiązki.
Pracownik powinien respektować ustalony porządek, tak aby urząd mógł działać sprawnie. Jednocześnie regulamin pracodawcy nie może być traktowany jako źródło prawa pozwalające na obchodzenie przepisów powszechnie obowiązujących.
Przykład: sklep i stanowisko pracy
W sklepie pracodawca może ustalić, w jaki sposób pracownicy rozpoczynają zmianę, gdzie przechowują rzeczy osobiste, jak przekazują sobie stanowisko czy jak postępują z wyposażeniem sklepu.
Sprzedawca nie może więc bez uzasadnienia uznać, że skoro jego zmiana kończy się o 14, to o 13.45 może zostawić stanowisko i wyjść.
Ustalenia organizacyjne mają sens właśnie dlatego, że praca jednego człowieka często wpływa na pracę innego. Porządek w zakładzie pracy nie oznacza wyłącznie ciszy i spokoju. Obejmuje sposób zorganizowania procesu pracy.
Czy każda zasada firmy jest obowiązkowa?
Nie.
Pracodawca ma prawo organizować pracę, ale jego polecenia i regulacje nie mogą być sprzeczne z przepisami prawa ani z umową o pracę. Art. 100 § 1 Kodeksu pracy stanowi, że pracownik ma stosować się do poleceń przełożonych dotyczących pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z prawem lub umową o pracę.
Przykładowo pracodawca może określić sposób korzystania ze służbowego sprzętu. Może ustalić zasady dostępu do pomieszczeń, sposób zgłaszania awarii czy procedurę przekazywania dokumentów.
Nie może jednak skutecznie „uregulować” w regulaminie kwestii w sposób, który narusza przepisy Kodeksu pracy lub innych ustaw.
Dlatego zdanie „u nas jest taki regulamin” nie kończy dyskusji. Zawsze trzeba jeszcze sprawdzić, czy dana zasada została ustanowiona zgodnie z prawem i czy rzeczywiście dotyczy pracownika.
A jeśli pracownik łamie ustalony porządek?
Nieprzestrzeganie obowiązków pracowniczych może mieć konsekwencje. Kodeks pracy przewiduje odpowiedzialność porządkową. Za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów BHP i przeciwpożarowych czy przyjętego sposobu potwierdzania obecności pracodawca może zastosować karę upomnienia albo nagany. W określonych przypadkach przepisy przewidują również karę pieniężną.
To jednak nie oznacza, że za każde drobne uchybienie pracownik automatycznie powinien dostać karę.
Pracodawca musi działać zgodnie z zasadami odpowiedzialności porządkowej określonymi w Kodeksie pracy. Znaczenie ma m.in. rodzaj naruszenia, okoliczności zdarzenia oraz zachowanie pracownika.
Porządek w pracy to więcej niż regulamin wiszący na ścianie
Warto spojrzeć na art. 100 szerzej. Przepis nie mówi wyłącznie o tym, żeby pracownik znał regulamin. Chodzi o rzeczywiste przestrzeganie zasad organizujących pracę.
W magazynie będzie to między innymi stosowanie ustalonych procedur przy wykonywaniu zadań i przestrzeganie zasad bezpieczeństwa. W restauracji: respektowanie organizacji pracy na zmianie i zasad korzystania z wyposażenia. W biurze: przestrzeganie ustalonych godzin oraz procedur obiegu dokumentów. W urzędzie: stosowanie organizacyjnych zasad obsługi spraw i pracy stanowiska.
W każdym z tych miejsc szczegóły mogą być inne. Sens jednak pozostaje podobny: pracownik ma wykonywać pracę w sposób zgodny z prawem, ustaloną organizacją oraz zasadami obowiązującymi w danym zakładzie.
Nieznajomość regulaminu nie jest dobrym argumentem
Pracownik powinien wiedzieć, jakie reguły obowiązują w jego miejscu pracy. Dlatego Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zapoznania pracownika z regulaminem pracy przed dopuszczeniem go do pracy.
Jeżeli więc ktoś zastanawia się czy ma obowiązek przestrzegać konkretnej zasady, pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie regulaminu, informacji dotyczących organizacji pracy, obowiązujących procedur oraz - zależnie od sytuacji - przepisów szczególnych.
Nie każda nieformalna zasada szefa ma taki sam status jak regulamin pracy. Z drugiej strony pracownik nie może ignorować obowiązujących reguł tylko dlatego, że uważa je za niewygodne.
Co naprawdę oznacza art. 100 Kodeksu pracy?
Najprościej mówiąc: pracownik ma prawo wiedzieć, jak zorganizowana jest jego praca, ale ma też obowiązek respektować zgodne z prawem zasady tej organizacji.
Art. 100 Kodeksu pracy stawia obowiązek przestrzegania regulaminu pracy i ustalonego porządku obok innych podstawowych powinności pracownika.
Dlatego porządek w zakładzie pracy to nie tylko zakaz spóźniania się czy obowiązek odbicia karty. To cały zestaw reguł, które pozwalają przedsiębiorstwu, sklepowi, fabryce, biuru czy urzędowi działać w sposób przewidywalny i bezpieczny.
Regulamin pracy nie jest dekoracją, a obowiązek jego przestrzegania nie daje pracodawcy prawa do wszystkiego. Jedna i druga strona muszą poruszać się w granicach wyznaczonych przez Kodeks pracy.
UWAGA: Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi on porady prawnej. W celu uzyskania wiążącej interpretacji i oceny Twojej indywidualnej sytuacji, skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem lub radcą prawnym.