O tej sprawie mówi art. 13 ustawy z 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości.
Najprościej można powiedzieć tak: dane osobowe zebrane w jednym celu mogą zostać wykorzystane w innym celu, ale tylko wtedy, gdy spełnione są konkretne warunki określone w przepisach.
Ustawa dotyczy danych przetwarzanych przez tzw. właściwe organy w związku z rozpoznawaniem, zapobieganiem, wykrywaniem i zwalczaniem czynów zabronionych, a także m.in. wykonywaniem kar i środków przymusu skutkujących pozbawieniem wolności.
Art. 13 ust. 2 nie daje ogólnego prawa do swobodnego wykorzystywania każdej informacji, którą organ już posiada. Chodzi o możliwość dalszego przetwarzania danych w innym celu należącym do tego samego obszaru ustawowego.
Inny cel nie oznacza tutaj „dowolnego celu”. Musi on mieścić się w zakresie wskazanym w art. 1 pkt 1 ustawy.
Dwa warunki. Oba muszą być spełnione
Art. 13 ust. 2 wskazuje dwa podstawowe wymagania.
Po pierwsze, administrator musi mieć podstawę prawną do przetwarzania tych danych w nowym celu. Nie wystarczy stwierdzenie, że informacja może być przydatna. Musi istnieć przepis, który pozwala wykorzystać ją właśnie w ten sposób.
Po drugie, takie przetwarzanie musi być niezbędne i proporcjonalne do realizacji nowego celu, również na podstawie odpowiednich przepisów.
To właśnie te dwa elementy tworzą najważniejsze zabezpieczenie. Organ nie może powiedzieć: „Skoro mamy te dane, to możemy ich użyć”. Potrzebna jest zarówno odpowiednia podstawa prawna, jak i ocena, czy wykorzystanie informacji rzeczywiście jest potrzebne oraz czy nie wykracza poza to, co konieczne.
Co to znaczy „inny cel”?
Wyobraźmy sobie, że policja zebrała dane osobowe w związku z konkretnymi czynnościami dotyczącymi jednego zdarzenia. W toku pracy okazuje się, że te same informacje mogą mieć znaczenie dla innego postępowania dotyczącego czynu zabronionego.
Art. 13 ust. 2 może pozwolić na ich wykorzystanie w tej drugiej sprawie, jeżeli nowy cel również mieści się w zakresie art. 1 pkt 1 ustawy, istnieje odrębna podstawa prawna, a wykorzystanie danych jest niezbędne i proporcjonalne.
Nie jest jednak tak, że raz zebrane dane można wykorzystywać zawsze.
Przepis ma umożliwiać sprawne działanie organów, ale jednocześnie ograniczać ryzyko niekontrolowanego krążenia informacji o obywatelach.
Przykład pierwszy: informacja z jednej sprawy pomaga w drugiej
Policja prowadzi czynności dotyczące kradzieży. W związku z postępowaniem legalnie uzyskuje określone dane osoby, która może mieć związek ze sprawą.
Później pojawia się informacja o innym zdarzeniu, dotyczącym podobnego czynu. Okazuje się, że posiadane już dane mogą mieć znaczenie dla jego wyjaśnienia.
Czy policja może automatycznie wykorzystać wszystkie informacje z pierwszej sprawy?
Nie. Najpierw musi istnieć przepis pozwalający na przetwarzanie danych w nowym celu. Następnie trzeba ustalić, czy ich wykorzystanie jest rzeczywiście niezbędne i proporcjonalne. Sam fakt, że informacja może być interesująca albo potencjalnie przydatna, nie wystarczy.
Przykład drugi: dane mogą być przydatne, ale to jeszcze za mało
Załóżmy, że organ posiada dane kontaktowe osoby uzyskane przy realizacji jednego ustawowego zadania. Funkcjonariusz uznaje, że informacje te mogłyby pomóc przy zupełnie innej czynności.
To jednak nie oznacza automatycznie, że można je wykorzystać.
Przydatność danych nie jest tym samym co niezbędność. Art. 13 ust. 2 wymaga czegoś więcej niż wygody czy oszczędności czasu.
Przykład trzeci: dane nie są „własnością” jednej sprawy
Może się zdarzyć, że informacja została zebrana przy realizacji jednego zadania, ale później pojawi się prawnie uzasadniona potrzeba wykorzystania jej w innym postępowaniu.
Art. 13 ust. 2 właśnie na taką sytuację odpowiada. Nie wymaga on, aby dane były od początku gromadzone z myślą o każdym możliwym przyszłym zastosowaniu. Pozwala na zmianę celu, ale tylko w granicach wyznaczonych przez prawo.
To istotne z punktu widzenia działania policji i innych organów. Bez takiego mechanizmu każda informacja musiałaby być traktowana jako przypisana wyłącznie do pierwotnej sprawy, nawet gdy przepisy pozwalałyby wykorzystać ją także w innym postępowaniu.
Gdzie są granice?
Najważniejsza granica wynika już z pierwszego zdania art. 13 ust. 2: chodzi o dane zebrane pierwotnie w jednym z celów określonych w art. 1 pkt 1, które mają zostać wykorzystane w innym celu również należącym do tego katalogu.
Art. 13 ust. 2 dotyczy zmiany celu w obrębie celów określonych w art. 1 pkt 1. Ustęp 3 przewiduje natomiast odrębną możliwość przetwarzania danych w innych celach, jeżeli zezwalają na to przepisy prawa.
Nowe wykorzystanie musi mieć też własną podstawę prawną. Administrator nie może stworzyć takiego uprawnienia samodzielnie. Musi ono wynikać z przepisów.
Trzecia granica to proporcjonalność. Nawet jeśli wykorzystanie danych jest prawnie dopuszczalne, nie oznacza to, że można sięgnąć po wszystkie posiadane informacje. Zakres przetwarzania powinien odpowiadać temu, co jest potrzebne do osiągnięcia konkretnego celu.
UWAGA: Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi on porady prawnej. W celu uzyskania wiążącej interpretacji i oceny Twojej indywidualnej sytuacji, skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem lub radcą prawnym.