Służby nie mogą zbierać informacji o człowieku bez ograniczeń. Gdzie przebiega granica? Art. 13 ust. 1 ustawy z 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości zawiera prostą, chociaż bardzo ważną zasadę. Organy ścigania mogą przetwarzać dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Co to znaczy? Organ nie może gromadzić danych „na zapas” ani wykorzystywać ich tylko dlatego, że mogą kiedyś okazać się przydatne. Musi istnieć podstawa prawna, a zakres przetwarzania musi być niezbędny do realizacji wynikającego z niej uprawnienia lub obowiązku. Ustawa przewiduje jednak również szczególne przypadki dalszego przetwarzania danych w innych celach.
To ważne, bo ustawa dotyczy szczególnego obszaru działalności państwa. Chodzi o przetwarzanie danych przez właściwe organy w związku m.in. z zapobieganiem przestępczości, wykrywaniem czynów zabronionych, prowadzeniem postępowań oraz wykonywaniem kar.
Co znaczy „w zakresie niezbędnym”?
Najprościej można powiedzieć: tyle danych, ile potrzeba do wykonania konkretnego zadania przewidzianego przez prawo. I nie więcej.
Przykład? Jeżeli przepisy dają organowi uprawnienie do ustalenia tożsamości konkretnej osoby, potrzebne mogą być informacje pozwalające ją zidentyfikować. Nie oznacza to jednak automatycznie, że przy tej okazji można gromadzić wszystkie dostępne na jej temat informacje.
Podobnie może być z adresem. Jeżeli jest on potrzebny do wykonania określonego obowiązku, jego wykorzystanie może być uzasadnione. Ale nie wynika z tego prawo do pozyskiwania przy okazji innych, niezwiązanych z celem informacji, na przykład dotyczących rodziny czy życia prywatnego.
Jeszcze inna sytuacja może dotyczyć danych znajdujących się w systemach informacyjnych. Dostęp do określonego zbioru nie oznacza, że każdą znajdującą się w nim informację można dowolnie wykorzystywać. Znaczenie ma cel działania, konkretne uprawnienie lub obowiązek oraz zakres danych potrzebny do jego realizacji.
To nie jest zakaz przetwarzania danych
Art. 13 ust. 1 nie oznacza, że organy nie mogą gromadzić i wykorzystywać danych osobowych. Przeciwnie: takie przetwarzanie jest często niezbędne do wykonywania ich ustawowych zadań.
Przepis wprowadza jednak ograniczenie. Samo przekonanie, że jakaś informacja może być przydatna, nie wystarczy. Potrzebna jest podstawa w przepisach prawa, a dane muszą być niezbędne do realizacji wynikającego z niej uprawnienia albo obowiązku.
To właśnie dlatego art. 13 ust. 1 należy rozumieć jako przepis wyznaczający granicę przetwarzania danych osobowych przez właściwe organy. Z jednej strony ma umożliwić państwu skuteczne działanie w obszarze bezpieczeństwa i zwalczania przestępczości. Z drugiej: ograniczać zbieranie informacji do tego, co rzeczywiście jest potrzebne.
Dlaczego ten przepis jest ważny?
W praktyce chodzi o zachowanie równowagi między dwiema wartościami. Organy muszą mieć możliwość korzystania z danych, gdy jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań. Jednocześnie osoba, której dane dotyczą, nie powinna być pozbawiona ochrony tylko dlatego, że jej dane znalazły się w zainteresowaniu organu.
Art. 13 ust. 1 przypomina więc, że uprawnienie do działania nie jest tym samym co nieograniczone prawo do przetwarzania wszystkich dostępnych informacji.
Warto też zwrócić uwagę na sformułowanie „wynikającego z przepisu prawa”. Oznacza ono, że zakres działania organu nie może być ustalany wyłącznie według jego własnego uznania. Punktem odniesienia musi być konkretna podstawa prawna. Dopiero wtedy można ocenić, jakie dane są potrzebne do wykonania określonego uprawnienia lub obowiązku.
Sens tego przepisu można sprowadzić do jednej zasady: właściwy organ może przetwarzać dane osobowe tylko w takim zakresie, jaki jest niezbędny do wykonania uprawnienia albo obowiązku wynikającego z prawa. Ustawodawca przewidział jednocześnie możliwość dalszego przetwarzania danych w określonych sytuacjach.
UWAGA: Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi on porady prawnej. W celu uzyskania wiążącej interpretacji i oceny Twojej indywidualnej sytuacji, skonsultuj się z profesjonalnym prawnikiem lub radcą prawnym.