Certyfikat dostępności może obniżyć wpłatę na PFRON. Kto może skorzystać z 5-procentowej ulgi?

Obowiązek wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) dotyczy co do zasady pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i nie osiągają wymaganego poziomu zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Podstawową zasadę określa art. 21 ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co do zasady 6 proc.

Ustawa przewiduje jednak dodatkowe rozwiązanie. Zgodnie z art. 21 ust. 8 wpłata na PFRON może zostać obniżona o 5 proc., jeżeli pracodawca ma odpowiedni certyfikat dostępności. Nie dotyczy to jednak każdego podmiotu: z tego mechanizmu wyłączone są podmioty publiczne wskazane w ustawie o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

Certyfikat dostępności nie jest zamiennikiem zatrudniania osób z niepełnosprawnościami i nie zwalnia automatycznie z obowiązku wpłaty na PFRON. Daje natomiast możliwość zmniejszenia należnej wpłaty o 5 proc., jeżeli pracodawca spełnia warunki określone w przepisach.

Najpierw trzeba mieć certyfikat

Kluczowe znaczenie ma certyfikat, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

W praktyce certyfikat jest potwierdzeniem spełniania określonych wymagań dotyczących dostępności. Chodzi o rozwiązania, które mają ułatwiać osobom ze szczególnymi potrzebami korzystanie z działalności, usług czy przestrzeni danego podmiotu.

Dostępność nie sprowadza się więc wyłącznie do podjazdu dla osoby poruszającej się na wózku. Może obejmować różne bariery i potrzeby: między innymi związane z poruszaniem się, komunikowaniem czy dostępem do informacji.

Właśnie dlatego certyfikat ma znaczenie szersze niż sama kwestia rozliczenia z PFRON. Pokazuje, że przedsiębiorca poddał swoją dostępność określonej procedurze i uzyskał dokument potwierdzający spełnienie wymaganych warunków.

5 proc. mniej, ale nie dla każdego

Art. 21 ust. 8 ustawy mówi wprost, że obniżenie wpłaty o 5 proc. przysługuje pracodawcy innemu niż podmiot publiczny, o którym mowa w ustawie o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, jeżeli posiada on wymagany certyfikat.

Trzeba więc spełnić kilka podstawowych warunków:

* pracodawca musi być podmiotem, który podlega obowiązkowi wpłat na PFRON,

* nie może być podmiotem publicznym wyłączonym przez art. 21 ust. 8,

* musi posiadać certyfikat dostępności, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy o zapewnianiu dostępności,

* musi zawiadomić Zarząd PFRON o uzyskaniu certyfikatu w odpowiedniej deklaracji.

Samo uzyskanie certyfikatu nie wystarczy. To jeden z najważniejszych elementów całej konstrukcji ulgi.

Przykład: firma płaci 10 tys. zł na PFRON

Załóżmy, że przedsiębiorstwo podlega obowiązkowi wpłaty na PFRON i za dany miesiąc jego należność wynosi 10 tys. zł.

Jeżeli firma spełnia warunki z art. 21 ust. 8 i może zastosować 5-procentowe obniżenie, ulga wyniesie 500 zł. Do zapłaty pozostanie 9500 zł.

Przy wpłacie w wysokości 20 tys. zł byłoby to odpowiednio 1000 zł mniej. Trzeba jednak pamiętać, że wysokość ulgi jest związana z konkretną należną wpłatą. Nie jest to stała kwota wypłacana pracodawcy przez PFRON.

Kiedy zaczyna działać obniżenie?

Tu pojawia się szczegół, który może mieć duże znaczenie dla rozliczeń.

Art. 21 ust. 8 stanowi, że obniżenie przysługuje począwszy od wpłat należnych za miesiąc poprzedzający miesiąc, w którym pracodawca zawiadomił Zarząd Funduszu o uzyskaniu certyfikatu dostępności w odpowiedniej deklaracji.

Oznacza to, że nie trzeba czekać do kolejnego miesiąca po zgłoszeniu, aby skorzystać z obniżenia. Mechanizm został skonstruowany tak, że znaczenie ma miesiąc, za który należna jest wpłata, oraz miesiąc dokonania zawiadomienia.

Przykład: firma otrzymała certyfikat i wykazała jego posiadanie w deklaracji składanej do PFRON w sierpniu. Zgodnie z art. 21 ust. 8 obniżenie może dotyczyć wpłat należnych za lipiec, czyli miesiąc poprzedzający miesiąc zawiadomienia.

Dlatego data zgłoszenia certyfikatu ma znaczenie finansowe. Opóźnienie w zawiadomieniu może oznaczać, że pracodawca później zacznie korzystać z przysługującego mu obniżenia.

Certyfikat trzeba wykazać w deklaracji

Przepisy nie pozostawiają pracodawcy wyboru. Zawiadomienie o uzyskaniu certyfikatu następuje w deklaracjach dotyczących wpłat na PFRON, o których mowa w art. 49 ust. 2 ustawy. PFRON wskazuje, że pierwsze wykazanie certyfikatu w odpowiedniej deklaracji stanowi zawiadomienie wymagane przez art. 21 ust. 8.

To oznacza, że w praktyce warto zadbać nie tylko o audyt i uzyskanie certyfikatu, lecz także o prawidłowe rozliczenie go w dokumentacji przekazywanej do PFRON.

Błąd na tym etapie może sprawić, że pracodawca nie wykorzysta ulgi w takim zakresie, w jakim mógłby to zrobić.

Czy każdy pracodawca z certyfikatem dostanie 5 proc.?

Nie. Certyfikat jest warunkiem skorzystania z obniżenia, ale sam w sobie nie oznacza, że każda firma automatycznie otrzyma 5-procentową ulgę.

Najpierw trzeba sprawdzić, czy pracodawca w ogóle podlega wpłatom określonym w art. 21 ust. 1. Jeżeli firma jest zwolniona z tych wpłat, ponieważ osiąga wymagany wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, nie ma czego obniżać.

Przykład: przedsiębiorstwo zatrudnia ponad 25 pracowników, ale też osiąga co najmniej 6-procentowy wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Zgodnie z art. 21 ust. 2 jest zwolnione z wpłat. Certyfikat dostępności nie tworzy w takim przypadku dodatkowej wypłaty ani „bonusu” od PFRON.

Certyfikat dostępności to nie to samo co obniżenie z art. 22

Łatwo pomylić dwa różne mechanizmy.

Art. 21 ust. 8 dotyczy 5-procentowego obniżenia wpłaty w związku z posiadaniem certyfikatu dostępności.

Natomiast art. 22 ustawy przewiduje odrębne obniżenie wpłat z tytułu zakupu określonej produkcji lub usługi od uprawnionych podmiotów, spełniających warunki wskazane w tym przepisie.

Przedsiębiorca może więc w określonych sytuacjach korzystać z różnych mechanizmów przewidzianych przez ustawę. Nie należy jednak traktować ich jako jednej ulgi ani utożsamiać certyfikatu dostępności z ulgą z tytułu zakupu produktów lub usług.

Co warto zapamiętać?

Certyfikat dostępności może być dla przedsiębiorcy czymś więcej niż tylko dokumentem potwierdzającym spełnienie określonych standardów. Dla pracodawcy zobowiązanego do wpłat na PFRON może oznaczać także 5-procentowe obniżenie należnej wpłaty.

Najważniejsze jest jednak prawidłowe rozumienie przepisów. Nie każdy pracodawca może skorzystać z ulgi. Potrzebny jest właściwy certyfikat, pracodawca musi należeć do grupy podmiotów uprawnionych, a informację o jego uzyskaniu trzeba przekazać PFRON w odpowiedniej deklaracji. Obniżenie zaczyna obejmować wpłaty należne za miesiąc poprzedzający miesiąc, w którym nastąpiło zawiadomienie.

Warto więc patrzeć na certyfikat dostępności nie tylko jako na formalne potwierdzenie dostępności. Dla przedsiębiorcy, który i tak rozlicza wpłaty na PFRON, może on być również elementem świadomego zarządzania kosztami. Warunek jest jeden: wszystkie wymagania muszą być spełnione i prawidłowo udokumentowane.

Podstawa prawna: art. 21 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz art. 19 ust. 1 ustawy z 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. Tekst jednolity ustawy o rehabilitacji został ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 884.